إدارة المشاريع هي أساس للنجاح في مجال الأعمال؛ ومن خلال فهم أساسيات إدارة المشاريع وتطبيقاتها بشكل صحيح، يمكن للشركات تحقيق الأهداف المحددة بفاعلية.
يجب على المدير والمشرفين أن يبذلوا قصارى جهدهم لتحقيق أفضل النتائج، والاستفادة من التحديات التي تواجههم في مشاريعهم المستقبلية، لذا دعونا نتعمق في أساسيات إدارة المشاريع.
ما هي أساسيات إدارة المشاريع؟
إدارة المشاريع هي عملية تهدف إلى تخطيط وتنظيم وتنفيذ ورصد وتقييم المشاريع بطريقة فعالة ومنهجية، حيث تساعد إدارة المشاريع في تحقيق الأهداف المحددة وتلبية احتياجات العملاء وتحقيق توقعات الجمهور المستهدف.
كما تساعد في تنظيم استخدام الموارد وتقليل المخاطر وزيادة الكفاءة وتحقيق التوازن بين الجودة والتكلفة والمدة.
في هذا الدليل الشامل لأساسيات إدارة المشاريع، سنرشدك إلى أساسيات إدارة المشاريع وما يعنيه أن تكون مديرًا لمشروع.
ما هي مراحل إدارة المشاريع؟
تعريف المشروع وتحليله:
في هذه المرحلة، عليك تعريف المشروع وتحليله عن طريق طرح الأسئلة التالية:
- ما هو هدف المشروع؟
- ما هي نتائجه؟
- ما هي الموارد المطلوبة؟
- ما هي الخيارات المتاحة؟
- ما هو الجدول المقترح؟
بعد الإجابة عن هذه الأسئلة، يمكنك العودة إلى المرحلة التالية.
تخطيط المشروع:
في هذه المرحلة، يتم إنشاء خطة مبتكرة للمشروع، والتدابير والإجراءات التي يجب أن تشملها:
- تحديد الإمكانيات المهمة لكل عضو في فريق المشروع هو الأمر المهم، ويجب تحديد متطلبات العمل المحددة لكل مهمة وتحديد المواعيد الضرورية.
- من الضروري تحديد الموارد والأدوات الفعالة، قد تكون الموارد متعلقة بالمال، أو الأجهزة، أو الموظفين، أو أي عامل مطلوب لإتمام المشروع.
- جدولة المشروع، وهي تعني تحديد الزمن لكل مهمة في المشروع.
تنفيذ المشروع:
بعد إنهاء تحليل المشروع وتخطيطه، يأتي الوقت المناسب لتنفيذه. في هذه المرحلة، نتحدث عن التنفيذ العملي على أرض الواقع، فتتعامل مع فريقك من خلال الخطوات التالية:
- توزيع المهام والمسؤوليات بين أعضاء الفريق، ويتضمن المشروع تنظيم العمل.
- من الضروري أن تتابع مدى الوصول إلى المشروع على مدار الوقت.
إدارة التغيير:
- قد تحدث تغييرات غير متوقعة في أثناء تنفيذ المشروع، لذا يجب أن تكون مستعدًا لهذه التغييرات، وأن تعلم الإجراءات اللازمة للتعامل معها، فكن مرنًا واستعد إذا لزم الأمر.
إغلاق المشروع:
- بعد مرور جميع العناصر اللازمة، يأتي وقت اكتمالها، ما المفقود؟ ما هو ضروري؟ يجب مراجعة كل العناصر حتى لا تبدأ العملية وأن يحدث أي خطأ أو تفاصيل.
إعداد التقارير المفصلة:
- إعداد تقارير نهائية عن المشروع وتوثيق جميع التفاصيل والنتائج، ويمكن استخدام هذه التقارير كوثيقة لمعرفة سبب حدوث أي شيء وتعلم الدروس المستفادة للمشاريع المستقبلية.
تحليل الأداء:
- قد ترغب في استخدام تقنيات مثل تحليل نقاط القوة والضعف في إدارة المشروع الحالي.
لماذا تعتبر إدارة المشاريع مهمة؟
- تنفيذ المشاريع الفعالة:
مساعدة إدارة المشاريع على تنظيم العمل وضبط الجدول المحدد للمهام والمسؤوليات والتنفيذ الفعال وفقًا للخطط المحددة.
إذا تم تطبيق أفضل الممارسات في إدارة المشاريع، فمن الممكن أن تنجح في إنشاء مشروع كبير.
2. تحديد ما تريده:
تعتبر إدارة المشاريع منهجًا هامًا بواسطة تحديد المسارات الوظيفية للتعامل مع القضايا والمتغيرات الخاصة.
3. توفير الوقت الأنسب:
من خلال إدارة المشاريع بطريقة فعالة ومنظمة، يتم توفير الوقت الأنسب بشكل كبير، وعندما تقوم بتنوع الأعمال المختلفة والتنظيم بشكل صحيح، فإنها يمكن أن تؤدي إلى تأثير أفضل.
4. تعزيز التعاون والتواصل:
تعتبر إدارة المشاريع أيضًا فعالة للتعاون بين الأعضاء والشركاء المختلفين ومن خلال تحديد المسؤوليات التنظيمية.
ماذا يفعل مديرو المشاريع؟
مديرو المشاريع مسؤولون عن تخطيط المشاريع ومراقبتها وإكمالها، لذلك يجب أن تكون لديهم المعرفة الكاملة بالموضوع.
ومع ذلك، فهذه ليست سوى واحدة من أساسيات إدارة المشاريع، وهنا بعض المسؤوليات الرئيسية لمديري المشاريع:
- إعداد الخطة.
- بناء فريق.
- التعيينات.
- إدارة الفريق.
- إدارة الميزانية.
- إدارة الجدول الزمني.
- تسليم المشروع.
- توثيق العملية؛ لنقل الخبرة إلى فرق أخرى لاستخدامها في المستقبل، وتجنب ارتكاب نفس الأخطاء.
اقرأ أيضًا: 10 أشياء تؤهلك لاستقبال الفرص وتحويلها لنجاح في حياتك
كيف تطور خطة إدارة المشروع الخاصة بك؟
لحسن الحظ، قمنا بتجميع خمس خطوات لإدارة المشروع؛ لوضعك على طريق بناء خطة إدارة المشروع المثالية التي ستبقيك على المسار الصحيح وترضي عملاءك أو أصحاب العمل.
الخطوة الأولى من أساسيات إدارة المشاريع: قم بعقد اجتماع مع أصحاب العمل في المشروع:
الخطوة الأولى نحو بناء خطة إدارة المشروع هي توفير بعض الوقت للقاء وجهًا لوجه مع أصحاب العمل، أصحاب المشروع هم أولئك الذين يتأثرون بنتائج مشروعك، وبالتالي فهم الأشخاص الذين ستقدم لهم تقارير حول أي تطورات وتقدم.
وفي خلال هذا اللقاء ستناقش هذه النقاط الخمس:
- “لماذا” المشروع؟: ما هو الغرض من هذا المشروع؟ وما هي المشكلة التي تحاول حلها؟
- أهداف المشروع: كيف يبدو النجاح إذا اكتمل المشروع؟
- ميزانية المشروع: ما هو مقدار الأموال التي يرغب أصحاب العمل في إنفاقها؟ وما اقتراحاتك حول تخصيص الأموال؟ وما نوع نطاق الميزانية الذي يتعين عليك العمل معها؟
- قائمة التسليمات: ما المنتجات أو النتائج المتوقعة عند إنهاء هذا المشروع؟
- الجدول الزمني المبدئي: ما نوع الإطار الزمني الذي تتطلَّع إليه لإكمال هذا المشروع؟
هذه أيضًا فرصة لك لمناقشة أي نقاط ضعف أو عوائق محتملة قد تواجهها في هذا المشروع، و بهذه الطريقة يتم تحديد التوقعات الأولية قبل البدء.
الخطوة الثانية من أساسيات إدارة المشاريع: تحديد الأهداف وتحديد مدى نجاح المشروع:
الآن بعد أن فهمت ما يبحث عنه أصحاب العمل، فقد حان الوقت لسرد تلك الاحتياجات وتحديد الأهداف، يجب أن تكون هذه الأهداف قابلة للتحقيق والقياس باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي ستسمح لك بتقييم نجاحات وأوجه القصور في مشروعك.
يمكن أن تتضمن مؤشرات الأداء الرئيسية ما يلي:
- الوقت المنقضي: مقدار الوقت الذي يقضيه كل عضو في فريق العمل بالمشروع.
- الإكمال في الوقت المحدد: معدل إكمال مهام المشروع بحلول الموعد النهائي المحدد.
- الساعات المخططة مقابل الوقت المنقضي: مقدار الوقت المستغرق في المهام، وكذلك في المشروع الإجمالي مقابل الوقت المقدر لإكماله.
- عدد تعديلات الجدول الزمني: عدد المرات التي اضطر فيها فريقك إلى تغيير المواعيد النهائية.
- مؤشر أداء التكلفة: مقارنة بين القيمة المخصصة لميزانية العمل الذي تم إنجازه بالفعل مقابل المبلغ الفعلي الذي تم إنفاقه بالفعل.
- بنود الميزانية: قائمة مفصلة بالنفقات الفردية.
- العائد على الاستثمار (ROI): قياس قيمة المشروع مقابل تكلفته الإجمالية.
باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية هذه، إلى جانب العديد من المؤشرات الأخرى، يمكنك تحديد أهداف قابلة للقياس، والتي ستساعدك أيضًا على تحديد مدى فعالية المشاريع المستقبلية.
وقد تخضع هذه الأهداف القابلة للقياس للتعديل في أثناء تقدمك في عملية تنفيذ المشروع، فالمقصود أن تكون نقطة بداية.
الخطوة الثالثة من أساسيات إدارة المشاريع: تحديد أدوار المشروع ومسؤولياته:
لقد تحدثت إلى أصحاب المصلحة وحددت أهدافك، لذا حان الوقت الآن لتجميع فريق للمساعدة في تنفيذ هذا المشروع:
- مدير المشروع: من سيقوم ببناء المشروع وتنفيذه وإدارته؟
- راعي المشروع: من سيمتلك المشروع ويموله؟ ستكون لديه مسؤوليات المراجعة والموافقة على جميع مهام المشروع وأهدافه.
- فريق المشروع: من سيقوم بتنفيذ مهام المشروع؟ وفي معظم الحالات، لن يكون لديهم مسؤوليات المراجعة والموافقة.
- خبراء الصناعة: من سيساعد في تطوير نطاق المشروع وتحديد متطلبات المشروع؟
- محللو المخاطر: من سيقوم بتقييم المخاطر والتحديات المرتبطة بتنفيذ هذا المشروع؟
هذه ليست قائمة شاملة لجميع أدوار المشروع المحتملة، فلا يوجد مشروعان متماثلان تمامًا، ولكل منهما احتياجات مختلفة؛ لذا لا تتردد في إنشاء وإضافة أدوار جديدة على النحو الذي تراه مناسبًا. وبمجرد الانتهاء من تشكيل فريقك، يكون الوقت قد حان للبدء في صياغة تفاصيل المشروع المتبقية.
الخطوة الرابعة من أساسيات إدارة المشاريع: وضع جدول زمني للمشروع وتقديرات التكلفة:
بمجرد الانتهاء من إنجازاتك وأهدافك وفريقك، فقد حان الوقت لتجميع الآثار الحقيقية لخطة مشروعك:
الجدول الزمني والميزانية، ويمكنك تحقيق ذلك من خلال عملية من سبع خطوات:
- حدد المهام التي سيتعين عليك إكمالها، بالإضافة إلى تابعياتها.
- حدد الموارد اللازمة لإكمال كل مهمة.
- قدِّر الوقت اللازم لإكمال كل مهمة وتابعيتها.
- طوّر المسار المحدد لإنجاز المشروع باستخدام المهام وتابعياتها.
- قم بوضع تقدير لتكلفة كل مهمة، بما في ذلك المواد وأسعار الساعة للمشاركين.
- قم بتجميع جدول المشروع الذي يتضمن المهام وجميع تقديرات وقتها.
- ضع ميزانية المشروع الأولية.
الخطوة الخامسة من أساسيات إدارة المشاريع: اعرض خطتك على أصحاب العمل:
بمجرد قيامك بجمع كل ما تحتاجه في خطة مشروعك، تأكد من العودة إلى أصحاب العمل لتوضيح العملية لهم، إذا كانت هناك حاجة إلى إجراء تصحيحات في أي وقت، فهذا ليس بالأمر الكبير.
ما عليك سوى تدوين التغييرات المحتملة، وإعادة تقييم خطة مشروعك، ثم القيام بتعديلاتك.
ما الصناعات الأكثر استفادة من برامج إدارة المشاريع؟
عندما يزداد عدد المشاريع، تحتاج الفرق إلى برامج إدارة مشاريع مستقرة ويمكن الاعتماد عليها للمساعدة في إدارتها.
من تكنولوجيا المعلومات إلى التسويق والقانون وإدارة الأحداث، تستفيد جميع أنواع المؤسسات من استخدام برامج إدارة المشاريع.
دعونا نلقي نظرة على بعض الصناعات وكيف يمكن أن تعمل برامج إدارة المشاريع لصالحها:
1. وكالات التسويق:
باستخدام برامج إدارة المشاريع مع لوحات المعلومات المخصصة، يمكن لفرق التسويق مراقبة القنوات الاجتماعية، وتتبع النتائج لكل عميل.
2. البناء:
يمكن أن تستغرق مشاريع البناء للطرق أو السكك الحديدية أو المباني أو المرافق أو غيرها من الهياكل أسابيع أو أشهر أو حتى سنوات لتكتمل، فيضع كل فريق بناء أهدافه، ويخطط للمهام، ويضع التقديرات، ويتحكم في تكاليفها.
3. تكنولوجيا المعلومات:
يمر كل مشروع لتكنولوجيا المعلومات بالمراحل الخمس المشتركة للمشروع: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والإغلاق. هذه هي الخطوات الأساسية اللازمة لتحويل الفكرة إلى منتج نهائي.
4. القانون:
تساعد حلول إدارة المشاريع القانونية الفرق على تنظيم الأعمال الورقية وتحقيق أهداف العمل وجعل عملائهم أكثر سعادة، من خلال تخزين جميع البيانات القانونية والعقود والمعلومات في قاعدة بيانات مركزية.
5. إدارة الأحداث:
يساعد برنامج إدارة المشاريع في التخطيط للأحداث الناجحة وتنظيمها وتنفيذها، سواء كان حدثًا صغيرًا شخصيًّا أو حفلًا موسيقيًّا أو ندوةً عبر الإنترنت مع حاضرين عالميين.
بدءًا من التسجيل وإصدار التذاكر والتحليلات والفاتورة وتخطيط الطوابق، فقد تم تصميم هذا البرنامج لدعم جميع الأنشطة، قبل الحدث وبعده.
أصبح تنظيم معلومات الحضور وجمع المدفوعات وتنظيم تفاصيل الراعي أمرًا سهلًا باستخدام برنامج الحدث، ويمكن أيضًا دمجه بسهولة مع البرامج الأخرى لإدارة علاقات العملاء أو أتمتة التسويق أو بوابات الدفع أو المحاسبة المالية.
6. الهندسة:
يجب على الفرق التكيف مع التغيير والبقاء ضمن جداول زمنية وميزانيات محددة، سواء كانوا يديرون مشاريع الهندسة المدنية أو الكيميائية أو الكهربائية أو الميكانيكية أو الفضائية أو البيئية.
كيفية اختيار أفضل برامج إدارة المشاريع:
هناك العديد من أنواع برامج إدارة المشاريع في السوق، ولكن اختيار البرنامج المناسب لك ولفريقك أمر بالغ الأهمية.
فيما يلي بعض الأسئلة التي يجب طرحها عند تقييم خيارات برامج إدارة المشاريع:
- هل سيستخدمه فريقي؟
- هل يمكن لأقسام متعددة استخدامه؟
- هل يدعم الشفافية والتواصل الواضح؟
- هل هو مرن؟
- هل يمكنك إنشاء تقارير مخصصة من خلاله؟
- هل يسمح -بسهولة وأمان- باتصال المستخدمين الخارجيين؟
- هل يتكامل مع الأدوات الأخرى التي نستخدمها؟
ما أهم النصائح لنجاح إدارة المشاريع؟
لزيادة فرص النجاح في إدارة المشروع، هناك بعض النصائح التي يمكن اتباعها:
- إنشاء فريق قوي: اختيار الأفراد المناسبين للعمل في المشروع وتوفير التدريب اللازم لتعزيز مهاراتهم.
- التواصل الفعال: يجب أن يتم تحقيق التواصل الجيد بين جميع أعضاء الفريق والشركاء والعملاء، لتجنب أي سوء فهم وتوفير التوجيه اللازم.
- إدارة الموارد: يجب تنظيم واستخدام الموارد المتاحة بشكل فعال لتحقيق النتائج المرجوة.
- رصد وقياس الأداء: يجب متابعة تقدم المشروع ورصد الأداء بانتظام وتحديد أي انحراف واتخاذ التدابير اللازمة لتصحيحه.
- الاستفادة من التكنولوجيا المتقدمة: قم باستخدام الأدوات والتقنيات المتقدمة لتحسين إدارة المشروع، مثل استخدام البرمجيات والتطبيقات المخصصة.
باستخدام أساسيات إدارة المشاريع، يمكنك زيادة فرص النجاح وتحقيق أهدافك بكفاءة وفعالية. انتبه لتطبيق هذه الاستراتيجيات وتحسين ممارساتك الحالية، وسوف تكون على الطريق الصحيح لإدارة المشاريع الناجحة.
وفي الختام؛ تعتبر إدارة المشاريع مجالًا مزدهرًا، لذلك يجب على مديري المشاريع أن يكونوا منظمين وموجهين نحو العمل ومجتهدين واستراتيجيين، ويجب عليهم تطبيق المعرفة الأساسية لإدارة المشاريع بشكل فعال وبأفضل الممارسات.
شاهد أيضًا: كيف تكون استشاريًّا ناجحًا وتعلم إدارة المشاريع مع أحمد بدر المدير لشركة AB& Associates
