إن تطوير الإدارة الذاتية يُعتبر عملية مستمرة، وتتطلب الغوص الصادق والعميق في محاولة اكتشاف مدى القدرة على تنظيم نفسك، الأمر بالتأكيد ليس سهلًا ولكنه أيضًا ليس معقدًا، وتعلُّم إدارة الذات ممكن كما أنه يستحق العمل، وعند تحسين مهارات إدارة الذات سوف تتطور بشكل لا يصدق على المستوى الشخصي وكذلك مهاراتك القيادية.

تقنيات إدارة الذات مفهوم الإدارة الذاتية self-management

إدارة الذات هي القدرة على تنظيم الأفكار والسلوكيات والعواطف بطريقة مُنتجة، وبما يعني التفوق في المسؤوليات الشخصية وأيضًا المهنية على حدٍ سواء لصالح الفرد ولصالح الفريق أيضًا.

والجدير بالذكر أن إدارة الذات تؤدي إلى زيادة مهارة الذكاء العاطفي لدى الفرد، وهي صفة قيادية ضرورية وتأتي عبر أدوات وتقنيات إدارة الذات والممارسة والتحسين المستمر.

تقنيات إدارة الذات 15 نصيحة لـ تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية

أبرز استراتيجيات وتقنيات إدارة الذات لتعزيز إدارة الوقت وتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية كما يلي:

1.   الدافع الذاتي

يُعد الدافع الذاتي بأنه القدرة على الحصول على التحفيز لإنجاز المهام اليومية بشكلٍ استباقي، والأمر يتطلب مستوى مرتفع من المسؤولية الشخصية تجاه نفسك.

إضافةً إلى أن ممارسة التحفيز الذاتي سوف تساعد الفرد على أن يصبح أكثر وعيًا بذاته، وامتلاكه القدرة على تحديد ما هو الأكثر أهمية بالنسبة له وفقًا للأولويات، وهو يأتي غالبًا من داخل الشخص.

2.   بدء اليوم بخطة

الاستخدام الأمثل والفعال للوقت لتحقيق قدر كبير من الإنتاجية في اليوم يتحقق ببدء اليوم بخطة لما يرغب الفرد في تحقيقه على مدار اليوم، نظرًا لأن كل شئ يبدأ بخطة حكيمة.

وأسهل الطرق للبدء في التخطيط هي إنشاء قائمة مهام “Todo List” تتضمن جميع الأشياء التي يحتاج الفرد إلى القيام بها، إذ يمكن لقائمة المهام إحداث فرقًا كبيرًا في جودة الحياة.

3.   وضع الخطط يوميًا وأسبوعيًا وشهريًا

من الضروري التفكر في الأهداف طويلة المدى وأين يُمكن أن تكون بعد عام أو خمسة أعوام أو حتى بعد عشر أعوام؟ وإدراج تلك الأهداف في جدول زمني والعمل على تحقيقها.

وذلك من خلال تقسيم الأهداف طويلة المدى إلى خطط صغيرة والعمل الدؤوب على تحقيقها، والوصول إلى الهدف الكبير، كما أن كتابة الأهداف تكون أقل إرهاقًا من محاولة تذكر الهدف.

4.   تحديد الأولويات

الخطوة الثانية بعد إنشاء قائمة المهام هي تنظيم تلك القائمة وفقًا للأولوية، حيث إن تحديد الأولويات يساهم في تحقيق أقصى قدر من الإنتاجية والتركيز على أهم المهام الخاصة باليوم، وتشمل خطوات تحديدها:

• اختيار أكثر ثلاث مهام ذات أهمية كبيرة والبدء في إنجازها.
• ترتيب كافة المهام وترقيمها من رقم 1 إلى 10 والبدء بالأهم وذات أولوية.
• تحديد المهام بما يتوافق مع مستويات الأهمية مرتفعة أو متوسطة أو منخفضة.

5.   التقليل من تعدد المهام

أثبتت العديد من الدراسات أن تعدد المهام يُقلل من الإنتاجية، على الرغم من الشعور بإدارة الوقت وزيادة معدل الإنتاجية عند التعامل مع أكثر من مهمة في نفس الوقت.

إضافةً إلى أن الطاقة العقلية اللازمة للتبديل بين أكثر من مهمة في نفس الوقت تخلق تأخيرًا، ويُمكن تجنب ذلك من خلال التركيز على مهمة واحدة فقط قبل الانتقال إلى المهمة التالية بالقائمة.

6.   تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام صغيرة

من أكثر الأسباب شيوعًا لعدم الإنتاجية وإدارة الوقت هو شعور الأشخاص بالإرهاق، والذي يتبعه التسويف الناتج عن عدم تقسيم المشاريع الكبيرة من البداية.

يمكن التغلب على ذلك عبر تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام صغيرة، تكون أكثر قابلية للإدارة، وعدم النظر إلى الصورة الكبيرة والتركيز على الأجزاء الصغيرة؛ وبالتالي سهولة البدء والإنجاز وتحسين الإنتاجية.

7.   الحد من التشتت

مشتتات الوقت كثيرة ولا حصر لها مثل: وسائل التواصل الاجتماعي، الأطفال، البريد الإلكتروني، الأصدقاء وزملاء العمل، الأفكار العشوائية، وغيرها من الأسباب المعرقلة للتقدم.

وعلى الرغم من عدم قدرة الفرد على التحكم في كل شيء، إلا أنه من الهام بذل المزيد من الجهد للحد من تلك المشتتات، وذلك من خلال تحديد قائمة بالمشتتات والعثور على حل لكل منها بهدف التقليل والحد منها.

8.   جدولة يوم العمل إلى فترات زمنية

تُشير الدراسات إلى أن أفضل طريقة للتحسين من كفاءتك هي من خلال جدولة فترات زمنية محددة للعمل بتركيز ودون تشتيت للانتباه، ويُمكن ذلك من خلال استخدام تقنية البومودورو والعمل على كل مهمة بتركيز.

على سبيل المثال: حين القيام بتحديد فترة زمنية للعمل على مهمة وإبعاد المشتتات، حينها سوف تصل إلى مرحلة العمل العميق.

9.   تفويض العمل

تُعد تلك التقنية من التقنيات الهامة والضرورية لتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية والكفاءة، عليك التركيز على أولوياتك من المهام، وتفويض المهام الأخرى التي يستطيع أي شخص آخر القيام بها.

يكون ذلك من خلال تقديم الإرشادات التفصيلية اللازمة للشخص الذي سوف تفوض له المهمة؛ حتى يتمكن من القيام بها كما تريد، قد يأخذ هذا المزيد من الوقت في البداية، لكنه سيوفر الكثير من الوقت لاحقًا.

10.   تنظيف وتنظيم مساحة العمل

يُعتبر التركيز في بيئة فوضوية أمرًا معقدًا وصعبًا، حيثُ تشير الأبحاث إلى أن أبرز عوامل الإضرار بالإنتاجية هي الفوضى، ومع ذلك فقد يكون القليل من الفوضى محفز جيد خاصةً للمُبدعين، ويرجع ذلك حسب شخصية كل فرد.

في حالة إذا كانت الفوضى تشتت انتباهك فمن الضروري الحفاظ على التنظيم والترتيب عبر استخدام أنظمة حفظ الملفات، أما إذا كنت العكس ولا يتأثر تركيزك بالفوضى فلا مشكلة لديك.

11.   تحديد مواعيد نهائية

هناك مهام ومجالات من السهل للغاية تأجيل العمل عليها، لذا يصبح إحراز التقدم أمرًا صعبًا، ولتجنب ذلك يمكن تحديد مواعيد نهائية لكل مهمة.

عند تحديد مواعيد نهائية، فإننا نقطع التزامًا أمام أنفسنا وأمام الآخرين (إذا تمت مشاركة المواعيد مع الآخرين)، مما يزيد من الشعور بالإلحاح والتحفيز لإنجاز العمل.

12.  أخذ فترات راحة

قد يؤدي العمل على العديد من المهام دون فترات راحة (كما يحدث مع تعدد المهام) إلى الوهم بالإنجاز والإنتاجية، ولكن العكس هو ما يحدث.

تُشير الدراسات إلى أن الحصول على قسط من الراحة بين الفترة والأخرى، يساعد الأفراد على الاستمرارية في أداء مهامهم، ويساهم في تحسين جودة العمل على تلك المهام.

13. إنشاء روتين

وجود روتين يومي يساعد على تحويل المهام المتكررة إلى عادات، مما يجعل الأيام أكثر سهولة وتنظيمًا، وبالتالي إدارة للوقت بشكل أفضل وتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية.

إحدى طرق إنشاء الروتين هي توفير قائمة قابلة لإعادة الاستخدام وأتمتة المهام المتكررة، ويُمكن أن تكون جدولًا ثابتًا للمهام اليومية، وعدم الاضطرار إلى إعادة هيكلة قايمة المهام يوميًا، مما يساهم في التحفيز وسير العمل بسهولة.

🔸اقرأ أيضاً: أهم 7 أسرار تجعلك أكثر ثقة في نفسك

14.  الاحتفال بالانتصارات الصغيرة

بعد القيام بكافة تقنيات إدارة الذات الواردة في المقال، يجب التوقف لبعض الوقت للاحتفال بالإنجازات التي حققتها، وهذا يزيد من الشعور بالرغبة في الاستمرار وإنجاز المزيد، وتحقيق إنتاجية أكثر.

حيثُ إن الاحتفال بالانتصارات لن يساعدك على الشعور بالرضا تجاه نفسك وحسب، بل سيساعدك أيضًا في الحفاظ على الإنتاجية عبر تذكير نفسك بما تم إنجازه والأهداف التي حققتها.

15. التقييم والمساءلة

المساءلة تعني أن الشخص مسؤول مسؤولية كاملة عن كافة أفعاله، وهذا يعني عدم المحاولة لإيجاد الأعذار أو المبررات، بل على الشخص تحمُّل المسؤولية كاملة.

لذلك إذا كانت لدى الشخص القدرة على مساءلة نفسه، فسوف يؤكّد لنفسه ولمن حوله بأنه جدير بالثقة، حيثُ إن الأشخاص المنتجين يعلمون أن التمسك بأخلاقيات العمل يجعل النجاح حليف لهم.

لماذا تعتبر الإدارة الذاتية هامة للإنتاجية؟

مهارات إدارة الذات ضرورية جدًا للإنتاجية، سواءً على المستوى الشخصي للفرد أو المهني للمؤسسات والهيئات، نظرًا لأنها تُتيح إدارة الوقت، وتحديد وتحقيق الأهداف، والتخطيط والتنظيم بشكلٍ أفضل.

لذلك عندما يكون هناك تعامل جيد مع تلك المهارات والصفات، يصبح الإنجاز والإنتاجية أسهل بكثير، وبالتالي خلق المزيد والمزيد من الإنتاجية المُحققة والنجاح.

كيفية تنمية مهارات إدارة الذات self-management؟

تنمية مهارات إدارة الذات “self-management” تتطلب اتباع الخطوات التالية:

• الوعي الذاتي: هو أساس الإدارة الذاتية، فهو ينطوي على معرفة وفهم مشاعرك، وأفكارك، ونقاط الضعف والقوة لديك، وكذلك معرفة قيمك كفرد، وبالتالي الحصول على نظرة ثاقبة حول دوافعك.
• الإيجابية: هي عقلية موجهة نحو الحلول، وتُعزز التفاؤل والمرونة، والتمكن من التعامل مع كافة التحديات، إضافةً إلى رؤية الفرص حتى في المواقف الصعبة.
• التخطيط وتحديد الأهداف: من المهارات المساعدة على إنشاء خريطة للنجاح المُحقق، من خلال تحديد الأهداف الذكية، وتقسيم تلك الأهداف إلى مهام صغيرة، والعمل على تحقيقها.
• المسؤولية والنزاهة: تحميل نفسك المسؤولية عن جميع أفعالك وإظهار النزاهة، يضمن لك المتابعة المستمرة للالتزامات، وهي من المهارات الحيوية.
• المرونة وحل المشكلات: من المهارات الحاسمة لإدارة الذات، حيثُ إنها تنطوي على إيجاد حلول إبداعية، وكذلك التكيف مع الظروف المتغيرة، والقدرة على تقييم مختلف الخيارات.
• الثقة: تلك المهارة تُمكّن الفرد من مواجهة التحديات، والإيمان الكافي بقدراتك، تتطلب الثقة معرفة نقاط القوة، والاعتراف بما تم إنجازه من قبّلك، والخروج من منطقة الراحة.
• الرعاية الذاتية: من خلال إعطاء الأولوية للسلامة الجسدية، والعاطفية، والعقلية، عبر أخذ الإجراءات اللازمة لإعادة شحن طاقتك، والحفاظ على التوازن، وطلب الدعم عند الحاجة.
• صنع القرار: ينطوي على أخذ الوقت لجمع المعلومات ذات الصلة، وتقييم الخيارات المتاحة، وإدراك العواقب المحتملة، وكذلك موازنة الإيجابيات والسلبيات، ويعتمد على التفكير النقدي.
• التواصل: من ضروريات إدارة الذات وبناء العلاقات القوية، وينطوي على القدرة على التعبير عن الأفكار بوضوح، والاستماع الفعال للآخرين، وكذلك تعزيز الحوار المفتوح والمشاركة.

الإنتاجية تتطلب إدارة ذاتية قوية، من خلال كافة الاستراتيجيات التي تم ذكرها سوف يكون النجاح حليفك، وبالتالي الوصول لأقصى قدر من الإنتاجية، لذا يجب العمل الدؤوب والاستمرارية على اكتساب تلك المهارات، وتطويرها بشكلٍ دائم لضمان جودة الحياة.

وللمزيد يُمكنك الاستماع إلى بودكاست: أهم 15 كتاب في البزنس وريادة الأعمال وتطوير الذات

🔸شاهد أيضاً: