إذا كنت تعاني من ضيق الوقت وتشعر أنك دائمًا مشغول، فأنت لست وحدك، إدارة الوقت هي مهارة حياتية مهمة للجميع، سواء كنت طالبًا أو موظفًا أو كنتِ ربة منزل، وسوف تساعدك أساليب إدارة الوقت في التعامل بفعالية مع المتطلبات المختلفة وضغوط الحياة.

 لذا في هذا المقال من بزنس بالعربي نستعرض بعض الأساليب والتقنيات التي يمكن استخدامها في إدارة الوقت، ومن خلال تطبيقها وممارستها ستلاحظ زيادة في الإنتاجية وتحكمًا أفضل في حياتك الشخصية والعملية.

ما هي أساليب إدارة الوقت؟

أساليب إدارة الوقت هي الأساليب والتقنيات التي يمكنك استخدامها لتنظيم استغلال أوقاتك بشكل أفضل، إنها تشمل مجموعة من الإجراءات والمبادئ التي يمكن تطبيقها لزيادة الإنتاجية وتحقيق التوازن في حياتنا.

• من أساليب إدارة الوقت: تحديد الأهداف قصيرة وطويلة المدى

حقِّق توازنًا بين الأهداف قصيرة وطويلة المدى، فقم بتحديد أهداف صغيرة وقابلة للتحقيق في فترات زمنية قصيرة، مثل يوم أو أسبوع.

هذه الأهداف ستساعدك على الشعور بالإنجاز والتحفيز في المضي قدمًا نحو تحقيق الأهداف طويلة المدى، فكن واضحًا وثابتًا في رؤيتك وأهدافك وخطوات تحقيقها.

• من أساليب إدارة الوقت: تنظيم الجدول الزمني

حان الوقت لتنظيم جدولك الزمني بشكل فعال: 

1. قم بإنشاء جدول زمني يومي أو أسبوعي يحدد مواعيد وأوقات محددة للأنشطة المختلفة التي تخطط للقيام بها. 
2. قسم الوقت بشكل مناسب بناءً على أولوية المهام؛ كذلك حاول الالتزام بالجدول الزمني وعدم تأجيل المهام المهمة إلى وقت لاحق.
3.  حافظ على التركيز ولا تدع أنشطة أخرى تشتت انتباهك.

• من أساليب إدارة الوقت: اعرف كيف تقضي وقتك

إذا تم قياس إنتاجيتك خلال فترة معينة، فإن الوقت الضائع يمكن أن يعني هدر للدولارات تمامًا مثل إنشاء الميزانية ففي أحيان كثيرة يكون الوقت هو رأس مالك، يتعين عليك تتبُّع ما تقضي وقتك فيه فعليًّا، للكشف عن أي مجالات أو عادات تمنعك من الوصول إلى أهدافك.

•  من أساليب إدارة الوقت: تحديد الأولويات

 يمكن للأداة المعروفة باسم “مصفوفة أيزنهاور” أن تساعدك على تحديد ما يجب وضعه في أولويات المهام وفقًا للأهمية والإلحاح.

 فباستخدام مصفوفة القرار هذه يمكنك تقسيم قائمة مهامك إلى:

افعلها على الفور: المهام المهمة ذات المواعيد النهائية المحددة، أو تلك التي قمت بتأجيلها لفترة طويلة فأصبحت الآن متأخرة.

الجدول الزمني لوقت لاحق: المهام المهمة مع عدم وجود مواعيد نهائية محددة لها.

التفويض: المهام التي يمكن لشخص آخر القيام بها.

الحذف: المهام التي يمكنك حذفها، لأنها ليست مهمة لأهدافك.

🔶اقرأ أيضًا: تأثير المشاكل المادية على الموظفين و5 طرق للتقليل من دوران الموظفين داخل الشركة | بزنس بالعربي

•  من أساليب إدارة الوقت: معالجة المهمة الأكثر صعوبة أولًا

يحدث التشتت لنا جميعًا، سواء كان عمل مكالمة هاتفية، أو خدمة من زميل، أو كومة من الأطباق القذرة.

والشيء الذي يجب أن تعرفه هو أن اليوم قد انتهى، لقد حان الوقت “لأكل هذا الضفدع”.

طريقة إنتاجية أكل هذا الضفدع Eat That Frog

طريقة إنتاجية Eat That Frog التي ابتكرها خبير القيادة بريان تريسي تعمل بشكل جيد مع الأشخاص الذين يميلون إلى المماطلة أو يجدون صعوبة في تجنب التشتت.

وتوصي هذه الطريقة بمعالجة المهمة الأكبر والأصعب والأكثر أهمية أولًا، وهي المهمة التي من المحتمل أن تؤجلها لوقت لاحق، فهذه الطريقة تحتم عليك ألا تنتقل إلى أشياء أخرى إلا بعد أن “تأكل هذا الضفدع”.

• من أساليب إدارة الوقت: القيام بمهام مماثلة على دفعات

التجميع، أو المعالجة المجمعة، يعني تجميع المهام المتشابهة حتى تتمكن من العمل عليها معًا، فقم بتجميعها حسب الهدف أو الوظيفة، على سبيل المثال:

اجتماعات العملاء يومي الأربعاء والخميس.

الرد على رسائل البريد الإلكتروني من الساعة 10 إلى الساعة 11 صباحًا فقط.

إنشاء التقارير وتوزيعها أول عمل في الصباح.

• من أساليب إدارة الوقت: ضع حدودًا زمنية معقولة

ينص قانون باركنسون على أن “العمل يتوسع ليملأ الوقت المخصص لإنجازه”.

إذا كان لديك يوم كامل لإكمال مهمتين تستغرقان ثلاث ساعات فقط، فمن المحتمل أنك ستقضي اليوم بأكمله في هاتين المهمتين.

 أما إذا منحت لنفسك وقتًا أقصر، فمن المحتمل أنك ستستمر في الالتزام بالموعد النهائي السابق.

• من أساليب إدارة الوقت: تعلم متى تقول “لا”

لدينا الكثير من الطاقة لكل يوم، وتتضاءل هذه الطاقة مع مرور الوقت، فلتتجنب العمل غير المكتمل، اعرف حدودك، وكن على استعداد لقول “لا”، فمن الأفضل أن تركز على ما تجيده، وإذا أمكن، قم بتفويض ما يمكن للآخرين القيام به بشكل أفضل وأسرع.

• من أساليب إدارة الوقت: تجنب تعدد المهام

تجنَّب تعدد المهام، فهو يقلل من الكفاءة ويمكن أن يكون خطيرًا.

فوفقًا لجمعية علم النفس الأمريكية، فإن التلاعب العقلي ينطوي على “تبديل التكاليف” الذي يؤدي إلى خفض الإنتاجية.

وعلى الرغم من أن تبديل المهام قد لا يكلفك سوى بضع ثوانٍ لكل تبديل، فإنه يزيد إذا كنت تقوم بمهام متعددة بشكل متكرر، كما أن خطر وقوعك في الخطأ حينها يرتفع أيضًا.

• من أساليب إدارة الوقت: حافظ على تنظيم الأمور

حافظ على مكتب عمل نظيف، حيث تشير تقارير ناشيونال جيوغرافيك إلى أن علماء النفس وعلماء الأعصاب يربطون بين آثار الفوضى على الإدراك والصحة العقلية والسلوك.

فيمكن أن تؤدي الفوضى البصرية إلى زيادة مستويات التوتر والقلق، مما يؤدي إلى الهروب.

أحدث تقنيات وأساليب إدارة الوقت 

• من تقنيات إدارة الوقت: استخدام تقنيات التركيز

لزيادة فعالية إدارة الوقت، قم بتطبيق تقنيات التركيز: 

1. استخدم تقنية “فصل الوقت” حيث تعمل على تخصيص فترات محددة لإنجاز المهام الضرورية من دون أي تشتت.
2.  كما يمكنك استخدام تقنية “الانغماس” حيث تركِّز في نشاط واحد لساعات طويلة دون انقطاع، مع الابتعاد عن الأشياء التي تشتت انتباهك.

• من تقنيات إدارة الوقت: تقنية Pomodoro

تقنية Pomodoro هي تقنية فعالة لإدارة الوقت، حيث تعمل في هذه التقنية لفترة زمنية قصيرة مثل 25 دقيقة، تليها فترة راحة قصيرة لمدة 5 دقائق، ثم بعد كل أربع فترات عمل، تحصل على فترة راحة طويلة تستغرق 15-30 دقيقة.

هذه التقنية تزودك بالتركيز على الهدف والهدوء اللازم لإنجاز المهام بفعالية وبلا تشتت. 

• من تقنيات إدارة الوقت: تقنية القوائم المهمة

تقنية القوائم المهمة هي أداة فعالة لإدارة الوقت، وتتم وفق التالي:

1.  ابدأ بكتابة قائمة مهامك اليومية وحدد الأولويات.
2. ثم قسِّم المهام إلى فئات صغيرة تسهل عليك إنجازها.
3. عند استكمال كل مهمة، قم بحذفها من القائمة أو ضع علامة تخص الأشياء المنجزة.

باستخدام هذه التقنية، ستعزز إنتاجيتك وستبقى منظَّمًا طوال اليوم.

• من تقنيات إدارة الوقت: التغلب على التشتت

اغتنم وقتك وتخلص من التشتت باتباع بعض الإرشادات البسيطة:

1. حاول الابتعاد عن المشتتات اليومية، مثل: وسائل التواصل الاجتماعي، والهواتف المحمولة غير المهمة.
2.  قم بإنشاء بيئة ملائمة للتركيز، مثل: تجهيز أدوات العمل، والحد من التشغيل التلقائي لإشعارات البريد الإلكتروني.
3.  استخدم تقنيات التركيز، مثل: تحديد فترات زمنية قصيرة للاستراحة بعد كل فترة عمل، والابتعاد عن المنافذ التي تسبب التشتت.

أهم النصائح للتغلب على التحديات الزمنية

عندما تواجه التحديات الزمنية، هناك بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك في التغلب عليها لتحقيق إدارة فعالة للوقت.

• قم بتحليل وتقييم استخدام وقتك: قم بفحص كيفية استخدامك للوقت حاليًا، حدد الأنشطة التي تستغرق الكثير من الوقت دون خلق قيمة كبيرة، وحاول تجنبها أو ضبطها.
• ثبِّت أهدافًا ووضِّح الأولويات: اعرف ما هي أهدافك الشخصية والمهنية، وحدد الأولويات بناءً على ذلك و ركز على المهام الأساسية التي تسهم في تحقيق أهدافك.
• تجنب التسويف: قم بالأعمال المهمة أولًا ولا تؤجلها، تجنَّب التسويف، وابدأ بإنجاز المهام في أقرب وقت ممكن.
• احترم حاجاتك الشخصية: قم بتحسين إدارة الوقت من خلال تخصيص وقت للاسترخاء والاستجمام، مثل: التمارين الرياضية، وقراءة الكتب، وممارسة الهوايات المفضلة لديك.

🔶شاهد أيضًا: كيف تدير وقتك وتكون أكثر إنتاجية؟ بودكاست بزنس بالعربي