تمر كل الشركات والأشخاص حاليًا بتغيرات كثيرة، حيث تحتاج هذه الأخيرة إلى إعادة ترتيب الأولويات ووضع خطة للتغيير سواء في مجال الأعمال أو الإطار المهني. ولكن كيف تدير التغيير؟ ما هي أهميته؟ وما هي التحديات التي تواجهك في إدارته؟ كل هذا وأكثر سوف نجيب عنه بالتفصيل فيما يلي.
في الواقع، يعتمد تنفيذ إجراءات أو التخطيط لإطلاق منتجات جديدة أو أي نوع آخر من التغيرات في الشركة على فهم إدارة التغيير، والتي يمكن تعريفها على أنها عملية تضمن أن الهيكل التنظيمي للمؤسسة، بما في ذلك الموظفين، قادر على التعامل مع المستجدات النظامية على مستوى العمل.
إذ إنه عندما يتم إعداد الموظفين بشكل صحيح، فإنهم يدركون هذا التغيير ويشعرون بالراحة تجاهه، وهو ما يقود في النهاية إلى تحقيق استمرارية ونجاح النشاط.
مشاكل التغيير في المؤسسات
قبل التطرق إلى الإجابة عن السؤال: كيف تدير التغيير في شركتك؟ من المهم التعرف على التحديات التي قد تواجهها في مختلف مراحل هذه العملية، والتي يمكن أن تشمل المشاكل التالية:
- التعب من كثرة التغيير.
- عدم وجود المهارات الكافية أو الأدوات اللازمة لإدارة هذه العملية.
- عدم إشراك المستويات الأدنى في هذه العملية، بحيث تصدر القرارات من الإدارة العليا فقط.
وقد قُدِّمت إحصائية لدراسة أُجريت على ما يقارب 2500 رئيس مجلس إدارة في شركات مختلفة، حصروا فيها التحديات التي واجهتهم بسبب فشل عملية إدارة التغيير.التغيير في مؤسساتهم في 3 نقاط معينة، والتي تضمنت:
1- التعب من كثرة التغيير (Change Fatigue):
يعود ذلك إلى الإقدام على إحداث تغييرات كثيرة في نفس الوقت. إذ تحتاج هذه العملية إلى العمل وفقًا لعدة مراحل تدريجية تضمن تعوّد الموظفين على الوضع الجديد وإدراكهم له للتعامل معه بشكل إيجابي.
اقرأ أيضاً: أهمية تطوير قيم ومبادئ الشركات لتواكب التغيير
2- الافتقاد إلى المهارات والأدوات الكافية لإدارة التغيير (Lack of Skills to Ensure Change):
فعلى سبيل المثال لا الحصر، عند توسّع حجم الشركة، يتطلب ذلك إحداث تغييرات تضمن التواصل الكفء والفعال بين مختلف المستويات والإدارة العليا.
تحتاج المؤسسة، في هذه الحالة، ليس فقط إلى أدوات معينة، وإنما أيضًا إلى مهارات يجب أن تتوفر في المسؤولين عن إدارة التغيير. وتتمثل أبرز هذه المهارات في:
- القدرة على التأثير على الآخرين.
- إتقان التواصل مع الآخرين.
- الاستماع الجيد.
- تحديد الأولويات.
- العمل وفقًا لمراحل مدروسة.
وغياب هذه المهارات يؤدي إلى فشل إدارة التغيير في المؤسسات، بغض النظر عن حجمها أو طبيعة نشاطها أو البيئة التي تعمل فيها.
3- عدم إشراك المستويات الأدنى في العملية:
غالبًا ما تكون قرارات التغيير صادرة من الإدارة العليا دون إشراك المستويات الأخرى. وهذا يترك الموظفين في وضع مجبرين فيه على التنفيذ دون فهم أو إدراك لضرورة التغيير أو أهميته.
هذا النهج يجعلهم يرفضون التعامل مع الوضع الجديد بإيجابية على المدى الطويل، حتى وإن بدؤوا بتنفيذه في بادئ الأمر. ومع مرور الوقت، قد يتصدّون لهذه التغييرات ويعيقونها.
لذا قبل التفكير في كيفية إدارة التغيير، من المهم التغلب على هذه العقبات بفعالية لتحقيق نتائج إيجابية وقابلة للقياس.
أهمية إدارة التغيير في المؤسسات
تفرض التقلبات العديدة التي تواجهها الشركة، سواء في بيئتها الداخلية أو البيئة الخارجية المتمثلة عمومًا في الأسواق التي تنشط فيها، الحاجة إلى إجراء تغييرات عديدة تمكّنها من التطور ومواكبة السوق وبالتالي ضمان الاستمرارية. وتتمثل أهمية إدارة التغيير في الشركة في النقاط التالية:
- تطوير المؤسسة.
- مواكبة التغيرات الحاصلة في البيئة الخارجية للشركة.
- تحقيق الاستمرارية وزيادة الأرباح.
قواعد مهمة في إدارة التغيير
تعتمد عملية إدارة التغيير في المؤسسة على عدة قواعد مهمة تساعد أصحاب الأعمال والمديرين على النجاح وتحقيق الأهداف المرجوة، مما يعزز استمرارية النشاط بكفاءة مهنية عالية تضمن الوصول إلى نتائج إيجابية وزيادة الأرباح. ومن أبرز هذه القواعد:
1. الاهتمام بثقافة المؤسسة (Lead of Culture):
توضح هذه القاعدة أهمية دراسة الطابع العام للشركة وما يميزها عن غيرها، وكيفية تعامل الموظفين مع بعضهم البعض وطريقة تواصلهم.
- الهدف هو تقييم السلبيات والإيجابيات، لتغيير الأولى واستغلال الثانية في عملية التغيير.
- حتى الاعتراف بوجود حواجز ثقافية يمكن أن يؤثر إيجابيًا على نجاح التغيير، مما يسمح بتمكين نقاط القوة ووضع استراتيجية مستدامة للتحسين.
2. البدء من المستويات العليا (Start from the Top):
يمتلك المديرون وأصحاب المشاريع القدرة والسلطة الكافية التي تمكّنهم من إدارة التغيير.
- لديهم القدرة على تبسيط وشرح التغييرات وتأثيرها على بيئة المؤسسة.
- يتمتعون بمنظور أوسع لمعالجة المشكلات التي قد تنشأ أثناء تنفيذ مراحل التغيير.
3. دمج مختلف المستويات في كافة مراحل إدارة التغيير:
- يتم ذلك من خلال خلق تعاون بين الإدارات المختلفة، والاستماع إلى الآراء وأخذها بعين الاعتبار عند التخطيط لمراحل التغيير.
- توزيع المهام وإشراك الجميع بشكل أو بآخر يجعلهم جزءًا من هذه العملية.
- قد تواجه اعتراضات من بعض الأفراد الذين يخشون التغيير، لكن الهدف يبقى هو التواصل معهم والرد على أسئلتهم وفهم مخاوفهم.
4. نقل فكرة التغيير إلى خطوات ملموسة:
- التفكير في التغيير ليس كافيًا؛ يجب وضع تصور له والتخطيط للعمل عليه وفقًا لخطة زمنية محددة المراحل.
- تشمل الخطة تحديد المسؤوليات، ترتيب الأولويات، وطرق قياس النتائج لتحديد النقطة المستهدفة.
5. مشاركة فكرة التغيير مع مختلف المستويات:
- تحتاج قيادة التغيير إلى إشراك الإدارات المختلفة.
- يُعد المسؤولون في كل إدارة بمثابة سفراء للعملية والمشرفين على تنفيذ الخطة الموضوعة ضمن مسؤولياتهم وحدود سلطتهم.
كيف تتم قيادة التغيير في الشركات؟
إدارة التغيير في الشركة تتطلب السير وفقًا لمراحل محددة، يمكن اختصارها في النقاط التالية:
- تحديد أسباب التغيير وأهدافه:
- الإجابة على الأسئلة: ما هي التغييرات التي يجب تنفيذها؟ ولماذا؟
- تحديد خطة زمنية للوصول إلى الأهداف:
- التخطيط للعملية وفقًا لمراحل محددة مع تحديد مدة زمنية لكل مرحلة لقياس النتائج.
- تحديد أهداف قابلة للتطبيق:
- إحداث تغييرات تدريجية لتجنب الوقوع في فخ الإرهاق الناتج عن التغيير.
- تطبيق الفكرة على أرض الواقع:
- توزيع المهام، تحديد المسؤوليات، والعمل على التنفيذ بفعالية.
بودكاست: كيف تدير التغيير؟ How to Manage Change
