فن إدارة الوقت | 10 خطوات لإدارة الوقت وكيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور
فن إدارة الوقت جيداً هو البرهان الأكيد على العقل المنظم جيداً. رغم هذا، نسمع الكثير من القصص والشكوى من بعض الناس بأن الوقت لم يعد كافياً لفعل أي شيء. لكن هل بالفعل نفهم معنى الوقت ونعي حقاً أهمية هذه الثروة الكبيرة جداً؟
يعتبر الوقت أحد أكثر الثروات والممتلكات قيمةً التي وهبها الله للإنسان. لذلك في هذا المقال من بزنس بالعربي نناقش خطوات لإدارة الوقت وكيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور.
لنجاوب أولاً على سؤالٍ مهم: ما هو الوقت؟ وما هي مهارة إدارة الوقت (Time Management)؟
ما هو الوقت؟
الوقت ليس مجرد عدد من الأيام التي تشكل السنة والقرون، وأيضاً ليست ثواني معينة تشكل الدقائق التي تشكل الساعات. فالوقت شيء لا يمكننا دراسته بالمجهر أو عمل التجارب عليه، لكن الوقت هو المقدار المحدد الذي يتم تخصيصه للقيام بأمر معين وقد يشترط بمكان معين. لذلك كان يقول تارون شارما: “الوقت هو أهم مورد لدينا، كل دقيقة نخسرها لن تعود أبدًا.”
إدارة الوقت
إدارة الوقت هي مهارة تنسيق المهام والأنشطة اليومية لضمان فعالية جهود الفرد. الغرض الأساسي من إدارة الوقت هو تمكين الناس من إنجاز أعمال أكثر وأفضل في وقت أقل.
تشمل مهارات إدارة الوقت التنظيم والتخطيط والجدولة للاستفادة بكل دقيقة متاحة، إضافةً إلى الوقت الاجتماعي والأسري في حياة الناس.
نمتلك جميعنا 86400 ثانيةً و1440 دقيقةً و24 ساعةً كل يوم. إذاً لماذا ينجز بعض الأشخاص الكثير والمزيد من المهام في وقتهم أكثر من غيرهم؟ الإجابة بطبع هي إدارة الوقت بشكلٍ جيد. لذلك دعني أخبرك عن بعض الخطوات المجربة التي تستطيع تنمية مهارات إدارة الوقت لديك.
خطوات إدارة الوقت
- تحديد مقدار الوقت لديك
نحصل جميعًا على نفس الـ 24 ساعة. لذلك عليك أن تقوم بتقسيم هذه الساعات على مدار اليوم بشكل يتناسب مع طبيعة حياتك ويومك. فالهدف من إدارة الوقت ليس أن تسير على نهج ونظام الآخرين، بل أن تصنع لنفسك نهجاً لكي تحقق أكبر كمٍ من الإنجازات خلال الوقت الذي تحدده.
إحدى المقابلات التي تمت مع أحد رواد التسويق، غاري فاينرتشوك، حينما سأله المذيع عن عدد الساعات التي يقضيها في العمل أو كيف ينظم وقته، قال: “لست مستقراً على نظام واحد يومياً، فأنا أنام يومياً لثماني ساعات وفي بعض الأحيان عشرة ساعات، لكنني حينما أستيقظ لا أفعل شيئاً آخر سوى التركيز على العمل في الوقت المحدد له. ولذلك فإنني أستطيع الإنجاز.” هذا اللقاء يعني أن لكل شخصٍ منا نظامه اليومي الخاص. لذلك وزع أوقاتك بشكلٍ مناسب لطبيعة حياتك.
- اصنع قائمة المهام الخاصة بك على مدار اليوم
يعتقد الكثيرون منا أننا لا نحتاج إلى أن ندون مهامنا اليومية، ولكن الأمر عكس هذا. فكتابة قائمة يومية قبل النوم لليوم التالي أو كتابتها صباحاً سيساعدك كثيراً في تحسين أدائك اليومي، إضافةً إلى زيادة حس المسؤولية لديك وأن هناك أشياء مهمة يجب الانتهاء منها.
وضع قائمة بالأشياء التي ترغب في فعلها يجب أن يتم بشكلٍ صحيح لكي تستفيد من وقتك مع الحفاظ على مجهودك. لأنه ليس هناك ما هو أسوأ من أن تشغل نفسك بمائة وظيفة لتقوم بها ولا تصل إلى النهاية أبدًا. لذلك حينما تقوم بوضع قائمة المهام، ضعها معقولةً ومتلائمة مع طبيعة مجهودك. فأنت أكثر شخص يعلم قدرات نفسه. لذلك عليك اتباع هذه النصائح قبل وضع القائمة:
- رتب أولوياتك بما يناسبك، والأفضل أن تبدأ بالمهام عالية الأهمية ثم المهم ثم أقلها أهمية.
- رتب مهامك من الأصعب إلى الأسهل أو العكس لأنك ستكون في ذروة طاقتك.
- ضع بدايةً ونهاية لوقت كل مهمة ولا تجعلها عشوائية.
- قم بإنجاز مهمة أخرى من القائمة في حالة تأجيل مهمةٍ أخرى لسبب خارج عن إرادة خطتك.
- ضع في القائمة وقتاً لراحتك الجسدية والنفسية.
- لا تضع لنفسك مهاماً غير منطقية في وقتٍ غير منطقي.
- استخدم إحدى تطبيقات الهاتف لمساعدتك على ترتيب قائمة مهامك.
- إذا كانت مهامك كثيرة، اصنع قائمة لكل شيء (الدراسة، العمل، الرياضة، التغذية…).
- التزم بثلاث أو خمس مهام في اليوم لكي تنجز بشكلٍ فعال.
- لا تقم بوضع مهام يمكن إنجازها في وقتٍ محدد يختلف عن يوم وضعك لقائمة مهام اليوم.
- قم بتقييم قائمة المهام الخاصة بك وتأكد من تنظيمها بناءً على أهمية المهمة بدلاً من الإلحاح في إنهائها.
- ركز على مهمة الآن
الالتزام بتنفيذ مهامك يجب أن يتم بشكلٍ صحيح. لذلك إن كان هناك العديد من المهام في نفس الفترة الزمنية، فقم بالتركيز على أهمها وحاول إنهاءها على أكمل وجه دون التفكير في باقي المهام لكيلا تشتت ذهنك وتشعر بالتوتر وأن الوقت لن يكفي. ركز على مهمة الآن فقط.
عندما تتمكن من التركيز على مهمتك الحالية بشكل جيد، يمكن أن تصل إدارة وقتك الشخصية إلى مستوى جديد تمامًا لأنك ستعرف أين تركز وقتك خلال تلك الأيام التي لا توجد فيها ساعات كافية.
- حدد بداية وقتك
بعض الناس يفضلون العمل صباحًا بينما يفضل آخرون العمل في المساء. لذلك خطتك اليومية تبدأ من الوقت الذي تكون جاهزاً فيه للعمل بكل طاقتك الذهنية والجسدية.
- تعيين تواريخ المهام القادمة
أحد أكثر المزايا التي تعطيها لك مهارة تنظيم الوقت هي القدرة على تذكر وتحديد المهام بعيدة المدى. فغالباً ما تظهر لك بعض المهام المهمة، ولكن تنفيذها يتم في وقتٍ وتاريخٍ معين. هذه المهمة لا تقوم بتدوينها فحسب، بل قم بوضعها في قائمة مهامك في جدولك الخاص في يومها وتاريخها المحدد من أجل أن تتذكر القيام بهذه المهمة بشكلٍ دائم وتجنب الوقوع في مصيدة النسيان.
- جدد خطتك وقوائم وقتك
بعض الأشخاص بسبب تغير طبيعة عملهم أو دراستهم فإن وضعهم اليومي غير مستقرٍ على مدار الأسبوع أو الشهر. فأيامهم متغيرةٌ بشكل مستمر وبعضهم لا يعرف جدول عمله أو دراسته المقبل بشكلٍ واضح. لذلك لا بأس من أن تغير قائمتك بشكلٍ مستمر.
- حفز نفسك
المفترض من إتقانك لمهارة إدارة الوقت هو أن تستطيع تحفيز نفسك على الالتزام بما وضعته لنفسك من خططٍ ومهام يومية. لذلك حفز نفسك بتنويع مهامك بشكلٍ يومي عن طريق تغيير بعض الروتين مثل:
- أضف مهامًا بسيطةً جديدة للقائمة بشكل يومي، خاصةً لو كنت بدأت حديثًا في وضع نظام لإدارة الوقت. المقصود هنا ألا تضع مهاماً كبيرة تحتاج إلى وقتٍ طويل للإنجاز.
- قم بإزالة أي مهام لا ضرر من عدم القيام بها وضع بدلاً منها مهاماً تشعرك بالمتعة.
- استخدم التكنولوجيا في مساعدتك على تحفيز نفسك، فهناك بعض التطبيقات التي تقوم بإرسال إشعاراتٍ تحفيزية لك كل فترة.
- تفويض المهام
هناك بعض المهام التي يمكن أن ينجزها الفرد بنفسه أو أن يقوم أحد آخر بإنجازها له، مثل إنهاء بعض الأعمال إن كانوا زملاء أو تفريغ المحاضرات الجامعية. بعكس الشائع دائماً بأن المهام يجب أن ينجزها صاحبها فقط، بإمكانك أن تكون أكثر فعالية ونجاحًا إذا استطعت تحديد المهام التي يجب تفويضها لآخرين بنجاح.
- خصص وقتاً للمتعة
إدارة الوقت لا تعني النوم والعمل فقط، بل تعني أيضاً أن تعطي نفسك حقها في ممارسة تلك الأشياء التي تجعلها سعيدة. لأنه وبالفعل هناك العديد من الأعمال والمهام التي ستحتاج فيها أن تكون مستقراً نفسياً وبطاقتك كاملة لكي تستطيع إنجازها. لذا يجب عليك من وقت لآخر أن تأخذ بعض الوقت للتنفيس عن نفسك. فلن يساعدك هذا على إنعاش عقلك فقط، إنما سيفيد جسدك أيضًا.
هذا لا يعني أن تخصص جزءاً طويلاً من يومك فقط للمتعة، ولكن يجب أن تخصص له وقتاً محدداً له بداية ونهاية من أجل الحفاظ على استقرار يومك.
- النوم الجيد
الحصول على القدر الكافي من النوم سيساعدك على الإنجاز بشكلٍ فعال، لأن جسدك وذهنك أخذا كفايتهما من الراحة. هذا يعني أنك ستستغل وقتك منذ الاستيقاظ بنشاطٍ وقدرةٍ على التفكير بوضوح، كما أنك ستؤدي مهامك بشكل أفضل.
مصفوفة أيزنهاور Eisenhower Matrix
أداة بسيطة لصنع القرار تساعدك على تحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك بناءً على الإلحاح والأهمية عن طريق تقسيم الجدول إلى 4 أقسام أو أرباع كالآتي:
- هام وعاجل
المهام التي لها مواعيد نهائية مهمة وعاجلة ويجب إكمالها على الفور.
- مهم وليس عاجل
تصنيف المهام المهمة التي لا تتطلب تنفيذاً فورياً.
- عاجل غير مهم
هذه المهام ملحة ولكنها غير مهمة ويمكن تفويضها أو إزالتها.
- ليست عاجلة وليست مهمة
مهام ليست لها قيمة كبيرة وإن وجدت يجب التخلص منها قدر الإمكان.
يكمن جمال مصفوفة أيزنهاور في سهولة استخدامها وتطبيقها. ومع ذلك، يمكنك استخدامها بشكل يخدم خطتك اليومية طويلة أو قصيرة المدى لتحقيق أقصى استفادة منها.ا ومع ذلك يمكنك استخدامها بشكل الذي يخدم خطتك اليومية طويلة أو قصيرة المدى لتحقيق أقصى استفادة منها.
شاهد: كيف تدير وقتك و تكون أكثر إنتاجية؟ بودكاست بزنس بالعربي
