قياس الأداء للموظفين من الممارسات الهامة ويُشرِف عليها إدارة الموارد البشرية، وتطبق على جميع الإدارات بدءاً بالمديرين وانتهاءً بالعاملين. وتعد إحدى أدوات الرقابة الفعالة؛ إذ تدفع موظفي شركتك للعمل بنشاط نتيجة المراقبة والتقييم المستمر لهم.
لكي تحقق الأهداف المرجوة من تلك العملية التقييمية؛ يجب أن تتعامل معها بشكل نظامي ودقيق وبمشاركة جميع الأطراف التي من الممكن أن تستفيد من النتائج النهائية للتقييم. سنعرض لك أهم ما يجب أن يؤخذ في الاعتبار وكيف تقوم بهذا التقييم خطوة خطوة.
مفهوم قياس الأداء للموظفين
يُعرف قياس الأداء للموظفين بأنها؛ عملية إدارية تُقَييم من خلالها مدى إنجاز الأعمال المُوكَلة إلى موظفي شركتك. كما تستطيع من خلالها الحكم على سلوك العاملين وتصرفاتهم التي يحرزونه أثناء العمل. وبمعنى آخر يمكنك وصف قياس الأداء بأنه؛ التقييم الذي يُستَقرأ منه دلالات ومؤشرات المعلومات الرقابية، والتي تُبنى عليها قرارات لتصحيح مسارات الأداء إذا أظهرت أي انحراف.
أهمية قياس الأداء للموظفين
إن لقياس الأداء أهمية كبرى وأصبحت الركيزة الأساسية التي يمكن أن تستند عليها عند اتخاذ بعض القرارات سواء الخاصة بالموظفين أو الشركة مثل:
- تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين
- اتخاذ قرارات بشأن الترقية للموظفين أو تجديد العقود لهم
- تُزودك بالمعلومات عن العاملين بمؤسستك وتعتمد عليها في إعطاء التوجيهات لهم
متى يمكنك تقييم أداء موظفينك؟
- إذا كانت مؤسستك ذات طابع إداري وخدمي يكون قياس الأداء سنويًا أو نص سنوي
- أما إذا كانت مؤسستك هي مؤسسة تصنيعية، وتعتمد على معايير الجودة الشاملة؛ فإن قياس الأداء يكون بشكل دوري من خلال تقيمات مستمرة وقد تكون يومية لتقليل نسبة الخطأ.
طرق تقييم الأداء الوظيفي
تتنوع الطرق التي تمكنك من تقيم وقياس الأداء للموظفين، لكن المشكلة في عدم وجود طرقة كاملة الجوانب. وفعالية التقييم تتأثر بالطريقة المختارة للقياس. يجدر الإشارة إلى أن طريقة التقييم محكومة بالوقت المتاح ونوعية القائمين بالتقييم وأسلوب الإدارة لدى مؤسستك. فيما يلي سنعرض طرق القياس ويمكنك اختيار ما يتناسب مع سياسات المكان.
أولاً: طرق المقارنة
يُقَيم فيها الفرد بصورة إجمالية مع باقي الموظفين؛ أي يتم ترتيبهم وفقًا لنتائج المقارنة، وتشتمل على طرق أربعة:
- الطريقة البسيطة في ترتيب الموظفين:
يبدأ المشرف بوضع الموظف الأفضل أداءً في رأس القائمة والأقل أداءً في ذيلها. تُستخدم هذه الطريقة عادة لتحديد الأجور والمكافآت والترقيات، وتمتاز بالسهولة والوضوح. تعاني من بعض العيوب مثل عدم وجود معايير واضحة للتقييم، وعدم تحديد الفروق في الأداء بدقة.
- طريقة الترتيب التبادلي:
تبدأ باختيار أفضل الموظفين وتضعه في المرتبة الأولى، ثم تختار الأسوأ وتضعه في ذيل القائمة، وهكذا بالتناوب حتى يتم ترتيب جميع الموظفين. هذه الطريقة مشابهة لطريقة الترتيب البسيط من حيث المزايا والعيوب والأهداف، وهي مجرد تعديل لطريقة الترتيب البسيط.
- طريقة المقارنة الزوجية:
تُعرف أيضًا باسم طريقة المقارنة الثنائية. وفيها تقارن كل موظف بشكل فردي مع الآخرين في نفس الوظيفة، ويتم منح الأفضلية لأحد الموظفين في كل مقارنة ثنائية. يتم تكرار هذه العملية مع جميع الموظفين في المجموعة، ويُحدد التقييم النهائي بناءً على عدد المرات التي حصل فيها الموظف على الأفضلية. على الرغم أن هذه الطريقة تشترك في المزايا والعيوب مع طريقة الترتيب البسيط، إلا أنها تتطلب المزيد من الوقت والجهد بسبب العدد الكبير من المقارنات المطلوبة.
- طريقة التوزيع الإجباري:
تعتمد على توزيع الموظفين بناءً على المنحنى الطبيعي للتوزيع المعتدل. يتحتم عليك توزيع 50% من الموظفين في فئة الأداء الجيد (الوسط)، و15% في فئتي الأداء الجيد جدًا (الأطراف)، و10% في فئتي الأداء المرتفع والمنخفض (أقصى الأطراف). وهذه التوزيع لا يعد دقيقًا أحيانًا؛ لأنها تقوم على افتراض أن جميع المجموعات تتبع التوزيع الطبيعي.
ثانيًا: الطرق المطلقة
يُقيم فيها العاملون بصورة مطلقة عوضًا عن المقارنة النسبية ببعضهم البعض مثل:
- طريقة المقالة:
تكتب تقرير تصف أداء الموظف، تشمل نقاط القوة والضعف، المهارات، والاقتراحات لتحسين الأداء. تتمثل اكبر عيوبها بكونها تعتمد على مهارات المشرف وأسلوبه في الكتابة، مما قد يؤدي إلى التحيز وعدم الموضوعية في التقييم.
ثالثًا: الطرق المبنية على المقاييس
تعد هذه الطريقة مناط الاهتمام في معظم المؤسسات. كما أُثبتت جدارتها في إعطاء تقييم دقيق وعادل، يمكن الاستفادة منه في التطوير واتخاذ القرارات. إذ يُقيم الأداء بالنسبة لمؤشرات أو معاييرتُعين حسب المهام الوظيفية لدى العاملين. تحدد درجة توفر هذه المعايير لدى الموظف باستخدام مقاييس متدرجة تعكس تباين الموظفين في كل مؤشر من مؤشرات التقييم وتشمل ما يلي:
- طريقة التدرج البياني: تقيس معايير الأداء مثل النوعية والكمية والمعرفة والتعاون باستخدام مقياس متدرج (1-5). يتم جمع الأوزان لتحديد التقييم العام للموظف. تتميز بالسهولة والتطبيق الواسع، لكن قد تتأثر بالتقييم الشخصي للمشرف وتفتقر إلى التفاصيل التطويرية.
- طريقة القوائم السلوكية: تتضمن قوائم بجمل تصف سلوكيات محددة لتقييم جوانب مثل التعلم والدقة والعلاقات. تُصمم القوائم عبر لقاءات وملاحظات، مما يحقق عدالة في التقييم وتغذية عكسية جيدة، لكنها تتطلب وقتًا وجهدًا كبيرين.
- طريقة الاختيار الإجباري: تشمل قوائم بجمل وصفية إيجابية وسلبية. يختار المشرف جملة تنطبق على الموظف، ويُعطى كل خيار وزنًا لتحديد التقييم النهائي. تقلل من التحيز والتساهل، لكنها قد تفتقر للتطوير وتحتاج إلى إعداد دقيق.
- طريقة الوقائع الحرجة: تعتمد على تسجيل ملاحظات سلوكية للموظف في سجل خاص (تسجيل مستمر) . تُستخدم عند التقييم الدوري وتقدم تغذية عكسية موضوعية. لكنها تستهلك وقتًا وجهدًا كبيرين.
رابعًا: طريقة الإدارة بالأهداف
تتضمن تحديد أهداف واضحة وواقعية بينك وبين الموظف لتحقيقها خلال مدة محددة. يتم التقييم بناءً على النتائج المحققة، دون التركيز على السلوك. تتميز بوضوح التوقعات والمعايير وزيادة التفاعل بينك وبين الموظفين. لكنها تركز على الأداء الفردي بدلاٌ من الجماعي والتركيز على الهدف دون الاهتمام بالطرق المستخدمة وهذا يُعد عيب لا يمكن التغاضي عنه
خامسًا: تقييم الأداء من زوايا مختلفة (360°)
يقوم على تقييم الموظف من عدة جهات: المدير، الزملاء، المرؤوسين، والعملاء. يتم حساب متوسط هذه التقييمات لإعطاء صورة شاملة عن أداء الموظف. هذه الطريقة تساعد الموظف على فهم كيف يراه الآخرون، مما يمكنه من تحسين سلوكياته وأدائه. يمكنك أيضًا تحديد نقاط الضعف والعمل على تحسينها من خلال التدريب المناسب.
التحدي الرئيس في هذه الطريقة هو ضمان السرية، حيث يشعر الموظفون بالثقة بأن المعلومات التي يشاركنها ستظل سرية لضمان دقة التقييمات.
خطوات عملية مقترحة لبناء مؤشرات قياس الأداء للموظفين
الخطوة الأولى: حدد الأهداف الفردية مع موظفي شركتك
- يقوم الرؤساء المباشرين لكل قسم بتوعية الموظفين بالأهداف الخاصة بالقسم، وربطها بمهامه المدرجة في الوصف الوظيفي الخاص بهم؛ حتى يتسنى للموظفين رسم صورة عما سيقومون به.
- ينبغي على الرؤساء أن يشرحوا أهمية تحقيق كل هدف. وأن هناك أهداف أهم من الأخرى وليسوا على نفس القدر من الأهمية.
الخطوة الثانية: تحديد المؤشرات التي من خلالها تُحقق الأهداف
يجب تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ؛ التي تعكس التقدم نحو تحقيق الأهداف الفردية والقسمية. قد تشمل هذه المؤشرات الكفاءات السلوكية، المهارات الفنية، والإنتاجية. من الضروري أن تكون المؤشرات محددة وقابلة للقياس ومترابطة مع الأهداف العامة للمؤسسة. تأكد من وضوح مستويات الأداء المطلوبة لكل مؤشر وكيفية قياسها بدقة
مثال لمؤشر قياس:
- مؤشرات الكفاءة (Efficiency KPIs) : تقيس كفاءة الموظف في استخدام الموارد لتحقيق النتائج، مثل الوقت المستغرق لإكمال مهمة معينة أو الموارد المستخدمة لإتمام مشروع.
- مؤشرات الأداء النوعية (Qualitative KPIs) : وهذا المؤشر يقيس مستوى الأداء من خلال مجموعة متنوعة من المعايير مثل: جودة العمل المنجز، والالتزام بالمواعيد النهائية، والحرص على أمورالسلامة والوقاية في العمل (تعني الحرص على اجتناب كل ما يؤدي إلى احتمال حدوث أضرار مادية أو بشرية) .
- مؤشرات الالتزام (Engagement KPIs): يقيس المؤشر مدى التزام الموظفين من خلال المعايير الآتية: معدل الحضور والانصراف في الوقت المحدد، عدد التأخيرات أو الغيابات غير المبررة، والالتزام بساعات العمل المطلوبة.
الخطوة الثالثة: تقييم المؤشرات بمعايير القياس
يجب وضع معايير تقييم واضحة ومحددة لكل مؤشر أداء. قد تكون المراجعة باستخدام مقياس رقمي (مثل 1 إلى 5) فعالة، ولكن ينبغي أن تكون هذه المراجعة مدعومة بأدلة موضوعية وتغذية راجعة. من المفيد استخدام توصيف دقيق لكل مستوى من مستويات الأداء لتجنب التفسير الشخصي والتمثيل الدقيق لأداء الموظف.
- غير مرضي (ضعيف)
- مُرضي (وسط)
- جيد
- جيد جدًا
- ممتاز
مثال توضيحي لمؤشر قياس ومعايير تقيمه
الالتزام بأوقات الدوام
- ضعيف (1) : يتغيب كثيرًا لأسباب غير مقنعة، ويتأخر عن الدوام.
- وسط (2) : يتكرر تأخره وغيابه عن الدوام.
- جيد (3) : يظهر حضورًا جيدًا مع بعض التأخيرات النادرة أو الغيابات.
- جيد جدًا (4) : يحضر في المواعيد دائمًا، ولا يتغيب إلا في الحالات الطارئة.
- ممتاز (5) : دقيق ويتواجد قبل بدء الدوام، لا يتغيب أو يتأخر دون إذن مسبق.
الخطوة الرابعة: مقارنة الأهداف المحققة بالأهداف المتوقعة
تُعد هذه الخطوة ضرورية لمعرفة الانحرافات بين الأداء الفعلي والأداء المتوقع.
الخطوة الأخيرة: مناقشة التقييم والإجراءات التصحيحية
يجب أن تتم مناقشة كافة الجوانب الإيجابية والسلبية بين الموظف والمقيّم لتوضيح الأمور المهمة التي قد لا يدركها الموظف، وخاصةً الجوانب السلبية في الأداء.
إذا كانت هناك انحرافات، يجب اتخاذ إجراءات تصحيحية، والتي قد تكون مباشرة وسريعة لتعديل الأداء، أو أكثر دقة إذ يتم البحث عن أسباب الانحرافات وكيفية حدوثها وتحديد السبب الرئيس لها. يٌعد هذا الموضوع جزءاً من تقويم الأداء، وهو علم قائم بذاته ويحتاج إلى المزيد من الشرح والتوضيح.
🔸إقرأ أيضاً: التسويق عبر المؤثرين | 8 مميزات تعزز من العلامة التجارية
الملخص
قياس الأداء الوظيفي هو عملية منتظمة تهدف إلى تقييم مدى فعالية الموظفين في تحقيق أهداف المنظمة. يساعد قياس الأداء في اتخاذ قرارات هامة. تشمل الطرق الشائعة للتقييم المقارنة بين الموظفين، التقييم المطلق، استخدام المقاييس، تحديد الأهداف، والتقييم من زوايا مختلفة (360°). تبدأ العملية بتحديد الأهداف الفردية مع الموظف، ثم وضع مؤشرات أداء رئيسة. يُستخدم في التقييم معايير محددة؛ لتقديم تغذية راجعة دقيقة وشاملة. هذا النظام يساعد في تحديد نقاط القوة والضعف، ويعزز من تطوير مهارات الموظفين وتحسين أدائهم، مما يسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للمنظمة وتعزيز ثقافة الأداء العالي.
🔸شاهد أيضاً: مهارات دراسة السوق واهم اسباب نجاح شركة B.TECH – د. محمود خطاب رئيس مجلس ادارة بي تك – EP #126
