قد يبدو الحديث عن التنظيم وترتيب الأولويات وإدارة الوقت بسيطًا، ولكنه في الواقع الفعلي يحتاج إلى الوقت والقدرة على الالتزام وتخطيط للمهام؛ حتى تتمكن من جدولة يومك بنجاح خاصًة مع ازدحام اليوم بالمهام والكثير من المشتتات في عصرنا الحالي، ولكن مع استخدام التقنيات والأدوات المناسبة يمكن تُسهل عملية تنظيم الوقت. 

وفي هذا المقال سنعرض أهم التقنيات التي تساعدك في ترتيب أولويات التي تساهم في تعزيز مهاراتي التخطيط وإدارة الوقت. 

7 تقنيات تساعدك في ترتيب أولويات 

تحديد المهام الرئيسية في اليوم هي بداية التخطيط الفعال، ولكن كيف يمكن أن ترتب قائمة أعمالك من حيث الأولويات؟ إليك الإجابة: 

التقنية الأولى: مصفوفة أيزنهاور 

من أشهر التقنيات المستخدمة في ترتيب قائمة الأعمال، حتى بعض الناس يستخدمونها دون معرفة اسمها، وهي عبارة عن تقسيم الأهداف إلى أربع أقسام كما يلي: 

• القسم الأول: مهم وعاجل 

في هذا القسم توضع المهام التي تحتاج إلى تنفيذ في أقرب وقت ممكن، ولا تحتمل التأجيل ويجب السرعة في إتمامها، وتكون على رأس قائمة أعمالك. 

• القسم الثاني: مهم وغير عاجل

تأتي في المرتبة الثانية الأمور الهامة ولكنها غير طارئة، ولكن يجب وضعها في الاعتبار عند تحديد مهام يومك وأنها ذات أولوية وتخصيص لها وقت ولكن يمكن عدم تنفيذها بشكل فوري مثل القسم الأول. 

• القسم الثالث: غير مهم وعاجل

نعم هو أمر غير مهم ولكن يجب الانتباه له، من الممكن أن تفوض هذه المهمة لشخص آخر يقوم بها عنك، ولكن يجب إنجازها وعدم تأجيلها برغم كونها غير مهمة.

• القسم الرابع: غير مهم وغير عاجل

تلك المهام تكون ذات أقل تأثير في حياتك، إذا كان لديك وقت يمكنك تنفيذها، ولكن يمكنك تجاهلها أو تأجيل لوقت آخر. 

التقنية الثانية: طريقة ABCDE

تساعدك تلك الطريقة في معرفة أهمية كل مهمة تريد تنفيذها لتعرف كيف ترتب قائمة أعمالك، وهي تشبه كثيرًا لمصفوفة أيزنهاور. 

• مهام A: تكون مهام ذات تأثير وأهمية في حياتك ولا يمكن تأجيلها، وقد تقع في مشكلات إذا لم يتم تنفيذها بشكل فوري. 
• مهام B: هي مهام أقل أهمية من A ولكنها ذات أهمية وتأثير أيضًا، ولكن يمكن جدولة وقت لها. 
• مهام C: مهام غير هامة ولكن يحب أن تقوم بها بنفسك، وعلى الأغلب ستكون مهام روتينية يجب فعلها ولكنها ليست مؤثرة في حياتنا بشكل كبير. 
• مهام D: هي مهام يجب إنجازها ولكن يمكنك الاستعانة بشخص آخر وليس بالضرورة أن تنفذها بنفسك. 
• مهام E: مهام غير هامة ولا من المفترض إنجازها، بل ويمكن إلغاؤها والاستفادة من هذا الوقت لشيء آخر. 

التقنية الثالثة: قانون باريتو 

من الطرق المعروفة في ترتيب الأولويات ويعرف أيضًا بمبدأ 80/20 وهو في الأساس عبارة عن أن 20% من الجهود تكون السبب في 80% من النتائج، وعليه يمكن تقسيم المهام إلى أجزاء أصغر لمعرفة أي جزء منهم هو بمثابة الـ 20% الذي يكون سببًا في تحقيق 80% من الأهداف والتركيز عليه. 

وهناك آخرون فسروه بأن يتم تقسيم المهام إلى فئتين: الفئة الأولى تكون مهام وأنشطة ذات أولوية ويتم توفير لها وقت وتركيز بنسبة 80%، وأما الفئة الثانية تكون مهام ذات أهمية أقل ويتم إعطاؤها 20% من مجهودك. 

🔸إقرأ أيضاً: إدارة الذات | النجاح الوظيفي بـ 8 أساليب لإدارة الذات

التقنية الرابعة: تقنية المهام الأكثر أهمية MITs

هي اختصار لـ Most Important Tasks أي: المهام الأكثر أهمية، وطريقة تطبيقها هي:

في بداية كل يوم قم بتحديد أهم ثلاث مهام رئيسية يجب إنجازها خلال اليوم، هي من الطرق التي يمكن اتباعها خاصةً إذا كنت حديث العهد بطرق التخطيط اليومي، أو لا يكون لديك الكثير من المهام التي يجب إنجازها يوميًا، ولكن يمكن الاكتفاء بـ3 مهام فقط.  

التقنية الخامسة: تقنية بومودورو 

نشأت تلك الطريقة في أواخر الثمانينيات، وهي من الأدوات الفعالة لإدارة الوقت التي تساهم في زيادة التركيز وتحسين الإنتاجية، وهي عبارة عن اختيار مهمة واحدة والتركيز عليها لمدة 25 دقيقة ثم أخذ استراحة لمدة 5 دقائق، ثم تكرار تلك الخطور أربع مرات ثم خذ استراحة بين 15-30 دقيقة، وهكذا حتى تنتهي من قائمة أعمالك. 

التقنية السادسة: قوائم المهام To-Do list

التدوين من أكثر الطرق فعالية في إدارك المهام التي يجب عليك إتمامها ومن ثم إعادة ترتيبها حسب أهميتها، وقد انتشرت قوائم المهام المطبوعة بأشكال وأنماط مختلفة تساعدك في تسجيل وكتابة المهام وترتيبها حسب أهميتها وضرورة تنفيذها، والشطب على المهمة التي تم تنفيذها، ومن مميزات تلك الطريقة هو وضوح المهام أمامك وعدم الاعتماد على ذاكرتك، والشعور بالإنجاز عندما تقوم بشطب المهمة تلو الآخرى حتى الانتهاء من جميع مهامك. 

 التقنية السابعة: تقنية 3×3 

هي بمثابة تطوير لتقنية MITs والتي تعتمد على اختيار ثلاث مهام رئيسية يجب إنجازها في اليوم، وثلاث مهام رئيسية يجب تنفيذها في الأسبوع، حيث يمكنك إلى تقسيمها لأجزاء أصغر، وتوزيع المهام الصغير في الأيام، وفي نهاية الأسبوع سترى إنجازك والشعور بالتقدم التدريجي.  

نصائح ذهبية تساعدك في تطبيق تقنيات ترتيب الأولويات 

جميع التقنيات التي تم ذكرها تعمل على تحسين الإنتاجية وإدارة الوقت بنجاح، وفيما يلي بعض النصائح التي تساعدك على جدولة يومك بشكل أفضل: 

• كن واقعيًا عند كتابة قائمة أعمالك، وقدر الوقت والجهد المطلوب لكل مهمة منهم. 
• تجنب تعارض المهام والأولويات. 
• دون كل مهامك في قائمة واحدة، وراجع القائمة بعد الانتهاء منها. 
• اطلب المساعدة إن احتجت إلى ذلك. 
• تجنب التسويف فهذا سيعرضك إلى تضييع الوقت. 
• قم بوضع علامة أمام المهام ذات الأولوية القصوى. 
• لا تنسى ترك وقت لأخذ قسط من الراحة والاسترخاء. 
• لا تجعل جدولك مملتئًا بالمهام، قم بتفويض أو الاستعانة بشخص آخر للقيام ببعض المهام إن أمكن ذلك. 
• الالتزام بالجدول اليومي إن لم يحدث أي أمر طارئ. 
• ابتعد عن المشتتات أو عن تفقد هاتفك باستمرار. 
• تحكم في التوتر إن تم إضافة عمل إضافي للقائمة. 
• عدم إنجاز القائمة بأكملها لا يعني فشلك أو تضييع اليوم، ولكن قم بالمراجعة ومعرفة أسباب عدم تمكنك من تنفيذ جميع المهام المطلوبة حتى تتجنب تلك الأسباب في المرات القادمة. 
• استخدم التكنولوجيا في تسهيل إتمام أعمالك. 

في الختام معرفة كيفية إدارة الوقت بفعالية وترتيب الأولويات ومعرفة المهام اليومية هي من أفضل الطرق لتحسين الإنتاجية، ليس فقط في عملك ولكن في حياتك كلها، حيث يساعد تنظيم الوقت في تحقيق التوازن بين العمل والحياة، كذلك يمكن استخدام تلك التقنيات للتطوير من الذات وإضافة مهارات أخرى لنفسك، يبقى التحدي هو الصبر والالتزام واستمرار تطبيق فلسفة إدارة الوقت كل يوم، حتى تكون من عادات اليومية التي لا تشعر بثقل أثناء فعلها، فالتنظيم الجيد، والتوقف عن التسويف، والتعامل مع الوقت بوعي وإدراك، والتحكم في الانفعالات النفسية سيؤدي إلى تحقيق الأهداف والوصول إلى ما نتمناه بنجاح.  

🔸شاهد: كيف تدير وقتك و تكون اكثر انتاجيه؟ بودكاست بزنس بالعربي