ما هو البريد الإلكتروني | 5 أجزاء لكتابة الإيميل بشكلٍ إحترافي

ما هو البريد الإلكتروني؟

الـ Email أصبح وسيلة الاتصال الأكثر شيوعاً في مجال الأعمال بشكل رسمي أو غير رسمي والوسيلة الأكثر إستخداماً داخل وخارج منظومة العمل نظراً لسرعتها وجودتها وسهولة التعامل معها وأيضاً موثوقيتها إضافةً إلى الوضوح والموضوعية في محتواها.

ولأن كتابة الإيميل أحد أهم وسائل التواصل داخل بيئة العمل ففي هذا المقال من بزنس بالعربي نقدم إليكم الطريقة الاحترافية الأمثل لكتابة الإيميل باللغتين العربية والإنجليزية.

ما هو الإيميل Email

كلمة إنجليزية تعني بالعربية البريد الإلكتروني وهي طريقة تواصل عن طريق إرسال واستقبال الرسائل الرقمية من مستخدم واحد إلى مستلم واحد أو أكثر باستخدام الأجهزة الإلكترونية والإنترنت وتبادل هذه الرسائل في نطاقٍ واحد محلياً أو عالمياً.

بداية ظهور الإيميل بشكلٍ إلكتروني ليست وليدة العصر بل ظهرت في مطلع السبعينات تقريباً على يد المبرمج Ray Tomlinson (راى توملينسون) مخترع البريد الإلكتروني الذي ساعد باختراعه هذا في ربط البشرية ببعضها البعض، تمكن راى من تطوير أول شبكة لنقل الرسائل بين أنظمة الكمبيوتر التي تستخدمها وكالة مشاريع الأبحاث المتقدمة لوزارة الدفاع الأمريكي ARPANET (أربانت) بحيث يمكن لشخصين تبادل الرسائل من خلال شبكتين مختلفتين  في عام 1971

أنواع خدمة الإيميل Email service

كعادة الأسواق العالمية فدائما هناك شركاتٍ تكتسح  منتجاتها العالم ولا تدع مجالاً لظهور أيٍ من المنتجات الأخرى إلا قليلاً لذلك دعني أعرفك بشكلٍ سريع على مواقع تقدم خدمات البريد الإلكتروني.

• أولاً: جيميل Gmail

خدمة البريد الإلكتروني من شركة Google وهي الأفضل بشكلٍ عام في العالم حالياً على مستوى الإستعمال الشخصي أو للعمل.

• ثانياً: اوتلوك Outlook

خدمة البريد الإلكتروني من شركة Microsoft يعتبر من أفضل خدمات الإيميل ويمتلك الكثير من المميزات لكنه يتميز بقوته داخل بيئة العمل فهو يصلح لذلك بشكل أكبر من كونه موجهاً للإستعمال الشخصي.

●        ثالثاً: Apple Mail

بريدٌ إلكتروني مخصص لمستخدمي أجهزة أبل فقط فمع ارتفاع عدد مبيعات الشركة وازدياد عدد مستخدميها قامت أبل بإضافة ميزة البريد الإلكتروني الخاص بمستخدمي منتجات الشركة وأنظمة iOS و macOS فقط.

أسباب تجعلك تتعلم كتابة الإيميل بشكل احترافي

دعني أطرح عليك سؤالاً لماذا عليك أن تهتم بطريقة تناولك للطعام أمام أحدهم؟، أجل صحيح لأن الانطباع الأول يدوم طويلاً وفي عالم الأعمال وداخل بيئة العمل يعد الإيميل أول الأوراق التي تقدمها لتثبت احترافيتك داخل هذه المنظومة الكبيرة لذلك دعنا نتعرف سوياً عن الأسباب التي يجب عليك أن تتعلمها من أجل كتابة بريدٍ إليكتروني جيد.

•  الايميل وسيلة تواصل فعالة وسريعة توفر الوقت وتنظمه بشكلٍ أفضل من بقية تطبيقات التواصل.
• يساعد إرسال الإيميل على توثيق رسالتك وإثباتها بشكلٍ غير قابلٍ للتحريف.
• البريد الإلكتروني هي الوسيلة الوحيدة للتواصل مع أصحاب الأعمال أو المديرين.
• كتابة إيميلٍ جيد قد تساعد في تحسين سمعتك التجارية.
• إتقان كتابة البريد الإلكتروني يساعدك على إرسال سيرتك الذاتية لوظيفة ما بشكلٍ جذاب.
• التواصل مع أقسام الشركة لطلب شيء ما أو عرض مشكلة ما بشكل واضح للطرف الأخر.

اقرا أيضا: كيف تعمل استراتيجيات التسويق ؟

خطوات كتابة الإيميل

قد يكون من الصعب معرفة كيفية كتابة بريد الكتروني احترافي ولكن سيؤدي تعلم كتابة رسائل الإيميل بشكلٍ مهني واحترافي إلى الحصول على الكثير من الامتيازات وتجنب التكرار غير الضروري وإنجاز الأشياء فعليًا. فيما يلي نعرض بعض الأساسيات التي ستساعدك على كتابة الإيميل.

مهما كان الهدف من كتابة البريد الإلكتروني من أجل وظيفةٍ ما أو تقديم نفسك لشخصٍ ذو منصب أو إن كنت تعمل كعاملٍ حر وتريد التواصل مع عميلك بشكلٍ متميز أو متابعة عميل محتمل من أجل تحقيق عملية البيع وغيرها الكثير من الأسباب، فإن الخطوات المستخدمة في صياغة بريدٍ إلكتروني واحدة مع إختلاف الموضوع فقط.

عادةً ما يتكون البريد الإلكتروني الرسمي من خمسة أجزاء رئيسية هم:

1. التحية
2. التعريف
3. سطر موجز
4. نص الرسالة / Body Text
5. الخاتمة

• أولاً: التحية – salutation

التحية أمرٌ مهم في رسائل البريد الإلكتروني كونها أول ما يقرأه متلقي الرسالة لذلك يجب أن تحدد طريقة التحية طبقاً لمدى معرفتك للشخص المتلقي للرسالة، وجنسه ومكانته العمرية و العلمية والعملية واللغوية أيضاً  إضافة هل ستكتب الرسالة بشكلٍ ودي بناءً على وجود علاقة سابقة أم ستكتب بشكلٍ رسمي فقط كل هذه الأشياء ستساعدك على إختيار الجمل المستخدمة في الإيميل بالكامل، أشهر الجمل المستخدمة في كتابة التحية:

الجمل الإنجليزية و العربية الرسمية

1.  Dear Sir – سيدي العزيز
2. Dear Madam – سيدتي العزيزة (للمتزوجة فقط)
3. Dear Mr – عزيزي السيد
4. Dear Mrs – عزيزتي السيدة (مناسبة للمتزوجات و النساء فوق سن الأربعين)
5. Dear Miss – عزيزتي الأنسة (مناسبة للشابات و الغير متزوجات)
6. Dear All – أعزاءي (مناسبة للرسائل الجماعية
7. المحددة)
8. To whom it may concern – إلى من يهمه الأمر ( مناسبة للرسائل الجماعية )

يسبق إسم الرجل بـ Mr و الأنسة بـ Ms والمتزوجة بـ Mrs، ويفضل دائماً أن تكتب التحية الأولى في سطرٍ منفصل عن التحية الثانية إضافة إلى مخاطبته بالمسمى الوظيفي له كالآتي:

Dear Sir Dr or Eng…….

I hope you’re well

or

Dear Madam Prof……

I hope you are having a productive day

كالعادة تكتب التحية الثانية بنفس سياق الرسمية ثم الدخول مباشرة في الجزء الثاني من الرسالة وهي التعريف بنفسك في حالة إن كانت هذه هي المرة الأولى لك في التواصل بريدياً مع الشخص المتلقي.

• ثانياً: التعريف عن النفس – Introducing yourself

عرف نفسك بشكلٍ واضح ومختصر جداً بحيث يفهم المتلقي من هذا الشخص الذي يراسله وسيقوم هو بقراءة بريده والرد عليه لذلك لا تقم بتفخيم مسماك الوظيفي أو المدح في نفسك، ومثالاً على ذلك:

Dear Sir Dr…

I hope you are well

I (name) a student at Cairo University, Faculty of Business and Administration in my graduation year

السيد العزيز الدكتور ….

امل ان تكون بخير

أنا (الاسم) طالبٌ ي جامعة القاهرة كلية الإدارة والأعمال في سنة التخرج.

التعريف بالنفس في الإيميل ليس أمراً صعباً لكنه يحتاج إلى مصداقية في التعريف من أجل جذب إهتمام المتلقي ورده على رسالتك.

• ثالثاً: السطر الموجز – Summary

هذا الجزء نقوم بكتابة ملخصٍ صغير جداً عن الهدف من هذا البريد أو المراسلة وخصوصاً إن كانت طويلة واجعل هدفك واضحًا في أول جزءٍ من البريد الإلكتروني لأن معظم الناس وخصوصاً أصحاب المهام الكثيرة يريدون قراءة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة لذلك استخدم جملاً ذات معنى واضح وصريح  و الانتباه جيدًا إلى القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم حتى تقدم صورة احترافية عن نفسك ومثالاً على ذلك الآتي:

Dear Sir Dr ….

Hope all is well

I (name) a student at Cairo University, Faculty of Business and Administration in my graduation year.

I am writing to you to inquire about the possibility of using some foreign volumes of author Cliff Lerner in my graduation project.

السيد العزيز الدكتور ….

أنا (الإسم) طالبٌ ي جامعة القاهرة كلية الإدارة والأعمال في سنة التخرج.

أراسلك من أجل الإستفسار عن إمكانية الاستعانة ببعض المجلدات الأجنبية للمؤلف كليف ليرنر في مشروع تخرجي.

يفيد ايضاً كتابة موجزٍ بسيط عن محتوى الرسالة في تحديد الرد مباشرةً فهنا يمكن الإجابة على هذا الإستفسار إماً بالسماح والقبول في الإستعانة ببعض المجلدات بالفعل أو الرفض تماماً في إستخدام هذه المجلدات وبالتالي تجاوز قراءة محتوى الرسالة بالكامل.

• رابعاً: نص الرسالة – Body Text

 هذا هو الجزء الذي ستكتب فيه رسالتك بالكامل ويحتوي على المعلومات الأساسية التي تتطلب تركيز المتلقي والذي يجب أن يكون أيضاً موجزًا ​​ومباشرًا ومن الضروري أن تضع في اعتبارك الوقت الذي قد يحتاجه للقراءة لذلك هناك بعض القواعد التي عليك اتباعها لكتابة Body Text إحترافي.

• بداية نص الرسالة

عليك الإنتباه جيداً في هذا الجزء من اللغة التي تستخدمها من أجل الحصول على أفضل نصٍ خالي من الأخطاء اللغوية والنحوية ويجب أن تكون كلماتك واضحة ومهذبه تدل عن ثقافتك و احترافيتك في التواصل واعلم جيداً أن التواصل بالكتابة لا يوصل المشاعر بنسبةٍ كبيرة لذلك انتقي كلماتك بعناية بالغة.

• نصائح في كتابة الـ Body Text

1. يفضل أن تتراوح عدد فقرات الرسالة من ثلاث إلى أربع فقراتٍ فقط.
2. أن لا تزيد كل فقرةٍ عن سطرين أو ثلاثة أسطر موجزة.
3. أن تكون مقدمة الرسالة جيدة وواضح تدفع المتلقي لمتابعة القراءة.
4. إستخدام عبارات لطيفة في حالة اللوم.
5. لا تقم بتكرار الكلمات مثل (أنا) (ثم) المتلازمات اللغوية عموماً.
6. لا تستخدم الرموز أبداً مثل  & – thnx – ur

• خامساً: الخاتمة – conclusion

الخطوة الأخيرة كتابة الخاتمة المناسبة لسياق الرسالة لذلك حين كتابتها  ضع في اعتبارك أنك تنتظر رداً معيناً أو لا تحتاج إلى الرد وإنما فقط الهدف هو الإبلاغ لذلك إكتب النص الختامي  بطريقة تجعلهم يشعرون ويفهمون الخطوة القادمة منهم  فعلى سبيل المثال يمكن أن نختم ونقول:

In the end, I’ll be glad to hear of your decision to use these folders in my project.

thanks for your time

Sincerely

في النهاية سأكون مسروراً في معرفة قرارك بإستخدام هذه المجلدات في مشروعي

شكراً لوقتك

مع خالص التقدير

مثالٌ أخر:

I have received my interview results and I’m glad to embrace this opportunity.

لقد تلقيت نتائج المقابلة الخاصة بي ويسعدني أن أغتنم هذه الفرصة.

سياق الجملة يعني أنني أنتظر منكم رداً على قبولي  للإيميل الخاص بكم

الفرق بين الإيميل الرسمي وغير الرسمي

التفريق بين الرسالة الرسمية والغير رسمية من المرسل أو المستقبل أمرٌ مهم جداً  ومن المهم التمييز بين الاثنين حتى تتمكن من صياغة رسالة مناسبة للسياق، فكما ذكرنا سابقاً بأن هناك بعض الجمل يفضل إستخدامها في الرسائل الرسمية فقط وأخرى يمكن إستخدامها من أجل التوضيح فقط ورسائل أخرى لا يفضل استخدامها نهائياً في البريد الرسمي.

كتابة الإيميل بشكلٍ إحترافي مهارةٌ ليست بالصعبة أبداً لكنها مثل أي شئ يحتاج إلى تطوير ومتابعة من أجل نموها لذلك ننصحكم في بزنس بالعربي بأن تطورا أنفسك في مهارة كتابة البريد الإلكتروني بشكلٍ إحترافي ونعدكم بالعديد من المقالات المثمرة عن كتابة الإيميل بشكل إحترافي.

إستمع إلى بودكاست بزنس بالعربي : كيف تحصل على تمويل لشركتك؟ مع ايمن طه مؤسس Otmost