إدارة الوقت واستراتيجيات التحكم في جدول الأعمال هي السبيل الوحيد للحفاظ على جودة العمل وارتفاع الإنتاجية مع ضغوط بيئة العمل، وكذلك صنع توازن مع الحياة الشخصية، وهو ما يساعدك في التوازن النفسي ويعطيك القدرة على إدارة المصاعب والتحكم في انفعالاتك.

8 استراتيجيات للتحكم في جدول الأعمال وإدارة الوقت

في عالم العمل اليوم تكمن إمكانية النجاح في مدى القدرة على تنفيذ نحو 8 استراتيجيات للتحكم في جدول الأعمال وإدارة الوقت بشكل يكون فعالًا.

 إذ يتعين على كل رواد الأعمال الذين يديرون أعمالهم بشكل خاص أن يكونوا على أعلى درجة في استخدام فن إدارة الوقت.

مع ضرورة تحقيق التوازن ما بين الحياة العائلية الشخصية وكذلك المهنية، وذلك من خلال تحديد كل أولويات العمل، وتحسين عوامل الإنتاجية.

وهي من الأمور التي عليك أخذها في اعتبارك عند إدارة وقتك، ويتم ذلك من خلال 8 استراتيجيات للتحكم في جدول الأعمال وإدارة الوقت، وهي كالتالي:

أولًا: تحديد الأولويات:

من خلال بيئة الأعمال الحرة، أصبح بإمكانك تحديد أولوياتك، لذا عليك أن تحدد حجم المهام المهمة أولًا، وحاول أن تنظم وقتك من خلال تخصيص الأعمال التي لها الأولوية وستكون بحاجة إلي مزيد من الوقت.

ففي كتابه الشهير العادات السبع لأكثر الأشخاص فعالية والذي صدر في عام 1989، يقترح علينا ستيفن كوفي -رجل الأعمال الشهير ومؤلف أحد أشهر كتب استراتيجيات إدارة الذات والعمل- ضرورة وجود تصنيفات لكل المهام ثم يتم تحديد الأولويات من بينها، وذلك حسب درجة الأهمية ومدى الإلحاح.   

لتكون التصنيفات على النحو التالي:

• في البداية تكون المهام العاجلة والمهمة حيث يجب إنجاز تلك المهام أولًا.
• وبعدها المهام التي ليست عاجلة وعليك حجز وقت لها في التقويم الخاص بك لإنجاز المهام من دون تأخير في موعدها المناسب.
• كذلك هناك مهام تكون عاجلة ولكنها ليست مهمة لذا ينصح بالتفويض، فَوِّض حينها آخرين من أجل إنجاز تلك المهام. 
• كما أن هناك مهام ليست عاجلة، احذفها من داخل قائمة المهام لديك.
• مع اتباع منهجية المهام الأكثر أهمية، والتى تتضمن ضرورة إنشاء قائمة تكون منفصلة مكونة من نحو ثلاث مهام فقط والتي عليك إنجازها في اليوم. 

كذلك يجب عليك اختيار المهام لأهميتها حتى قبل درجة إلحاحها. ومن أجل اتخاذ القرارات بشأن اختيارات المهام، عليك أن تسأل نفسك ما هي المهام التي يكون لها الأثر الأكبر في النتيجة النهائية؟

🔸اقرأ أيضًا: القيادة الاستراتيجية في الأزمات| التحديات و 3 معايير اختيار الخبير المناسب

 ثانيًا: استخدام تقنيات التخطيط: 

يعتبر الوقت الآن هو أحد أهم الأصول، ومن أجل تحقيق أكبر استفادة منه، عليك الاعتماد على استراتيجيات للتحكم في جدول الأعمال وإدارة الوقت مع التوجيهات حول كيفية الاستفادة القصوى من تلك الاستراتيجيات على النحو التالي:

• في البداية عليك إنشاء مجموعة من الجداول الزمنية الواضحة، ويفضل أن تكون زمنية مفصلة وتظهر فيها كل المهام والمشاريع التي من المفترض عليك عملها. 
• وذلك يساعدك في تفعيل رؤية تكون واضحة حول الأعمال المستقبلية وتخطيط منظم للوقت بشكل أفضل.
• مع تحديد كل الأولويات، ومنها يمكنك تحديد أولويات المهام، وتخصيص الوقت من أجل المهام الأشد إلحاحًا. وهذا يتضمن إدارة الوقت بشكل يكون فعالًا أكثر، وفقًا للأهمية التي تتمتع بها الأعمال.
• مع استخدام أهم تطبيقات الإدارة الزمنية، حيث إن هناك العديد من التطبيقات التي تساعدك في إدارة الوقت وتتبعه. لذا اختر التطبيق الذي يناسبك من حيث احتياجاتك واستخدمه بانتظام.
• بالإضافة إلى تقسيم الأعمال من خلال مجموعة من الفترات الزمنية حيث يمكنك تقسيم يومك إلى فترات تكون قابلة للقياس، وحدِّد لكل مهمة وقتًا محددًا، فذلك يجعل إدارة الوقت فعالة ويقلل من الإجهاد.
• كما أن عليك استخدام التنبيهات من خلال تعيين مجموعة من التنبيهات لتذكيرك بوقت بداية كل مهمة وانتهائها؛ لأن ذلك يساعدك على البقاء داخل الجدول الزمني وتجنب التأخير.
•  استفد كذلك من التقنيات كافة، مثل استخدام تقويم Google مع تطبيقات إدارة المهام.
• قيِّم وحَسِّن كفاءة التقنيات الخاصة بك بشكل منتظم، وابحث عن كل فرص التحسين، مع الاستماع إلي التعليقات حيث يساعد ذلك في تحسين استراتيجيات الإدارة.
• ضبط التقنيات بحسب الحاجة، فليس عليك أن تتردد في عمل تعديلات على تقنيات التخطيط، وذلك حسب حجم حاجاتك الخاصة. 
• حيث لكل فرد إمكانية مختلفة للتعامل مع الوقت بطريقة مختلفة؛ لذا استخدم التقنيات وفقًا لتلك الاحتياجات فذلك يسهم في النجاح. 

 ثالثًا: تقسيم اليوم إلى فترات زمنية: 

عليك أن تقسِّم يومك إلى عدد من الفترات الزمنية المحددة للعمل على مجموعة مهام محددة، مع استخدام تقنية تُدعى “فترات العمل المتقطعة” من أجل تحسين عملية التركيز وتجنب الشعور بالإرهاق.

رابعًا: تجنب التشتت: 

في عصر التطور التكنولوجي العملاق وكذلك التواصل الفوري، يمكنك أن تصاب بالتشتت والانشغال، إليك أهم استراتيجيات للتحكم في جدول الأعمال وإدارة الوقت التي سوف تساعدك على تجنب التشتت:

• عليك إيقاف تشغيل إشعارات الهاتف بالتحديد وقت التركيز على مهمة معينة، وأوقِف كذلك كل إشعارات الهاتف من الرسائل النصية أو من وسائل التواصل الاجتماعي، وذلك يقلل من الانشغال المستمر ويساعدك في الحفاظ على التركيز.
• مع تحديد وقت من أجل الفحص، حيث يمكنك وضع فترات زمنية محددة في خلال اليوم، من أجل فحص البريد الإلكتروني الخاص بك والرد على كل الرسائل؛ لأن عدم الانشغال بالبريد الإلكتروني بشكل دائم يسمح بتخصيص فترات أطول للعمل.
• كما أن عليك استخدام تقنيات التركيز، ومن أشهر تلك التقنيات تقنية “Pomodoro”، حيث إنها تجعلك تعمل مدة زمنية محددة ثم تأخذ من بعد ذلك استراحة.
• تجنَّب وسائل التواصل الاجتماعي عندما تكون مشغولًا في مهمة؛ لأن التفاعل المستمر يشتت انتباهك ويقلل كذلك من إنتاجيتك.
• خصِّص وقتًا من أجل الترفيه حتى تتمكن من تحقيق أفضل أداء دون تشتت.
• نظِّم موقع العمل؛ حيث إن تنظيم مكان العمل مع إزالة الفوضى يجعل المكان مناسبًا للعمل.

خامسًا: فرص التحسين المستمر: 

من ضمن أشهر استراتيجيات للتحكم في جدول الأعمال وإدارة الوقت استراتيجية استغلال كل الفرص من أجل تحسين كل أساليب العمل والتعلم المستمر، حيث يمكِّنك ذلك بمرور الوقت من زيادة الإنتاجية، وذلك على المدى الطويل.

سادسًا: التواصل الفعال: 

حين تتعامل مع مجموعة من المشاريع والعملاء، عليك استخدم كل وسائل التواصل التي أثبتت فعاليتها لأجل التنسيق مع كل العملاء والفرق في العمل، وهو ما يوفر لك الوقت ويقلل من حجم التباينات.

سابعًا: الراحة والاستراحة:

من أجل تحقيق فعالية أكبر في إدارة الوقت عليك بأخذ استراحة؛ وذلك لأن العمل بشكل مستمر من دون فواصل قد يؤدي إلى حدوث إرهاق ذهني وجسدي، وهو ما يؤثر سلبًا على الإنتاجية وكذلك الصحة العامة. لذلك، اتبع النصائح التالية من أجل تحقيق التوازن ما بين العمل والراحة:

• عليك تحديد فترات الراحة حيث تستطيع الذهاب والتمتع بالعديد من الأنشطة الترفيهية أو التمارين الخفيفة. تلك الفترات تعيد لك الكثير من طاقتك.
• كذلك استغل الفواصل بين المهام، فعند إنهائك مهمة، استغل الفاصل بينها وبين العمل التالي لأجل تنفس الهواء بعمق وبشكل صحيح.
•   اختر أنسب أنشطة الاستراحة التي تسهم في استعادة طاقتك وتركيزك، حيث يمكنك القراءة أو الاستماع إلى الموسيقى.
• من الضروري تجنب العمل بشكل متواصل من مهمة لأخرى، وتحديد وقت للنوم؛ فمن المهم الحصول على وقت كافٍ للنوم في أثناء الليل؛ لأن النوم بشكل جيد له دور كبير في تجديد الطاقة، ويمكنك الحصول على نوم أفضل من خلال ممارسة المشي ومجموعة من التمارين البسيطة،فيمكنك مثلًا أخذ فترات قصيرة من أجل المشي في خلال اليوم. 
• ضع الحدود الشخصية للعمل اليومي، وتذكَّر أن الراحة ليست من باب الترف، بل ضرورة من أجل الحفاظ على توازنك بشكل فعال.

ثامنًا: تقديم الوقت للأنشطة الشخصية:

تذكَّر أن أهم خطوات من ضمن قائمة أشهر 8 استراتيجيات للتحكم في جدول الأعمال وإدارة الوقت هي أن تحافظ على  التوازن بين العمل والحياة الشخصية.

من خلال تخصيص وقت للأنشطة الشخصية والاستمتاع بكل الهوايات مع العائلة.

فإن إدارة الوقت مهارة يحتاج إليها كل الموظفين وليس أصحاب العمل فقط؛ لأجل لتحقيق النجاح.

 باعتماد مجموعة من الاستراتيجيات الفعالة، التي يمكن بها تحسين جدول العمل، وذلك من خلال الانتظام في تطبيق كل الاستراتيجيات لتحقيق تحسين يكون مستدامًا في أدائك وتحقيق التوازن في حياتك الشخصية كذلك.

المخلص

8 استراتيجيات للتحكم في جدول الأعمال وإدارة الوقت هي الحل الفعال الذي يبحث عنه كل رائد أعمال وكل مدير فريق عمل متميز قادر على التعامل مع تحديات العصر الحديث -التي تضغط بيئة العمل- مع الحفاظ على علاقات شخصية خارج العمل تكون صحية ومتوازنة.

من خلال فهم استراتيجيات التحكم سوف تتمكن من أن تصبح مديرًا ناجحًا، فهل تستطيع تطبيق قواعد واستراتيجية التحكم في جدول الأعمال وإدارة الوقت بنجاح لضمان حصاد النتائج؟

🔸شاهد أيضًا: أهم 15 كتاب في البزنس وريادة الأعمال وتطوير الذات