ماتريكس أيزنهاور يرتبط بقيمة الوقت لأنه أغلى وأثمن من قيمة المال وقيل أيضاً أن ” الوقت مثل البحر إن لم تبحر فيه بسفينة مصنوعةٍ بدقة وعلم وجودة فلا تظن أنك ستصل لوجهتك بل ستغرق وصولاً إلى القاع، في حياتنا المزدحمة للغاية ، غالبًا ما نجد أنفسنا مع العديد من المهام المختلفة لإكمالها بحيث يصعب معرفة من أين نبدأ و أن تكون مشغولاً لا يعني أبداً أن تكون منتجاً ويمكنك قضاء ساعات طويلة في العمل والعمل ولن تكون قريباً من تحقيق أهدافك طويلة المدى.
في هذا المقال من بزنس بالعربي نناقش معكم أحد أكثر إستراتيجيات أو أدوات إدارة الوقت وتصنيف الأولويات بشكلٍ احترافي ومهني Eisenhower Matrix أو مصفوفة أيزنهاور أو ماتريكس أيزنهاور من خلال التمييز بين المهام العاجلة والمهمة و تركيز المزيد من الوقت والطاقة على الأشياء الأكثر أهمية.
ما هي مصفوفة أيزنهاور؟
ماتريكس أيزنهاور هي أداة أو إطار عمل الإنتاجية وتحديد الأولويات و إدارة المهام تساعدك على تنظيم هذه المهام وتحديد أولوياتها حسب الحاجة الملحة والعاجلة ذات الأهمية القصوى، من خلال تقسيمها إلى أربعة أرباع توزع فيها المهام التي يجب التركيز عليها أولاً والتي يجب تفويضها أو حذفها.
هذه الأداة البسيطة من تطوير وتحسين ستيفن كوفي مؤلف الكتاب الشهير The 7 Habits of Highly Effective People حيث أنه اقتبس فكرتها من خطابٍ ألقاه Dwight D. Eisenhower دوايت أيزنهاور الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة الأمريكية وأحد جنرالات الحرب العالمية الثانية عام 1954 حيث قال “لدي نوعان من المشاكل: العاجلة والمهمة و ما هو عاجل و ليس مهمًا والأهم ليس عاجلاً أبدًا “، ويقال في بعض المراجع بأن هذه المقولة لأحد رؤساء الجامعات لم يقم هو بذكر أسمه.
استخدم ستيفن كوفي هذه المقولة لتطوير أداة إدارة المهام الشائعة الآن والمعروفة Eisenhower Matrix-ماتريكس أيزنهاور وتعرف أيضاً بأسماء أخرى مثل the time management matrix أو Eisenhower Box أو the urgent-important matrix هذه الأداة تساعدك على إدارة مهامك عن طريق تقسيمها لفئاتٍ معينة.
عناصر مصفوفة أيزنهاور
كما قلنا سابقاً بأن أداة أيزنهاور تساعدك في تقسيم مهامك إلى أربع فئات: المهام التي ستنفذها أولاً ، والمهام التي ستجدولها لاحقًا ، والمهام التي ستفوضها ، والمهام التي ستحذفها لكن دعني أشرح لك أكثر كيفية إستخدامها.
تستخدم أداة Eisenhower Matrix شبكة 2 × 2 لترتيب المهام على خاصيتين رئيسيتين هما:
- أولاً: أهمية المهمة
- ثانياً: عجلة (الاستعجال) المهمة
لذلك عندما نقوم بفرز المهام داخل جدول أو ماتريكس أيزنهاور وتصنيفها إلى أربع مجموعات تسمى الأرباع وتكون على النحو التالي:
- The 1st quadrant – important urgent tasks – الربع الأول: مهام عاجلة و مهمة
- The 2nd quadrant – important non-urgent tasks – الربع الثاني: مهام مهمة وغير عاجلة
- The 3rd quadrant – unimportant urgent tasks – الربع الثالث: مهام عاجلة وغير مهمة
- The 4th quadrant – unimportant non-urgent tasks – الربع الرابع: مهام غير مهمة وغير عاجلة
قد تعتقد لوهلة أن الأمر بسيط جداً فكل ما عليك فعله هو توزيع المهام على هذه الأرباع من وجهة نظرك أنت ولكن في كثير من الأحيان قد يختلط عليك التمييز و إلى أين يجب أن تصنف المهمة إضافةً إلى اختلاف الأولويات من شخصٍ لأخر فقد يرى X بأن الأولوية الأولى هو العمل بينما يرى Y أن الأولوية لصحته النفسية والأسرية، لذلك دعني أتعمق معك أكثر في شرح ماتريكس أيزنهاور:
الربع الأول: مهام عاجلة و مهمة (افعل أولاً)
في هذا الربع تقوم بوضع المهام الضرورية لنجاح الهدف أو المهمة الرئيسية والإجمالية والتي تتسم بضرورة تنفيذها في غضون وقتٍ محدد أو فترة زمنية قصيرة ولا تتقبل التأجيل لوقتٍ لاحق أي أن مهام الربع الأول مهام لا يمكن بأي شكلٍ ان ترحل لوقتٍ لاحق إلا للضرورة القصوى الخارجة عن إرادتك الشخصية، أيضاً هذه المهام لا يمكن لأحد أن يتحمل مسؤوليتها سواك أو أنها لا يمكن تفويضها إلى وكلاء خارجيين ويجب إكمالها من قبل الشخص الرئيسي ذاته وهذا الشخص هو أنت.
أقرأ أيضاً : ماهو نموذج سوات التحليلي وكيف يمكن إستخدامه؟ ModelSWOT Analysis
الربع الثاني: مهام مهمة وغير عاجلة (الجدولة)
هنا تقوم بوضع المهام الضرورية لنجاح الهدف أو المهمة الرئيسية والإجمالية تماماً مثل مهام الربع الأول ولكن الإختلاف هنا يكون في الفترة الزمنية حيث أنه لا يلزم تنفيذها في فترة زمنية محددة أو بمعنى أخر هناك متسع معقول من الوقت أمامك لتنفيذ هذه المهمة، على الرغم من هذا إلا أن مهام هذا الربع لا يمكن تفويضها أيضاً بل يجب عليك أن تقوم بفعلها بنفسك ولكن بدون ضغوطات كونها مهمة وغير عاجلة أو يمكنك جدولتها لفترة قادمة في المستقبل الذي ستتحول فيه من مهمة غير عاجلة إلى مهمة عاجلة.
الربع الثالث: مهام عاجلة وغير مهمة (التفويض)
ربما يكون هذا الربع هو أكثر الأرباع التي نعطي لها الأولوية في حياتنا على الرغم من إنها مهام ليست حاسمة لنجاح الهدف أو المهمة الرئيسية والإجمالية مثل الربع الأول والثاني، في هذا الربع يجب تنفيذ المهام خلال وقتٍ معين وقصير ولكن لا يجب عليك أن تقوم بهذا بنفسك بل يمكن توكيل أو تفويض أي شخصٍ أخر نيابةً عنك وتجنب إهدار وقتك وأموالك على هذا الربع من المهام.
الربع الرابع: مهام غير مهمة وغير عاجلة (الإلغاء)
الربع الأكثر إهداراً للوقت فمهامه ليست حاسمة لنجاح المهمة أو الهدف الرئيسي ولا تحتاج أن تنفذ في وقتٍ معين أو محدد على المدى القصير أو البعيد ويعد تنفيذه هذه المهام من الرفاهيات ويمكن تفويض جميع مهام الربع الرابع إلى أي شخصٍ نيابةً عنك.
- متى تستخدم مصفوفة أيزنهاور؟
- عندما تستهلك وقتاً طويلاً في العمل أو الدراسة بدون تحقيق نتيجة
- عندما تبذل جهداً كبيراً ولكن بدون أن تشعر أن عملك له تأثير كبير
- عندما تمتلك هدافاً طويل المدى ولكن بدون تصنيف واضح للوقت المطلوب لإحراز تقدم فيها
- عندما تجد صعوبة في تحديد الأشياء التي يجب أن تفوض أحداً لها نيابةً عنك
- عندما تستنفذ وقتاً طويلاً في مهام التفويض أو الإلغاء
- ربع التوازن
يرى المؤلف ستيفن كوفي أن الربع الثاني مهام مهمة وغير عاجلة (الجدولة) هو الميزان الذي يحافظ على توازن الثلاث ارباعٍ الأخرى، الربع الثاني يزيد من الوقت الذي تقضية في تحديد وتصنيف مهامك بشكل أسهل وأوضح وهذا الربع هو المكان الذي يلتقي فيه النموالشخصي والمهني مع التخطيط والوقاية والعمل، لذلك عليك أن تطرح على نفسك سؤالين مهمين حينما تقوم بتنظيم مهامك:
- هل كان هذا عاجلاً بالنسبة لي؟
- هل كان هذا مهم بالنسبة لي؟
وتذكر دائماً أنك تقوم بتصنيف وتوزيع مهامك بما يتناسب مع طبيعة حياتك والنتائج التي تريد أنت أن تحققها وليس نتائج شخصٍ أخر.
مزايا مصفوفة أيزنهاور
مساعدتك على التفكير في أهمية مهامك
توزيع أولوياتك بشكلٍ أفضل
يساعد في إعادة تقييم ما هو عاجل وما هو غير عاجل
من خلال هذا المقياس ستتعلم و تمارس التحليل الذاتي
ستصبح أفضل في اتخاذ القرارات
ستتعلم التفريق بين الأشياء المهمة اللازمة والأشياء العادية المستهلكة للوقت
عيوب مصفوفة أيزنهاور
تصنف فيها المهام بناء على الإلحاح والأهمية فقط بدون النظر إلى الجهد المبذول أو التحديات التي تتطلبها المهمة
ترك أو تأجيل المهام القصيرة أو البسيطة والتركيز أكثر على المهام الأساسية الكبيرة
لا يمكن استخدام المقياس على الجدول اليومي بل يستخدم على المدى المتوسط والبعيد
قد تشعر بتشتت في بعض الأحيان إذا زادت المهام عن خمسة في كل ربع.
في نهاية المقال الوقت من أهم الأشياء في الحياة وهو ثروة الشباب وكل الفئات لذلك ينصح خبراء الإنتاجية بتعلم كيفية إدارة أولوياتك و مواردك لأن الأموال قد تعوض لكن الوقت المنقض لا يعود لذلك بدلاً من محاولة حشر أكبر عدد ممكن من المهام في يوم واحد ، حاول إعطاء الأولوية لتلك المهمة تلك التي تعمل من أجل تحسين الذات والتقدم ومقياس أيزنهاور سيساعدك على ذلك.
شاهد أيضاً : كيف تدير وقتك و تكون اكثر انتاجيه؟ بودكاست بزنس بالعربي
