قد يُشبه الأمر الحديقة التي تُنتج عددًا قليلًا من النباتات غالبية الإنتاج أو المحصول، فإن مبدأ “باريتو 20/80” في إدارة الوقت يعمل بالمثل، حيث يؤدي جزءً صغيرًا من الجهود التي نبذلها إلى جزء كبير من إنتاجنا.

ما هي قاعدة 20/80

تم تسمية قاعدة 20/80 المُتعارف عليها باسم “مبدأ باريتو” على اسم الاقتصادي “Vilfredo Pareto” الذي لاحظ تحديدًا في القرن التاسع عشر أن ما يقارب من 80% من الأراضي في إيطاليا كانت مملوكة لـ 20% من الأفراد.

وقادته تلك الخاطرة إلى البحث عن العديد من المجالات المختلفة الأخرى، وعند البحث وجد بالفعل أن معظم النتائج تأتي من عدد صغير من الأسباب، ومنذ تلك اللحظة وُلدت قاعدة 20/80.

فهم مبدأ باريتو قاعدة 20/80

أمثلة عملية توضح مبدأ 20/80، وهي على النحو التالي:

·   80% من ثروة إيطاليا كانت مملوكة لـ 20% فقط من سكانها.

·   80% من الأرباح تأتي من 20% من الخدمات أو المنتجات.

·  80% من القرارات الحاسمة في الاجتماعات يتم اتخاذها في 20% من الوقت الفعلي للاجتماع.

·   80% من المبيعات تأتي من 20% من عملائك.

·   20% من الأخطاء تسببت في 80% من الأعطال.

قاعدة 20/80 وإدارة الوقت لتعزيز الإنتاجية

غالبًا في إدارة الوقت نقوم بتصنيف الأنشطة التي نقوم بها إلى وقت مُنتج، ويُشير إلى الأنشطة الخاصة بتحقيق الأهداف الخاصة بنا، ووقت غير مُنتج ويُشير إلى الأنشطة غير المرتبطة بتحقيق أهدافنا.

ووفقُا لـ قاعدة 20/80 نُطالب بتحديد الأنشطة التي تُحقق النتائج الأكثر فعالية والتركيز عليها، وبالتالي سيؤدي ذلك إلى تعزيز الإنتاجية والكفاءة، والشعور الكبير بالرضا والإنجاز.

وكمثال على ارتباط “مبدأ باريتو” بإدارة الوقت يُمكن التخيل أن لدى الفرد 10 مهام في قائمة المهام الخاصة به، وفقًا لقاعدة 20/80 فإن مهمتين فقط من العشرة مهام تُشكل الـ 80% من القيمة الإجمالية للنتائج.

🔸اقرأ ايضاً: 6 تقنيات وأساليب لإدارة الوقت | كيف تحسن إنتاجيتك وتحقق هدفك

كيفية تطبيق قاعدة 20/80 في إدارة الوقت؟

تطبيق “مبدأ باريتو” يتطلب معرفة بعض المعايير الأساسية، ولكن قبل البدء فإن الشخص يحتاج أولًا إلى تحديد أهداف واضحة لما يرغب في تحقيقه.

 وأفضل أنواع الأهداف هي الأهداف الذكية “Smart Goals” وبمجرد تحديدها يُمكن البدء في تحسين إدارة الوقت عبر الخطوات التالية:

1.   السبب وراء فعل الشيء

حين البدء في تنفيذ المهام بماذا تبدأ؟ حيث إن غالبية الأشخاص يقومون بالبدء بالمهمة الأكثر جاذبية وسهولة!

بالطبع من الهام إنهاء كافة المهام في القائمة، ولكن تأجيل المهام ذات الأولوية المرتفعة في اليوم سيتطلب وقتًا أكبر لرؤية نتيجة حقيقية، وعند تطبيق “مبدأ باريتو” والتركيز على 20% من المهام ذات الأولوية القصوى لليوم، سوف يجد الشخص أن لديه المزيد من الوقت الفارغ.

لذلك كُل الضفدع أولًا وابدأ بأكبر مهمة والأكثر تعقيدًا، وهذا تطبيق مثالي لأول خطوة من خطوات تطبيق قاعدة 20/80.

2.   منع التشتت

الاستسلام للتشتت سبب قوي لتضييع الوقت، وبالرغم من أنه ليس من السهل المنع التام للتشتت إلا أنه يتطلب قوة إرادة وعدم الاستسلام الكلي للتشتت.

الجدير بالذكر أنه إذا كان التشتت أقل أهمية من المهمة التي تعمل عليها، إذًا اترك التشتت جانبًا، ويُمكن الاعتماد على بعض التقنيات لتطبيق ذلك مثل:

·   في حالة تطرق فكرة ما إلى الذهن وكان الشخص قلقًا من نسيانها، فيُمكن كتابتها وإكمال المهمة.

·   بينما إذا كان الهاتف هو سبب التشتت ويريد الشخص رؤية الإشعارات، فيُمكن حل ذلك بإيقاف تلك التنبيهات غير الضرورية.

أسباب تشتت الانتباه

قد يكون الشخص غير متأكدًا حول ماهية الأسباب التي تُشتت انتباهه، وبالتالي ليس من السهل اتخاذ الإجراء الصحيح والمناسب حول التعامل مع المشتتات.

لذا إحدى الطرق السهلة لمعرفة ذلك هي الاحتفاظ بملاحظات تفصيلية حول كيفية قضاء الوقت خلال أسبوعًا واحدًا.

ومن المرجح أن تكون النتيجة أن 20% من المشتتات تؤدي إلى 80% من الوقت الضائع، والحل في التركيز على الحد أو التخفيف من تلك المصادر.

3.   إعادة صياغة قائمة المهام

إعداد قائمة مهام جديدة تتوافق مع “مبدأ باريتو 20/80 ” ووضع المهام ذات التأثير الضعيف في أسفل القائمة، حتى لو كانت تلك المهام سهلة ومُغرية للبدء بها.

فتلك المهام الضعيفة حتى لو تحقق الكثير منها في وقت قليل، فإنها ليس لها تأثيرًا كبيرًا على الشعور بالإنجاز والإنتاجية في اليوم.

4.   العمل العميق

هناك مصطلح يُسمى بالـ (Timeboxing) ويُشير إلى تحديد فترة زمنية للمهمة الواحدة، وقضاء ذلك الوقت والعمل العميق في إتمام تلك المهمة، ومن ثمَّ التوقف عند الانتهاء من تلك الفترة الزمنية المحددة.

والقيام بالتقييم والسؤال هل تم الوصول إلى الهدف المخطط له أم لا؟ تم تقديم هذ المفهوم لأول مرة من قبل “James Martin” في كتابه “تطوير التطبيقات السريعة”، ويُمكن استخدام ذلك المفهوم في التعامل مع المهام الخاصة بالمشروعات أو إدارة المهام الشخصية أيضًا.

5.   تحليل ومتابعة التقدم

القيام بمتابعة ومراقبة مقدار الوقت الذي يُقضى في المهام المختلفة والنتائج المُحققة، نظرًا لأنه قد يكون من الصعب في البداية التخطيط وفقًا لمبدأ باريتو، فالمتابعة والتحليل وإعادة النظر هم الحل الأمثل.

6.   الاستمرار في إيجاد طرق جديدة لتطبيق قاعدة 20/80

بعد التجربة لكيفية عمل قاعدة 20/80، وجب الاستمرار في البحث عن طرق أخرى جديدة لاستخدامها، لعل الطرق الجديدة سوف تساعدك على إدارة الوقت وتطبيق المبدأ بشكل أفضل.

على سبيل المثال: يُمكن النظر في العشرين بالمائة من الأدوات الخاصة بتسهيل العمل والتفكر في ما إذا كانت الـ 80% من الأدوات تستحق الاحتفاظ به أم لا تستحق ذلك.

يُمكن النظر أيضًا إلى الهوايات، فـ 20% من الهوايات يُمكن أن يساهم في شعورك بالسعادة والإشباع وتحسين الدافعية على العمل، وبالتالي التخلي عن الـ 80% الأخرى من الهوايات هو الحل الأمثل لإدارة الوقت بفعالية.

7.   تفويض المهام

تفويض المهام ذات الأولوية المنخفضة هو من الطرق الهامة لتطبيق “مبدأ باريتو” بهدف التحرر من الضغوطات، وترك مساحة للأمور ذات الأهمية القصوى.

وبالتالي التركيز على الـ 20% التي تنتج أكبر قدر من النتائج.

8.   أخذ فترات راحة

عند الشعور بالإرهاق يجب التوقف وأخذ قسطًا من الراحة بهدف التنشيط وتحديث العقل، فتلك الخطوة ستساهم في جعل الشخص يعود إلى المهمة التالية بطاقة متجددة ومنظور مختلف.

نصائح للتطبيق الأمثل لقاعدة 20/80

هناك تقنيات وأدوات لمساعدة الشخص في إدارة الوقت وفقًا لمبدأ باريتو مثل ما يلي:

·  دمج “مبدأ باريتو” في الحياة اليومية يُمكن أن يصبح أسهل عبر استخدام التقنيات والأدوات المتنوعة مثل: قوائم المهام البسيطة، أدوات تتبُّع الوقت، تطبيقات إدارة المشروعات المتطورة، إلخ.

·   أدوات تتبع الوقت قيمة للغاية، حيث إنها تسمح للشخص بتسجيل كيفية قضاء وقته، وبالتالي تلك المعلومات سوف تُمكنه من تحديد الـ 20% من المهام التي سيتم التركيز عليها.

·   تحديد الأولويات والأهداف لهما دورًا حاسمًا في قاعدة 20/80 أيضًا، حيث من خلال تحديد أهداف واضحة وقابلة للقياس سوف يتمكن الفرد من معرفة المهام ذات الأولوية.

ما هي الأهداف الذكية؟

حسنًا لقد تمت الإشارة في الفقرات السابقة عن أهمية التخطيط للأهداف وتحديدًا أهمية أن تكون تلك الأهداف ذكية، حيث يرمُز مصطلح “SMART” إلى أن يكون الهدف محددًا، قابلًا للقياس، قابلًا للتحقيق، ذات صلة، محددًا بوقت زمني، وفيما يلي نوضح بشكل أكبر:

·  Specific: أن يكون الهدف محددًا ويجيب على أسئلة مثل: ما الذي يجب إنجازه؟ ماهي الخطوات الواجب اتخاذها لتحقيق ذلك.

·   Measurable: التحقق من أن الهدف قابلًا للقياس يجعل من السهل تتبُّع التقدم فيه، ومعرفة متى تم الوصول إلى خط النهاية.

·   Achievable: اسأل نفسك هل ذلك الهدف يُمكن تحقيقه؟ وهل هو واقعي؟

· Relevant: التوقف هنا والتفكير في الصورة الكبيرة، ومعرفة لماذا يتم التحديد والتخطيط لهذا الهدف من الأساس؟

· Time-bound: لقياس النجاح بطريقة صحيحة، يجب معرفة وقت الوصول إلى الهدف، ماهو الأفق الزمني؟ متى سيتم البدء؟ متى سيتم الانتهاء؟

التغلب على التحديات عند تطبيق مبدأ باريتو

في حين أن قاعدة 20/80 وإدارة الوقت تُعد مبدأ قويًا لتعزيز الإنتاجية، إلا أن تنفيذها قد يشمل بعض العقبات والتي قد تكون في صعوبة تحديد الـ 20% من المهام التي تسفر عن 80% من النتائج، لذا فيما يلي بعض النصائح للتغلب على تلك العقبات:

·  استخدام الأدوات.

·  تحديد الأهداف الواضحة.

·   طلب الدعم أو المشورة.

· كن صبورًا.

ختامًا، قاعدة 20/80 هي أداة قوية للغاية، ويُمكن أن تُمكن الشخص من تغيير طريقة التعامل مع إدارة الوقت ومن التركيز على 20% فقط من الأمور الهامة التي بدورها تسفر عن 80% من النتائج.

وبالتالي تكون النتيجة النهائية لتطبيق مبدأ باريتو هي زيادة الإنتاجية، وتقليل الضغط العصبي، وتحقيق الأهداف الأكثر فعالية وذات الأولوية، سواءً على المستوى الشخصي أو في العمل.

🔸شاهد أيضاً: كيف تدير وقتك وتكون أكثر إنتاجيه؟ بودكاست بزنس بالعربي