في أي شركة يعتمد نجاح الأعمال بشكل كبير على الأداء والتنسيق بين فريق العمل، فيمكن للطريقة التي تدير بها فريقك أن تؤثر بشكل كبير على الإنتاجية والنتائج الإجمالية.

ويأتي السؤال هنا: “هل لديك تحديات في إدارة فريق العمل داخل شركتك؟” 

سيوجِّهك هذا المقال من بزنس بالعربي إلى طرق النجاح في الإدارة، واستكشاف تعقيدات إدارة الفريق، وتسليط الضوء على الاستراتيجيات والمهارات، وأفضل الممارسات المطلوبة لقيادة وإلهام الفرق عالية الأداء.

مفهوم “إدارة فريق العمل”

يمكن تعريفها على أنها إدارة مجموعة من الأفراد، من أجل تحقيق هدف محدد وواضح أو لإنجاز مهمة ما.

فيتشابه مفهوم “إدارة الفريق” إلى حد كبير مع مفهوم “قيادة الفريق”، حيث يعتمد كلاهما على إدارة أفراد الفريق لتحقيق هدف مشترك.

 ولكن لا يعني ذلك أن يكون قائد الفريق هو المدير، بمعنى عدم حصوله على هذا اللقب الوظيفي، بل هو يركز فقط على دعم الفريق لتحقيق الأهداف، ومساعدتهم على زيادة إنتاجيتهم وتطوير أدائهم.

استراتيجيات إدارة فريق العمل

تعد استراتيجيات إدارة الفريق أمرًا بالغ الأهمية للتأكد من تحقيق الكفاءة والإنتاجية، وتعزيز التماسك بين الأفراد العاملين معًا؛ لتحقيق أهداف مشتركة.

ويمكن تلخيص تلك الاستراتيجيات فيما يلي:

1. استراتيجية القيادة التحويلية:

القيادة التحويلية هي استراتيجية تركز على تحويل المؤسسات وتعزيزها، من خلال تغيير الثقافة والقيم، وتطوير المهارات، وتمكين الفرق.

وتوفر استراتيجية القيادة التحويلية العديد من الفوائد للقادة والفرق. إليك بعض فوائدها الرئيسية:

• تعزيز الرؤية والمهارات القيادية: يساعد تبني استراتيجية القيادة التحويلية القادة على امتلاك رؤية قوية، وتعزيز المهارات القيادية اللازمة لتحقيق النجاح.
• تعزيز الثقة وتمكين الفريق: تهدف القيادة التحويلية إلى تحفيز الفرق وتمكينها، وتعزيز ثقتها فيما يمكنها تحقيقه، مما يؤدي إلى تعزيز الأداء، وتحقيق النتائج الممتازة.
• تعزيز الابتكار والإبداع: يشجع نهج التحول القائد على تشجيع الفرق على التفكير التحليلي، والابتكار، والإبداع، وبالتالي تحقيق تطوير مستدام ونجاح مستمر.

2. استراتيجية إدارة الفريق (Agile): 

تعد استراتيجية الإدارة الفريقية (Agile) منهجًا حديثًا وفعالًا، يركز على تنظيم العمل، وتقديم أفضل قيمة للعملاء.

 تعتمد هذه الاستراتيجية على التعاون والعمل الجماعي، والروح الفريقية، وتسعى لإنتاج النتائج بشكل أسرع، وأكثر جودة. ومن فوائدها الرئيسية:

• تقليل التكلفة والمخاطر: يتم تقليل التأخيرات والأخطاء من خلال تقديم النتائج بشكل دوري، وتطبيق التحسين المستمر.
• تحسين جودة المنتجات والخدمات: يتم إنتاج منتجات عالية الجودة، من خلال ردود الفعل المستمرة، والتعاون بين أفراد الفريق.
• زيادة رضا العملاء: حيث تتيح للعملاء متابعة تقدم العمل وتحديث المتطلبات بناءً على احتياجاتهم المتغيرة.

🔶اقرأ أيضًا: القيادة الاستراتيجية في الأزمات | التحديات و3 معايير لاختيار الخبير المناسب

3. استراتيجية القيادة الخادمة:

استراتيجية القيادة الخادمة هي نهج قائم على الخدمة والتمكين بهدف تحقيق التنمية الشاملة للمنظمات.

 ويعتبر القائد الخادم سببًا رئيسيًّا في توفير الدعم والارتقاء بأعضاء فريقه، كما تعتمد هذه الاستراتيجية على قدرات القائد في تشجيع وتمكين الفريق، وتحقيق التناغم في العمل المشترك.

تقدم استراتيجية القيادة الخادمة العديد من الفوائد الملموسة وغير الملموسة للمنظمات، مثل:

 1. تعزيز الثقة والتعاون.

2. تحفيز الارتقاء الفردي والتطور المهني.

3. تعزيز الابتكار والإبداع.

4. استراتيجية الإدارة المنهجية (Lean):

تعد منهجية (Lean) أسلوبًا شائعًا يستخدمه العديد من المؤسسات لتحسين عمليات المؤسسة وزيادة كفاءتها.

فمن خلال القضاء على الهدر والتركيز على الأنشطة ذات القيمة المضافة، تساعد منهجية (Lean) الشركات على تحقيق نتائج أفضل، وتوفير مستوى أعلى من رضا العملاء.

5. استراتيجية إدارة المصفوفة:

إدارة المصفوفة هي هيكل تنظيمي فريد، يجمع بين الأقسام الوظيفية وفرق المشروع، على عكس الأنظمة الهرمية التقليدية، حيث يقدم الموظفون تقاريرهم إلى مدير واحد، وتسمح إدارة المصفوفة للأفراد بالعمل عبر مشاريع متعددة، وتقديم التقارير إلى كل من مدير المشروع، ومديرهم الوظيفي في آنٍ واحد.

6. استراتيجية (هولاكراسي) لإدارة الفريق:

هي استراتيجية رائدة لإدارة الفريق، تعمل على توزيع السلطة عبر الفرق، بدلًا من الاعتماد على النهج التقليدي من أعلى إلى أسفل.

ومن خلال تطبيق تلك الاستراتيجية تعمل المؤسسات على تمكين الموظفين من تولي مسؤولية عملهم، ومسؤولياتهم، وقراراتهم؛ مما يعزز الشعور بالاستقلالية، والمساءلة، والتعاون.

7. استراتيجية العمل المبنية على النتائج فقط (ROWE):

تعتمد استراتيجية العمل المبنية على النتائج في بيئة العمل فقط على إعطاء الموظفين الحرية المطلقة في تنظيم أوقاتهم، وطريقة تنفيذ المهام المكلفين بها.

 في هذا النمط من العمل لا يتعين على الموظفين الالتزام بأوقات محددة، أو موقع محدد للعمل، بل يمكنهم اختيار الوقت والمكان الذي يشعرون فيه بأنهم أكثر إنتاجية وفعالية في أداء مهامهم.

استراتيجيات إدارة فريق العمل: كيف تصبح قائدًا فعالًا؟

• استراتيجية 1: وضع أهداف واضحة

يعتبر تحديد الأهداف الواضحة هو الخطوة الأولى في إدارة فريق العمل، ويجب على قائد الفريق تحديد أهداف ملموسة وقابلة للقياس، والوصول إليها بالتعاون مع أعضاء الفريق، حيث يساعد تحديد الأهداف الواضحة على توجيه الفريق وتوحيده نحو تحقيق النتائج المرجوة.

• استراتيجية 2: تعزيز التواصل الفعَّال

يعد التواصل الجيد أحد أساسيات إدارة فريق العمل الناجحة، ويجب على قائد الفريق تشجيع الحوار المفتوح والصريح بين أعضاء الفريق، وتقديم الملاحظات البناءة.

يمكن استخدام وسائل التواصل المختلفة مثل: الاجتماعات الدورية، والبريد الإلكتروني، والمحادثات الشخصية؛ لتسهيل التواصل.

• استراتيجية 3: تعزيز الثقة والتعاون

تتطلب إدارة فريق العمل بناء علاقات مرتكزة على الثقة والتعاون بين أعضاء الفريق، فيجب على قائد الفريق تشجيع التعاون والتفاعل الإيجابي بين الأعضاء، وتقديم الدعم المستمر؛ لتعزيز الروح الجماعية وبناء الثقة.

• استراتيجية 4: تقديم المكافآت والتقدير

من المهم أن يشعر أعضاء الفريق بالتقدير والاعتراف بجهودهم وإسهاماتهم، ويجب على قادة فرق العمل تقديم المكافآت المناسبة، وتحفيز أعضاء الفريق عن طريق شكرهم بشكل علني، وتشجيعهم على مواصلة العمل بروح الفريق.

• استراتيجية 5: التطوير المهني والتدريب

يجب على قائد الفريق أن يهتم بتطوير قدرات فريق العمل، وتوفير الفرص المناسبة للتدريب والتطوير المستمر.

يمكنه ذلك من خلال تنظيم ورش العمل، والدورات التدريبية، وتبادل المعرفة والخبرات؛ لتعزيز تطوير مهارات أعضاء الفريق وتحسين أدائهم.

• استراتيجية 6: التعامل مع التحديات

لا يمكن تجنب التحديات والصعوبات في إدارة فريق العمل، و يجب على قادة الفرق أن يكونوا مستعدين للتعامل مع هذه التحديات، واتخاذ الإجراءات اللازمة لحل المشكلات، والتغلب على الصعاب.

كيفية إدارة فريق العمل عن بُعد

إذا كنت تواجه تحديًا كبيرًا في إدارة فريق العمل عن بعد؛ اتبع هذه النصائح لتحقيق تجربة عمل عن بُعد ممتازة. 

إليك أفضل التوصيات والاستراتيجيات لإدارة فريق العمل عن بُعد:

1- حافظ على التواصل الفعال

التواصل المستمر والانسيابي مع الموظفين عن بُعد هو عنصر حيوي في سير العمل، لذا قم بتنظيم الاجتماعات بانتظام للحفاظ على التزام الموظفين بالمواعيد النهائية، وإدارة الموارد المتاحة، والتعامل مع التحديات المرتبطة بالعمل، وتحقيق توقعات الإدارة.

يفضل أيضًا تعزيز وجود أوقات غير رسمية كالتي تحدث عادةً بين الزملاء في مكان العمل، مثل استراحات القهوة الافتراضية.

2- اصقل مهارات الاتصال عبر الإنترنت

تأكيد أهمية التواصل لا يعني بالضرورة إجراء اجتماعات طويلة أو القيام بإدارة مفصلة، فما يحدث في البيئة المكتبية قد لا ينطبق على العمل عن بُعد.

فعندما لا يعمل الموظفون معًا في المكتب، يصبح الوقت لديهم أكثر قيمة، لذا يُنصح بأن تستخدم ذلك بحكمة.

فعندما تبدأ بالتحدث، يجب أن تكون سريعًا ومختصرًا، حسن مهاراتك الكتابية وتحدث بدقة، واستخدم أدوات التعاون عن بُعد والتي سنتناولها في النقطة التالية.

3- جهز موظفيك بالتكنولوجيا المناسبة

بإمكانك اختيار الأدوات التي تساعدك في التفاعل مع زملائك في الفريق حسب الهدف من الاتصال.

يجب أن تأخذ في الاعتبار أن الاتصالات الافتراضية قد تكون أقل راحة وفعالية لبعض الأشخاص، ولكن تطبيقات العمل عن بُعد تساعد في الحفاظ على جميع أنواع الاتصالات الرسمية، وغير الرسمية في مكانٍ واحد.

ومن التطبيقات المستخدمة حاليًا: Slack، مايكروسوفت تيمز، ديسكورد، بالإضافة إلى زوم ميتينج، وسكايب، وجو تو ميتينج.

4- التغذية الراجعة هي دليل الكمال

تعد الدافعية الذاتية للموظف ضرورية في الوظائف عن بُعد، ولكنها لن تستمر إلى الأبد بدون التغذية الراجعة والتفاعل الملائم.

 فيمكنك أن تجعل أعضاء فريقك يشعرون بالتقدير، على سبيل المثال من خلال الاعتراف بإنجاز عظيم لموظف منهم، وتوضيح ذلك للفريق بأكمله.

ويجب ألا يقتصر الأمر على ذلك فقط، ولكن من الضروري أيضًا أن تكون التعليقات متبادلة، أي يجب أن تطلب تعليقات فريقك وتتعلم منها، فمعرفة وجهات نظر جديدة قد تسهم بشكل كبير في تحسين إدارة الموظفين عن بُعد.

5- التأكد من صحة الموظف

لضمان مصداقية الموظفين، من الضروري الاستفادة من المحادثات المباشرة وغير المباشرة معهم.

ولا يمكن للتكنولوجيا أن تحل محل اللمسة البشرية في أي حال، فمن الضروري دائمًا أن نجتهد في معرفة مشاعر الموظفين وكيف يتعاملون مع أي آثار جانبية ضارة ناتجة عن العمل عن بُعد.

6- تقبل التنوع والابتكار

قد يحدث أن يشمل الفريق الذي تُديره عن بُعد أشخاصًا من ثقافات متنوعة، وهذا من الممكن أن يؤدي إلى وجود بعض الصعوبات والالتباسات.

سيكون لطيفًا جدًّا بالنسبة لك كمدير أن تكون مستعدًا لتعزيز روح الاحتفال بالاختلافات، وأن تحترم الأعياد الوطنية لأعضاء فريقك.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يؤدي العمل عن بُعد إلى حدوث تردد بين المديرين والموظفين لاختبار شيء جديد، وبالتالي في الأوقات التي يكون فيها الابتكار والمخاطرة ضروريين للمشاركة والنجاح بين الموظفين، من المهم أن يُؤكَّد على قيمة استمرار الموظفين في توسيع نطاق أنشطتهم، وتوفير الفرص لمشاركة النجاحات، وتوفير الأمان في حالة حدوث فشل محتمل.

7- توفير الوصول لبرامج التعلم والتطوير

تهدف مبادرة تطوير الموظفين إلى تحقيق فوائد قصيرة الأجل وطويلة الأجل، مثل: زيادة الولاء، وتحسين الأداء، وتعزيز المشاركة.

 فقد يفتقر الموظفون العاملون عن بُعد إلى الفرص الكافية لطرح الأسئلة والاستفسارات؛ لذا فإن وضع خطة تدريب شاملة يُعتبر أمرًا حاسمًا في تعزيز قدراتهم.

وتوجد وسيلة رائعة لتحسين تطوير موظفيك وهي تشجيع التعاون بين الأقسام، حيث يمكن أن تساعد على سد الفجوة بين الثقافات، وتمنح الموظفين الفرصة لمعرفة المزيد عن الجوانب الأخرى من العمل، وتعزيز المزيد من التعاون في جميع المجالات.

الأخطاء الشائعة في إدارة فريق العمل

لا يكفي أن تتعرف على أساليب وطرق إدارة فريق العمل بنجاح وحدها.

 فعليك أيضًا أن تكون على علم بالأخطاء الشائعة التي قد تكون واجهتك في الماضي، أو من الممكن حدوثها مستقبلًا، حتى تتمكن من تفاديها، مثل:

• عدم الاعتماد على موظف بثقة كاملة في قدرته على تحسين أدائه وإتمام عمله بالطريقة الملائمة.
• عدم الإنصات إلى مداخلات الموظفين للتعرف على التحديات والصعاب التي يواجهونها، والتي تعيق تحسُن أدائهم.
• توجيه الكثير من الملاحظات والتعليقات حول الأداء بطريقة تعكس عدم الثقة في مهارات وقدرات الموظف.
• معاملة الموظفين كأنهم آلات وليسوا بشر، وبدون الاهتمام بصحتهم النفسية والجسدية.
• التعامل بكبر وغرور مع فريق العمل.
• تجاهل المشكلات التي يمكن أن تتحول إلى أزمات في فريق العمل؛ حيث يمكن لذلك أن يعيق تحقيق الأهداف المرجوة.
• زيادة الضغط على الموظفين مثل مطالبتهم بالعمل لساعات إضافية من دون تعويض.
• التعامل بتحيز واضح، سواء كان إيجابيًّا أم سلبيًّا، مع بعض أفراد فريق العمل.

كيفية إدارة الصراعات داخل الفريق 

إدارة فريق العمل وحل النزاعات من المهام الصعبة التي يواجهها المديرون، فتوتر العلاقات بين الموظفين يؤثر بشكل سلبي على مستوى الأداء والإنتاجية.

ولحل هذه المشكلة بشكل فعال، يجب عليك اتباع الاستراتيجيات التالية:

1- التحدث مع أطراف الصراع بشكل فردي

الخطوة الأولى التي يجب عليك اتخاذها هي أن تتمتع بمعرفة التفاصيل من كل موظف مشارك في النزاع، وأن تعطيهم حرية الحديث من دون قيود أو خوف، وتأكيد سرية الحديث.

كما يجب عليك الالتزام بالحياد في طرح الأسئلة نفسها لكل طرف؛ مما يساعدك على فهم النزاع بشكل أفضل.

2- اجتمع بكل الأفراد

يحين الوقت لحل المشكلة، بعد استماعك لجميع الأطراف المتنازعة، ويجب عليك تذكر القواعد التي تحكم هذا الاجتماع:

• عليك أن تذكِّر فريقك بأهمية الاحتفاظ بالهدوء في أثناء المناقشة.
• يجب تجنب مقاطعة الآخرين أثناء الحديث.
• قدِّم فرصًا لجميع الأفراد للمشاركة بأفكارهم واحتياجاتهم.
• استفسر حول المشاركات الإيجابية التي حققتها الأطراف معًا في السابق.
• امنح وقتًا للاستراحة إذا احتدم النقاش.

3- احصل على أفكار باقي أفراد الفريق

إذا حدث توتر أو صراع معروف وليس سريًّا داخل فريق العمل، بإمكانك استطلاع آراء الآخرين حول الصراع الموجود، وسؤالهم عن أفضل الحلول المناسبة من وجهة نظرهم.

هذا سوف يساعدك على تجنب حدوث صراعات في المستقبل.

4- ضع خطة

بالاتفاق المشترك، بإمكانك وضع خطة لإنهاء هذا النزاع، والتي تشتمل على الحلول والإجراءات المطلوبة والملتزم بها، على أن تحدد الزمن لتنفيذ تلك الخطة.

5- المتابعة

لضمان تسوية النزاع، يجب أن تستمر في متابعة الأوضاع بين الجانبين.

إدارة فريق العمل هي مهارة مهمة يجب أن يتحلى بها القائد؛ لضمان تحقيق النجاح في أي منظمة، من خلال بناء الثقة وتعزيز التعاون وتمكين الفرق.

ويمكن للمنظمات الاستفادة من قدرات الأعضاء، وتحقيق النتائج المرجوة بالتركيز على تطوير القدرات القيادية وتنمية المهارات اللازمة، وبالتالي ستكون إدارة فريق العمل مصدر قوة وتفوق للمنظمات.

🔶شاهد أيضًا: أهمية مهارات القيادة وبناؤها – عمر عبد الغفار