البربوزال، كلمة متكررة على ألسُن من يعملون في مجال الأعمال والعمل الحر، بل وأيضًا الأكاديميين ولكن البعض حتى هذه اللحظة لا يعرف مفهوم هذه الكلمة Proposal والتي تعني في ترجمتها الحرفية إلى اللغة العربية “اقتراح” أو “مقترح” ولكن ما المقصود مهنيًّا وعمليًّا بهذا الاسم الذي يتكرر بشكلٍ كبير في العديد من المهن والتخصصات العملية وغيرها؟ في هذا المقال من بزنس بالعربي نقدم لكم الجزء الأول من الدليل الشامل من بزنس بالعربي لكتابة الـ Proposal والذي سنجيب فيه عن كل التفاصيل ليكون مرجعًا لكل باحثٍ عن المعلومة أو أي شيء يخص عالم صناعة البربوزال الاحترافي.

ما هو البربوزال؟

هذا المصطلح على لسانٍ عربي يعني “اقتراح أو مقترح” أما في الإنجليزية فيُنطق Proposal بكسرٍ بسيط في حرف الـ P مع عدم نطق حرف الـ O، أما عن تعريفه فهو فكرة أو مبادرة تُقدم على سبيل الإسهام في حل مشكلة أو تطوير عمل أو غير ذلك بأسلوب لا يوحي بفرضها على الطرف الآخر.

أيضاً الـ Proposal هو مستند يحتوي على بيانات، يقدم نظرة عامة حول كيفية عمل الشركة، وكيف تخطط لإنجاز الأمر الذي قُدم لأجله هذا المقترح الذي صُمم لإقناع المؤسسة بشراء منتج، أو خدمة، أو إقناعها بعقد شراكةٍ، أو بالاتفاق على رعايةٍ ما Sponsorship، وقد يُقدم في شكل نصي تقليدي كملف Word، أو في صورة Presentation مصمم بهوية الشركة، وفي بعض الأحيان يكون عبارة عن Video قصير.

أهمية البربوزال:

تختلف أهمية “المقترح” من مجالٍ إلى آخر ومن وضعٍ إلى وضع، فالبربوزال المقدم من شركتين B2B يختلف عن المقدم من شخصٍ إلى شركة B2C، والمقترح المقدم في مجالٍ أكاديمي كرسالة ماجستير أو دكتوراه أو حتى خطة بحث يختلف عما يقدمه مندوب المبيعات لعملائه.

ليس هذا وحسب فأيضًا تختلف البيانات الداخلية حسب المجال والغرض المقدم إليه هذا المقترح، فعلى سبيل المثال بعض المقترحات تصمَّم من أجل توضيح أو استعراض مدى قوة مبيعات الشركة وأرقامها لذلك تعرض هذا الجزء بشكلٍ مفصل وأكثر دقة، أما إذا قام أحد المؤثرين -الإنفلونسرز- بتقديم مقترحٍ ما فغالبًا سيتضمن أرقام المشاهدات ومدى التفاعل والوصول… إلخ.

في مجال الأعمال يعتبر الـ proposal أداةً مهمة لجذب العملاء وتحقيق المبيعات واستعراض العضلات بشكلٍ جيد، حيث يساعد على تقديم فكرة المشروع أو المنتج أو الخدمة بشكل واضح ومبسط وإقناع العميل بفوائدها، كما أنه يساعد على تحديد الميزانية والجدول الزمني للمشروع؛ مما يضمن مراقبته وتحقيقه بنجاح.

أما في مجال البحث العلمي يعتبر الـ proposal وثيقة أساسية للحصول على التمويل أو الموافقة على إجراء البحث، حيث يساعد على تقديم فكرة البحث بشكل واضح ومبسط وإقناع لجنة المنح أو المشرفين بالأهمية العلمية للبحث، كما أنه يساعد على تحديد أهداف البحث ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)؛ مما يضمن سهولة الحصول على موافقةٍ على البحث.

لكن بشكلٍ عام بإمكاننا القول إن أهمية المقترح تكمن في 8 نقاطٍ رئيسية:

• تقديم فكرة، أو مشروع، أو منتج، أو خدمة جديدة.
• إقناع الآخرين بقبول الفكرة، أو المشروع، أو المنتج، أو الخدمة.
• وضع خطة عمل واضحة وقابلة للتنفيذ.
• تحديد الميزانية والجدول الزمني للمشروع.
• تحديد أهداف المشروع والتوقعات ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).
• تأمين التمويل أو الموارد.
• كسب عملاء جدد.
• إدارة المشاريع بفعالية، وتقليل المخاطر.

أنواع البربوزال:

قد تواجه العديد من المواقف التي تحتاج فيها إلى كتابة مقترحات مهما اختلف الغرض، لذلك هناك العديد من الأنواع للـ proposal والتي تختلف في محتواها وطريقة عرضها من نوعٍ إلى آخر ومن هدفٍ ومجالٍ لآخر، لذلك سنستعرض سويًّا أبرز أنواع البربوزال.

هناك 5 أنواعٍ رئيسية من المقترحات (البربوزال):

أولًا: مقترح مطلوب ومقترح غير مطلوب – Solicited & Unsolicited Proposals:

المقترحات المطلوبة هي تلك التي يطلبها مُستلم المقترح سواءً كان عميلًا أو شركةً ما أو المشرف على رسالةٍ أكاديمية، هذا هو النوع الأكثر شيوعًا من المقترحات، وهو عادة الأكثر نجاحًا ويتم إصدار المقترحات المطلوبة عادةً من قِبل الشركة أو وكالةٍ حكومية أو منظمة أخرى لديها حاجة أو مشكلة محددة ترغب في معالجتها بتعاون معك أو الجهة التي تتبع لها.

أمثلة:

• اقتراح الحصول على منحةٍ مالية من وزارة التعليم لتمويل مشروع بحثي حول تغير المناخ.
• اقتراح من شركة تسويق لتقديم خدمات تسويقية لمشروعٍ حكومي سياحي جديد.
• اقتراح من منظمة غير ربحية لإقامة حفل خيري لجمع التبرعات من أجل قضيةٍ ما.

أما المقترحات غير المطلوبة فهي تلك التي يتم تقديمها إلى المستلم أو الطرف الآخر مهما كان من دون أن يُطلب منك ذلك، ويمكن أن تكون المقترحات غير المطلوبة ناجحة، ولكنها عادةً ما تكون أكثر صعوبة في الفوز بها، ويعود ذلك إلى أن الطرف المستلم غير مهتم أو أنه من الأصل لم يكن يرغب في التعمق في التفاصيل أو معرفة المزيد من المعلومات، وهذا يظهر بشكلٍ واضح في مجال الأعمال أو المبيعات.

أمثلة:

• اقتراح من شركة تكنولوجيا جديدة لإنشاء تطبيق جديد لمساعدة المكفوفين على استخدام المواصلات العامة.
• اقتراح من مستثمرٍ لإنشاء صندوق استثمار جديد.
• اقتراح من شخص مهتم بتطوير المجتمع المحلي لإنشاء برنامج تعليمي للأطفال اللاجئين.

نصيحة: إذا لم يُطلب منك تقديم مقترح ولكنك تريد تقديمه، احرص على أن يكون مختصرًا وقويًّا في تفاصيله، للفوز في عملية عرض الاقتراح وفتح باب التفاوض بشكلٍ أفضل.

ثانيًا: مقترحات داخلية ومقترحات خارجية – Internal & External Proposals:

المقترحات الداخلية هي تلك التي يتم تقديمها إلى شخص داخل نفس المنظمة، أي بين مدراء الأقسام أو الموظفين وبعضهم بعضًا أو حتى بين الموظفين والمدراء، ويمكن استخدام المقترحات الداخلية لأغراض متنوعة، مثل: طلب التمويل لمشروع جديد أو اقتراح تغيير شيء ما أو إضافة أمرٍ ما، وأيضًا في السلك الأكاديمي يمكن استخدام المقترح الداخلي بين أعضاء هيئة التدريس والطلبة وغيرهم من نفس المنظومة، وعادةً ما يتضمن هذا المقترح أمورًا خاصة بالمنظومة ولا يخرج عنها.

أمثلة:

• اقتراح من مدير المشروع إلى مديره لزيادة الموارد لمشروعه لضمان الجودة العالية.
• اقتراح من قسم الموارد البشرية إلى الإدارة لتغيير سياسة الشركة حول الإجازات.
• اقتراح من قسم التسويق إلى الإدارة لإطلاق حملة تسويقية جديدة في وقتٍ محدد.

أما المقترحات الخارجية فهي تلك التي يتم تقديمها إلى شخص خارج المنظمة، وتستخدم المقترحات الخارجية عادةً لبيع منتج أو خدمة، أو للفوز بعقدٍ ما، أو الوصول إلى شراكةٍ ما، أو حتى الحصول على رعايةٍ ما، وهذا النوع عادةً يتضمن الكثير من التفاصيل المحورية والجوهرية التي تجعل المقترح لافتًا وجذابًا بشكلٍ واضح.

أمثلة:

• اقتراح من شركة تسويق إلى شركة أخرى لبيع خدماتها.
• اقتراح من شركة تصنيع إلى شركة أخرى لشراء منتجاتها.
• اقتراح من شركة عقارية إلى شركة أخرى لبناء مبنى جديد.

نصيحة: في المقترح الداخلي كن واضحًا ولا داعي لذكر تفاصيلٍ طويلة، وإنما يكفي فقط استعراض أهم النقاط التي تم تقديم البربوزال لأجلها، أما في المقترح الخارجي قم بتضمين كل التفاصيل التي يمكنها أن تقوي من موقف مقترحك، ولكن في نفس الوقت لا تتجاوز الحد المعقول من التفاصيل اللازمة.

ثالثًا: مقترحات رسمية ومقترحات غير رسمية – Formal & Informal Proposals:

المقترحات الرسمية هي تلك التي تُكتب بأسلوب رسمي وتتبع تنسيقًا محددًا أو وفق معايير بروتوكولية متفق عليها سابقًا، وتستخدم المقترحات الرسمية عادةً للمشاريع ذات المخاطر العالية أو المقترحات التي يتم تقديمها إلى أطراف خارجية أو الجهات الرسمية الحكومية والدولية، وهذا النوع مستخدم بشكلٍ مكثف بين الجهات الإدارية في الشركات الكبرى أو الجهات الحكومية المحلية مع بعضها بعضًا أو مع الجهات الدولية العالمية.

أمثلة:

• اقتراح من شركة تكنولوجيا كبيرة إلى وكالة حكومية للحصول على تمويل لمشروع بحثي.
• اقتراح من منظمة غير ربحية كبيرة إلى مؤسسة خيرية للحصول على تمويل لمشروع.
• اقتراح من شركة هندسية كبيرة إلى شركة مقاولات لبناء مشروع.

ملاحظة: عادةً ما يُكتب البربوزال الرسمي على يد أشخاصٍ متخصصين ومحترفين لضمان تقديم التفاصيل بأفضل شكلٍ ممكن وبدون الكشف عن معلومات أو تفاصيل غير مطلوبة أو سرية لا حاجة لعرضها الآن.

أما المقترحات غير الرسمية فهي تلك التي تُكتب بأسلوب أقل رسميةٍ من نظيرتها الرسمية، ولكن في نفس الوقت تتبع سياقًا واضحًا ومرتبًا، ولكن مع لغةٍ أخف في التعبير والتواصل الكتابي، ويُستخدم البربوزال غير الرسمي عادةً للمقترحات الداخلية بين الإدارات أو المحليات أو الأفراد ذوي المناصب العالية أو للمقترحات التي يتم تقديمها إلى مشاريع ذات مخاطرٍ منخفضة.

أمثلة:

• اقتراح من شخص مهتم بالعمل في مجال التكنولوجيا إلى شركة تكنولوجيا صغيرة.
• اقتراح من منظمة مجتمعية صغيرة إلى مؤسسة خيرية صغيرة.
• اقتراح من شخص مهتم بتطوير مجتمعه المحلي إلى مجلس المدينة.

نصيحة: في كلا النوعين السابقين من البربوزال اعتمد الكتابة بلغةٍ واضحة ومهنية تتناسب وتتوافق مع الجهة المُرسَل إليها المقترح، وأيضًا قم بتوضيح المعاني التي قد تحتاج إلى توضيح، بالأخص في البربوزال المُوجَّه إلى جنسياتٍ مختلفة.

رابعًا: مقترحات منح ومقترحات مبيعات – Grant & Sales Proposals:

مقترحات المنح هي تلك التي يتم تقديمها إلى وكالةٍ حكومية أو منظمة تمويلية أخرى من أجل الحصول على تمويل لمشروعٍ ما، وأيضًا يمكن للأفراد تقديمها بشكلٍ فردي في حالة تقديم بربوزال يعرض سبب الأفضلية للقبول في الذهاب لمنحةٍ ما أو الحصول على تمويلٍ من أجل غرضٍ ما، وتميل مقترحات المنح إلى أن يكون لها تنسيق محدد ويجب أن تفي بمعايير معينة حتى يتم النظر فيها.

أمثلة:

• اقتراح من جامعة للحصول على تمويل من مؤسسة خيرية لإنشاء برنامج تعليمي جديد.
• اقتراح من منظمة غير ربحية للحصول على تمويل من الحكومة لمشروع يخص تنمية المجتمع.
• اقتراح من فرد للحصول على تمويل من مؤسسة خيرية لدراسة موضوع معين.

أما مقترحات المبيعات فهي تلك التي يتم تقديمها إلى عميلٍ محتمل من أجل بيع منتج أو خدمة ما، ويركز بربوزال المبيعات عادةً على فوائد المنتج أو الخدمة وكيف يمكنها تلبية احتياجات العميل، وتختلف تفاصيله من خدمة ومنتج إلى الآخر.

اقرأ أيضًا: كيف تنمي مهاراتك؟ | 10 خطوات لبدء المشروع الناجح

نصيحة: هذا النوع من البربوزال عادة ما يتضمن العديد من البيانات والإحصائيات والأرقام المتنوعة، أي أنه لا يحتاج إلى الكثير من التفاصيل في الكتابة بقدر ما يحتاج إلى تفاصيل واضحة وحقيقية للفوز في عرض المقترح.

خامسًا: مقترح الأعمال والعمل الحر – Business & Freelance Proposal:

مقترح الأعمال عادةً يكون بين الشركات B2B باختلاف أحجامها وأنواعها بهدف الفوز بالاتفاق من أجل العمل أو الوصول إلى عقد شراكةٍ ما أو الحصول على رعايةٍ ما، وفي هذا النوع يصعب تحديد تفاصيله بشكلٍ واضح لأنها بطبيعة الحال ستختلف من شركةٍ لأخرى ومن غرضٍ لآخر، فالشركة التي تريد تقديم بربوزال لتطوير الهوية البصرية لشركةٍ ما لن يكون شبيهًا بمقترحٍ تقدمه شركة متخصصة في تصنيع البلاستيك لإحدى المطاعم.

أما مقترح العمل الحر فقد تستخدمه الشركات في حالة رغبتها في عرض عملٍ ما أو مشروعٍ ما على أحد العاملين المميزين جدًّا في مجالهم أو العكس فقد يعرض العامل رغباته في صورة بربوزال يوضح فيه المطلوب والمناسب له في حالة الوصول إلى اتفاق يرضى جميع الأطراف.

نصيحة: هذان النوعان من البربوزال عادة يتم تقديمهما بشكل بسيط وعادي من دون الكثير من التنسيق، ولكن يفضل أن يشملا على التفاصيل الأهم والمطلوبة مع تجنب الدخول في تفاصيل لا حاجة لها.

الخلاصة من بزنس بالعربي

البربوزال أو المقترح، يمكنك تسميته بالاسم الأنسب، ولكن يجب عليك أن تعرف جيدًا أنواعه وشرح كل نوعٍ مهما كان وضعك أو دورك المهني أو حتى العلمي، ففي أي وقت ستكون بحاجةٍ إلى تقديم مقترحٍ لأي جهةٍ حتى إذا كنت طالبًا الآن أو مبتدئًا في بدون وظيفة تعلمك لهذه المهارة، سيساعدك ذلك كثيرًا في تقديم نفسك والفوز بالعديد من النقاشات والمفاوضات.

لن ينتهي حديثنا عن البربوزال إلى هنا، بل سنتقابل مجددًا قريبًا للحديث عن تفاصيل أكثر متعةٍ وأهمية.

قم بإحداث الفارق الملحوظ في مستواك المهني وتعلم أساليب جديدة في إدارة عملك والنمو به من خلال اقتناء قاف بوكس، تواصل معنا الآن!

شاهد على يوتيوب: لا تختر الاستسلام – كيف تنجح المشروعات الصغيرة؟ مع أحمد شعبان الرئيس التنفيذي لشركة Simplex