في عالم الأعمال الديناميكي، يلعب الأوبيريشن دورًا حاسمًا في ضمان سير العمليات بسلاسة وكفاءة، ولكن ما هو الأوبيريشن ومهام مدير التشغيل تحديدًا، وكيف يمكن لمدير التشغيل أن يصبح القوة الدافعة خلف نجاح أي منظمة؟

 في هذا المقال، سنتعمق في تعريف الأوبيريشن ونكشف عن المهام الرئيسية التي يتولى مسؤوليتها مدير التشغيل، وكيف يساهم دوره في تحقيق التميز التشغيلي وتعزيز الأداء العام للمنظمات.

ما هو قسم الأوبيريشن؟

يشير مصطلح الأوبيريشن إلى الأنشطة التي تفعلها الشركات بشكل يومي لزيادة قيمة المؤسسة وتحقيق الربح، يمكن تحسين الأنشطة لتوليد إيرادات كافية لتغطية النفقات وتحقيق الربح لأصحاب العمل.

 يساعد الموظفون في تحقيق أهداف العمل من خلال أداء وظائف معينة مثل التسويق والمحاسبة والتصنيع وما إلى ذلك.

يعتمد التعريف المحدد للأوبيريشن على صناعتك والمرحلة التي يمر بها عملك.

 في بعض الأحيان، يعني تحسين التفكير بشكل استراتيجي في أنظمتك وعملياتك، وفي أحيان أخرى، يعني ذلك أن تكون جزءًا من العمل على أرض الواقع لجلب كل جانب من جوانب المشروع إلى الواقع.

كيفية تحسين الأوبيريشن

هناك بعض الاقتراحات التي يمكن للشركات استخدامها لتحسين العمليات التجارية، تشمل ما يلي:

1. قياس الأداء

يجب على الشركة أن تتوصل إلى وسائل واقعية وقابلة للتنفيذ لقياس المعالم التجارية، تبدأ عملية قياس الأداء من مرحلة تحديد الأهداف، 

إذ ينبغي على إدارة الشركة تحديد أهداف قابلة للتحقيق بأهداف واضحة، على سبيل المثال، يعد هدف تحقيق زيادة بنسبة 30% في الإيرادات أكثر قابلية للتنفيذ من تحديد هدف لكسب المزيد من المال في الفترة المالية التالية، يجب على الشركة بعد ذلك تنفيذ نظام قياس يحدد مدى نجاح الشركة في تحقيق الأهداف.

2. مواكبة أحدث الاتجاهات

يجب على الشركة أن تظل مطلعة بما يحدث في الصناعة للحصول على أفكار حول كيفية التفوق على المنافسين، يمكن أن تأخذ الاتجاهات شكل ابتكار جديد أو تغييرات في الاقتصاد المحلي.

 يمكن أن تساعد معرفة أحدث الاتجاهات والتغييرات في العمليات الشركة في العثور على أنظمة جديدة تعمل على تحسين الأداء وخفض التكاليف، أو تساعد الشركة على البقاء متوافقة مع اللوائح الجديدة.

3. تبسيط العمليات

هناك طريقة أخرى لتحسين العمليات التجارية وهي التطور مع التغيرات في الصناعة لزيادة الإنتاجية. يجب على الإدارة أن تكون على اطلاع دائم بالأدوات والبرامج والمعدات الجديدة التي تعمل على تحسين العمليات الحرجة وتسهيلها.

على سبيل المثال، عندما تستخدم الشركة طرقًا يدوية لإدارة المخزون، يمكن للإدارة الحصول على برنامج لإدارة المخزون يعمل آليًا في معظم العمليات ويوفر الوقت والتكاليف.

من هو مدير الأوبيريشن؟

مدير العمليات التجارية هو أحد الأدوار المحورية داخل المؤسسة، إذ يعمل بمثابة حلقة الوصل بين استراتيجية الشركة وأنشطتها اليومية، ويتولى هذا الشخص مهمة الإشراف على كفاءة وفعالية العمليات التجارية، وضمان استخدام الموارد الاستخدام الأمثل وتحقيق الأهداف المرجوة.

 كما يلعب دورًا حاسمًا في موازنة الإدارات المختلفة، وتبسيط العمليات، ودفع الشركة إلى التحسين المستمر لتعزيز الأداء العام، ومع التركيز الشديد على الصورة الكبيرة والتفاصيل الدقيقة، يلعب مدير العمليات التجارية دورًا فعالاً في تشكيل الإطار التشغيلي الذي يدعم نمو الشركة ونجاحها.

أنواع مديري التشغيل

إدارة العمليات التجارية هي مجال ديناميكي يشمل مجموعة متنوعة من التخصصات، كل منها يعالج جوانب مميزة من وظائف المنظمة، مما يضمن أن العمليات التشغيلية للشركة تتوافق مع أهدافها الاستراتيجية.

فيما يلي أنواع لمديري الأوبيريشن:

مدير عمليات سلسلة التوريد

يتخصص مدير عمليات سلسلة التوريد في الإشراف على عمليات سلسلة التوريد الشاملة للشركة، وهم مسؤولون عن ضمان تصنيع المنتجات ونقلها وتسليمها بكفاءة وبتكلفة فعالة، وذلك من خلال فهم عميق للخدمات وإدارة المخزون والمشتريات.

 يعمل هؤلاء المديرون على تحسين شبكات سلسلة التوريد والتخفيف من المخاطر، و يتعاونون بشكل وثيق مع الموردين والمصنعين وفرق الخدمات للحفاظ على تدفق سلس للسلع والمواد. 

مدير العمليات المالية

يركز مدير العمليات المالية على الصحة المالية والعمليات داخل المنظمة، فهو مسؤول عن الميزانية والتوقعات والتقارير المالية وإدارة التدفق النقدي. 

مع ضمان أن هذه الممارسات المالية تتوافق مع اللوائح وتدعم الأهداف الاستراتيجية للشركة،

مديرو العمليات المالية يعملون بشكل وثيق مع قسم التمويل والقيادة التنفيذية لتقديم رؤى تفيد عملية صنع القرار والتخطيط المالي. 

لابد أن تكون خبرتهم حاسمة في جميع القطاعات، وخاصة في الشركات حيث الكفاءة المالية والامتثال أمر بالغ الأهمية.

مدير عمليات الموارد البشرية

مدير عمليات الموارد البشرية مسؤول عن حسن سير عمل قسم الموارد البشرية في الشركة، والإشراف على أنظمة وعمليات الموارد البشرية، بما في ذلك التوظيف والتوجيه وعلاقات الموظفين وإدارة الأداء، من خلال ضمان توافق سياسات الموارد البشرية مع أهداف العمل.

 يعمل هؤلاء المديرون بشكل وثيق مع المتخصصين في الموارد البشرية وقادة الأعمال لتنفيذ مبادرات الموارد البشرية التي تدعم ثقافة الشركة واحتياجات المواهب.

 دورهم حيوي في المنظمات التي تنظر إلى قوتها العاملة كميزة تنافسية رئيسية.

مدير تحسين العمليات التجارية

يُكلف مدير تحسين العمليات التجارية بتحديد وتنفيذ التغييرات في العمليات التجارية التي تزيد من الكفاءة والفعالية.

من خلال تبسيط العمليات والقضاء على الهدر، يساعد هؤلاء المديرون المنظمات على تقليل التكاليف وتعزيز الجودة، غالبًا ما يعملون مع أصحاب المصلحة في جميع أنحاء الشركة لدفع مبادرات التحسين المستمر.

 هذا الدور ضروري في الصناعات شديدة التنافسية حيث يمكن أن تؤدي التميز التشغيلي إلى مكاسب كبيرة في حصة السوق.

🔸إقرأ على موقعنا: أشهر تحديات إدارة الموظفين داخل المؤسسات 

مدير عمليات العملاء

يركز مدير عمليات العملاء على تحسين تجربة العملاء من خلال الإدارة الفعالة لوظائف خدمة العملاء والدعم، وهم مسؤولون عن التعامل مع تفاعلات العملاء بكفاءة وحل المشكلات بطريقة تعزز الرضا والولاء.

 غالبًا ما يتعاونون مع فرق المبيعات والتسويق والمنتجات لضمان استراتيجية متماسكة للعملاء. دورهم مهم بشكل خاص في الصناعات والأعمال الموجهة نحو الخدمة حيث يعد الاحتفاظ بالعملاء ورضاهم عوامل نجاح حاسمة.

مدير عمليات تكنولوجيا المعلومات

يشرف مدير عمليات تكنولوجيا المعلومات على البنية الأساسية والأنظمة التي تدعم احتياجات التكنولوجيا في المؤسسة، وهم المسؤولون عن ضمان موثوقية وأمان وأداء خدمات تكنولوجيا المعلومات. 

لابد أن يتمتعوا بخلفية قوية في تكنولوجيا المعلومات، إذ ينسق هؤلاء المديرون مع موظفي تكنولوجيا المعلومات لإدارة عمليات الشبكة وإدارة مركز البيانات ودعم مكتب المساعدة. 

كما يلعبون دورًا رئيسيًا في التخطيط وتنفيذ مشاريع تكنولوجيا المعلومات، بما في ذلك ترقيات البرامج والهجرات في عصر حيث تدعم التكنولوجيا جميع العمليات التجارية تقريبًا.

يعد مدير عمليات تكنولوجيا المعلومات محورًا أساسيًا في الحفاظ على استمرارية التشغيل وتمكين الابتكار.

ما هي مهام مدير التشغيل؟

تختلف وظيفة مدير العمليات وبالتالي واجباته ومهامه حسب العمل والصناعة التي يعمل بها، إذ تمكنه مجموعة المهارات المتنوعة وسنوات الخبرة  التي يملكها في الصناعات ذات الصلة من إدارة العديد من وظائف العمل.

ومع ذلك، هناك العديد من الواجبات التي توجد عادةً ضمن أي وصف وظيفي لمدير العمليات، وهي:

• تطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات التشغيلية لضمان العمليات الفعّالة والناجحة.
• تحسين الأنظمة والعمليات بأفضل الممارسات.
• إدارة العمليات اليومية بالإضافة إلى فريق العمليات وقسم العمليات.
• التأكد من أن العمليات التنظيمية تظل متوافقة قانونًا مع اللوائح والمعايير.
• الحفاظ على إرشادات الصحة والسلامة وتنفيذها.
• مراقبة أداء وإنتاجية الموظفين، وتوفير التدريب والتوجيه والملاحظات لتحسين الأداء.
• إدارة الميزانيات والتنبؤ وتخصيص الموارد للمساعدة في تحقيق الأهداف التجارية والاستراتيجية.
• العمل عبر الإدارات مع مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة لضمان توافق جميع العمليات مع الأهداف التنظيمية.
• تطوير والحفاظ على علاقات جيدة مع البائعين والموردين.
• التفاوض على العقود مع الموردين والبائعين للحصول على أفضل الأسعار.
• تبسيط عمليات السفر التجاري للمنظمة، بما في ذلك ضمان أفضل أسعار الإدارة المؤسسية.
• إجراء ضوابط ضمان الجودة لضمان تلبية منتجات الشركة وخدماتها لتوقعات العملاء ومراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس الإنتاجية.
• تطوير طرق لزيادة جودة خدمة العملاء وزيادة رضا العملاء
• تحليل البيانات والاتجاهات لتحديد فرص تحسين العملية وتوفير التكاليف
• الحفاظ على عمليات إدارة سلسلة التوريد الجيدة، بما في ذلك إدارة المخزون وعمليات الإنتاج والمبيعات وتوريد الموردين.
• تحسين سير العمل والعمليات لتوفير الوقت والمال.
• مراقبة عملية التصنيع لضمان جودة المنتجات، بما في ذلك تخطيط الإنتاج ومراقبة الإنتاج ومراقبة الجودة.
• الإشراف على خطط التوظيف والإشراف على الموظفين الجدد وتوظيفهم وتدريبهم.
• إعداد التقارير حول الكفاءة التشغيلية ومعايير الجودة.
• استخدام مهارات الاتصال القوية لتعزيز ثقافة الإبداع والإنتاجية في مكان العمل.
• مواكبة اتجاهات الصناعة وأفضل الممارسات.
• دمج التقنيات الجديدة وأنظمة التشغيل وعمليات الأعمال عند الضرورة.
• الحفاظ على عمليات الخدمة بهدف ضمان الاستدامة عبر العمليات التجارية.
• إنشاء برامج حل النزاعات وإدارتها وقيادة ممارسات إدارة النزاعات.

مواصفات ومتطلبات مدير التشغيل الناجح

تسعى المؤسسات دائما للحصول على مدير شتغيل متميز، لذا هناك بعض الاعتبارات والمتطلبات للعمل كمدير تشغيل، تشمل ما يلي:

المؤهلات الأكاديمية

قد تفضل الشركات الأفراد الحاصلين على درجة البكالوريوس في الإدارة أو مجال ذي صلة، مثل إدارة الأعمال أو المحاسبة، بما في ذلك الميزانية وإدارة التدفق النقدي.

 كما أن الحصول على درجة متقدمة، مثل درجة الماجستير في إدارة الأعمال، يمكن أن يزيد من احتمالية الحصول على دور مدير العمليات.

المهارات

تعد المهارات التالية من المهم وجودها في مدير التشغيل، تتمثل في:

• التواصل: يتعاون مدير العمليات مع الموظفين والإدارة على جميع المستويات ويطورون علاقات مع الشركات الأخرى، تعد مهارات الاتصال الكتابي والشفوي والاستماع النشط ضرورية لهذا الدور.
• المهارات الشخصية: قد يحتاج مدير العمليات الذي يعمل في مجال الموارد البشرية إلى مهارات شخصية، وبصفتك مدير عمليات، يمكنك مساعدة المهنيين على التطور مهنيًا والتأكد من شعورهم بالراحة في مكان العمل.

• القدرة على اتخاذ القرار: يمكن لهؤلاء المهنيين الانخراط في التخطيط والتنظيم وتوظيف الموظفين، وهم يحتاجون إلى الحكم المناسب عند تفويض المهام إلى محترفين آخرين أو تحديد فعالية المشروع.

•  القدرة على تحمل الإجهاد: قد ينبغي على مدير العمليات إجراءات العمل التي تتطلب دقة عالية، مثل تخطيط الميزانية. وقد يستجيب هؤلاء المهنيون أيضًا لشكاوى العملاء.

• الإدارة المالية: قد يحتاج إلى مهارات الإدارة المالية لضمان توليد منتجات وخدمات المنظمة للإيرادات، إن فهم الميزانيات وامتلاك المهارات المطلوبة يمكنه من إدارة شؤون المنظمة المالية.

• القيادة: يعتمد المديرون التشغيليون على مهارات القيادة عند تفويض المسؤوليات وحل نزاعات أعضاء الفريق.

الخبرة ذات الصلة

ضع في اعتبارك البحث عن أدوار على مستوى المبتدئين، والتطور تدريجيًا إلى دور مدير العمليات. يمكنك أيضًا التفكير في برامج التدريب حيث يمكنك العمل في الإدارة وإجراءات التوظيف وتطوير السياسات والإشراف على الإنتاج.

 أثناء العمل كمتدرب على تحمل مسؤليات الأوبيريشن، يمكنك تلقي التوجيه من أحد كبار المديرين لمساعدتك في تطوير المعرفة والمهارات في هذه المهنة، لتصل لدرجة إحترافية بصفتك مدير التشغيل

إن تولي دور مدير التشغيل يعني أن تصبح العمود الفقري للكفاءة التشغيلية للشركة، إنه منصب تلتقي فيه البراعة التحليلية بالقيادة، ويتطلب عينًا ثاقبة لتحسين العمليات ويدًا ثابتة لإدارة الأنشطة اليومية التي تحافظ على سير العمل بسلاسة.

🔶شاهد أيضاً: تحول الشركات العائلية إلى مؤسسات وبناء أجيال من القادة – م.أحمد صبور رئيس مجلس ادارة الأهلي صبور