ما هو البريد الإلكتروني؟
البريد الإلكترونيِ (Email) هو وسيلة الاتصال الأكثر شيوعًا في مجال الأعمال، سواء بشكل رسمي أو غير رسمي. يتميز بسرعته، سهولة استخدامه، وموثوقيته العالية، مما يجعله الخيار الأول للتواصل داخل وخارج بيئة العمل. كما يضمن الوضوح والموضوعية في الرسائل.
ونظرًا لأهمية كتابة الإيميل كوسيلة تواصل احترافية داخل بيئة العمل، نقدم لكم في هذا المقال من “بزنس بالعربي” الطريقة المثلى لكتابة الإيميل باللغة العربية والإنجليزية.
ما هو الإيميل Email؟
الإيميل، كلمة إنجليزية تعني البريد الإلكتروني، وهو وسيلة تواصل رقمي تتيح إرسال واستقبال الرسائل بين الأفراد أو المجموعات باستخدام الأجهزة الإلكترونية والإنترنت. يتم تبادل هذه الرسائل محليًا أو عالمالبريد الإلكتروني ليس اختراعًا حديثًا؛ فقد ظهر في أوائل السبعينيات على يد المبرمج راي توملينسون (Ray Tomlinson)، الذي طور أول نظام يتيح نقل الرسائل بين أجهزة كمبيوتر مختلفة عبر شبكة ARPANET، وهي شبكة تابعة لوكالة مشاريع الأبحاث المتقدمة لوزارة الدفاع الأمريكية.
أنواع خدمات البريد الإلكتروني
في عالم اليوم، هناك شركات كبرى تقدم خدمات البريد الإلكتروني، ومن أبرزها:
1. جيميل Gmail
خدمة البريد الإلكتروني المقدمة من Google، وهي الأفضل عالميًا للاستخدام الشخصي والعملي.
2. أوتلوك Outlook
خدمة من Microsoft، تتميز بقوتها داخل بيئة العمل وتعد الأنسب للشركات.
3. Apple Mail
بريد إلكتروني خاص بمستخدمي أجهزة Apple، مثل أنظمة iOS وmacOS، ويخدم فقط مستخدمي منتجات الشركة.
لماذا يجب تعلم كتابة الإيميل بشكل احترافي؟
كتابة البريد الإلكتروني تعد جزءًا هامًا من احترافية التواصل في بيئة العمل. وإليك أسباب ضرورة تعلمها:
- توفير الوقت والتنظيم: الإيميل وسيلة فعالة وسريعة.
- توثيق الرسائل: يساعد في حفظ المراسلات وتوثيقها.
- التواصل الرسمي: الإيميل هو الوسيلة الرسمية للتواصل مع المديرين وأصحاب الأعمال.
- تحسين الانطباع الأول: كتابة إيميل جيد يعزز صورتك الاحترافية.
- التواصل الواضح: يساعد في طلبات العمل أو عرض المشكلات بشكلٍ مباشر.
اقرأ أيضًا: كيف تعمل استراتيجيات التسويق؟
خطوات كتابة الإيميل
قد يكون من الصعب معرفة كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي، ولكن سيؤدي تعلم كتابة رسائل الإيميل بشكلٍ مهني واحترافي إلى الحصول على الكثير من الامتيازات، وتجنب التكرار غير الضروري، وإنجاز الأشياء فعليًا. فيما يلي نعرض بعض الأساسيات التي ستساعدك على كتابة الإيميل.
مهما كان الهدف من كتابة البريد الإلكتروني، سواء من أجل وظيفةٍ ما أو تقديم نفسك لشخصٍ ذو منصب، أو إن كنت تعمل كعاملٍ حر وتريد التواصل مع عميلك بشكلٍ متميز أو متابعة عميل محتمل من أجل تحقيق عملية البيع، وغيرها الكثير من الأسباب، فإن الخطوات المستخدمة في صياغة بريدٍ إلكتروني واحدة مع اختلاف الموضوع فقط.
عادةً ما يتكون البريد الإلكتروني الرسمي من خمسة أجزاء رئيسية، هي:
- التحية.
- التعريف.
- سطر موجز.
- نص الرسالة / Body Text.
- الخاتمة.
أولاً: التحية – Salutation
التحية أمرٌ مهم في رسائل البريد الإلكتروني، كونها أول ما يقرأه متلقي الرسالة. لذلك، يجب أن تحدد طريقة التحية طبقًا لمدى معرفتك بالشخص المتلقي للرسالة، وجنسه، ومكانته العمرية، والعلمية، والعملية، واللغوية أيضًا. إضافة إلى ذلك، يجب أن تحدد ما إذا كنت ستكتب الرسالة بشكلٍ ودي بناءً على وجود علاقة سابقة، أم ستكتب بشكلٍ رسمي فقط. كل هذه الأشياء ستساعدك على اختيار الجمل المستخدمة في الإيميل بالكامل.
الجمل الإنجليزية والعربية الرسمية:
- Dear Sir – سيدي العزيز.
- Dear Madam – سيدتي العزيزة (للمتزوجة فقط).
- Dear Mr – عزيزي السيد.
- Dear Mrs – عزيزتي السيدة (مناسبة للمتزوجات والنساء فوق سن الأربعين).
- Dear Miss – عزيزتي الآنسة (مناسبة للشابات وغير المتزوجات).
- Dear All – أعزائي (مناسبة للرسائل الجماعية المحددة).
- To whom it may concern – إلى من يهمه الأمر (مناسبة للرسائل الجماعية).
يسبق اسم الرجل بـ Mr، والآنسة بـ Ms، والمتزوجة بـ Mrs. ويفضل دائمًا أن تكتب التحية الأولى في سطرٍ منفصل عن التحية الثانية، إضافة إلى مخاطبته بالمسمى الوظيفي له كالآتي:
Dear Sir Dr. or Eng…
I hope you’re well
Dear Madam Prof…
I hope you are having a productive day
كالعادة، تكتب التحية الثانية بنفس سياق الرسمية، ثم الدخول مباشرة في الجزء الثاني من الرسالة، وهو التعريف بنفسك، في حالة إن كانت هذه هي المرة الأولى لك في التواصل بريدياً مع الشخص المتلقي.
ثانياً: التعريف عن النفس – Introducing Yourself
عرف نفسك بشكلٍ واضح ومختصر جدًا، بحيث يفهم المتلقي من هو الشخص الذي يراسله، وسيقوم هو بقراءة بريده والرد عليه. لذلك، لا تقم بتفخيم مسماك الوظيفي أو المدح في نفسك.
مثال:
Dear Sir Dr…,
I hope you are well.
I (name), a student at Cairo University, Faculty of Business and Administration in my graduation year.
السيد العزيز الدكتور…
آمل أن تكون بخير.
أنا (الاسم)، طالبٌ في جامعة القاهرة، كلية الإدارة والأعمال في سنة التخرج.
ثالثاً: السطر الموجز – Summary
هذا الجزء نقوم فيه بكتابة ملخصٍ صغير جدًا عن الهدف من هذا البريد أو المراسلة، وخصوصًا إذا كانت طويلة. اجعل هدفك واضحًا في أول جزءٍ من البريد الإلكتروني، لأن معظم الناس، وخصوصًا أصحاب المهام الكثيرة، يريدون قراءة رسائل البريد الإلكتروني بسرعة. لذلك، استخدم جملاً ذات معنى واضح وصريح، مع الانتباه جيدًا إلى القواعد النحوية والإملائية وعلامات الترقيم حتى تقدم صورة احترافية عن نفسك.
مثال:
Dear Sir Dr…,
Hope all is well.
I (name), a student at Cairo University, Faculty of Business and Administration in my graduation year.
I am writing to you to inquire about the possibility of using some foreign volumes of author Cliff Lerner in my graduation project.
السيد العزيز الدكتور…
أنا (الاسم)، طالبٌ في جامعة القاهرة، كلية الإدارة والأعمال في سنة التخرج.
أراسلك من أجل الاستفسار عن إمكانية الاستعانة ببعض المجلدات الأجنبية للمؤلف كليف ليرنر في مشروع تخرجي.
رابعاً: نص الرسالة – Body Text
هذا هو الجزء الذي ستكتب فيه رسالتك بالكامل، ويحتوي على المعلومات الأساسية التي تتطلب تركيز المتلقي. يجب أن يكون النص أيضًا موجزًا ومباشرًا.
نصائح في كتابة الـ Body Text:
- يفضل أن تتراوح عدد فقرات الرسالة بين ثلاث إلى أربع فقرات فقط.
- أن لا تزيد كل فقرة عن سطرين أو ثلاثة أسطر موجزة.
- أن تكون مقدمة الرسالة جيدة وواضحة، تدفع المتلقي لمتابعة القراءة.
- استخدام عبارات لطيفة في حالة اللوم.
- لا تقم بتكرار الكلمات مثل “أنا” و”ثم” أو المتلازمات اللغوية عمومًا.
- لا تستخدم الرموز مثل “& – thnx – ur”.
خامساً: الخاتمة – Conclusion
الخطوة الأخيرة هي كتابة الخاتمة المناسبة لسياق الرسالة. لذلك، حين كتابتها ضع في اعتبارك أنك تنتظر ردًا معينًا أو لا تحتاج إلى رد، وإنما الهدف هو الإبلاغ فقط.
أمثلة:
In the end, I’ll be glad to hear of your decision to use these folders in my project. Thanks for your time. Sincerely.
في النهاية، سأكون مسروراً بمعرفة قرارك باستخدام هذه المجلدات في مشروعي. شكراً لوقتك. مع خالص التقدير.
الفرق بين الإيميل الرسمي وغير الرسمي
التفريق بين الرسالة الرسمية وغير الرسمية من المرسل أو المستقبل أمرٌ مهم جدًا. ومن الضروري التمييز بينهما لصياغة رسالة مناسبة للسياق.
الخلاصة
كتابة الإيميل بشكلٍ احترافي مهارة ليست بالصعبة، لكنها مثل أي شيء تحتاج إلى تطوير ومتابعة من أجل نموها. لذلك، ننصحكم في “بزنس بالعربي” بتطوير أنفسكم في مهارة كتابة البريد الإلكتروني بشكلٍ احترافي. ونعدكم بمقالات مثمرة حول كتابة الإيميل بشكل احترافي.
استمع إلى بودكاست بزنس بالعربي : كيف تحصل على تمويل لشركتك؟ مع أيمن طه مؤسس Otmost