البربوزال، كلمة متكررة على ألسُن من يعملون في مجال الأعمال والعمل الحر، بل وأيضًا الأكاديميين، ولكن البعض حتى هذه اللحظة لا يعرف مفهوم هذه الكلمة Proposal والتي تعني في ترجمتها الحرفية إلى اللغة العربية “اقتراح” أو “مقترح” ولكن ما المقصود مهنيًّا وعمليًّا بهذا الاسم الذي يتكرر بشكل كبير في العديد من المهن والتخصصات العملية وغيرها.
في مقالٍ سابق تحدثنا عن ما هو البربوزال وما هي أهميته وفي هذا المقال من بزنس بالعربي نقدم لكم الجزء الثاني من الدليل الشامل من بزنس بالعربي لكتابة الـ Proposal، والذي سنجيب فيه عن كل التفاصيل المتعلقة بطريقة كتابة البروبوزال بشكل جيد ليكون مرجعًا لكل باحثٍ عن المعلومة أو أي شيء يخص عالم صناعة البربوزال الاحترافي.
اقرأ أيضًا: البربوزال | ما هو، أهميته، أبرز 5 أنواع للـ Proposal – الجزء الأول
لكن بدايةً دعنا نسترجع سويًّا بعض التفاصيل المهمة التي ستسهم في كتابة البربوزال بشكل جيد.
ما المقصود بالـ proposal؟
هذا المصطلح على لسانٍ عربي يعني “اقتراح أو مقترح” أما في الإنجليزية فينطق Proposal بكسرٍ بسيط في حرف الـ P مع عدم نطق حرف الـ O، أما عن تعريفه فهو فكرة أو مبادرة تُقدم على سبيل الإسهام في حل مشكلة أو تطوير عمل أو غير ذلك، بأسلوب لا يوحي بفرضها على الطرف الآخر.
أيضًا الـ Proposal هو مستند يحتوي على بيانات يقدم نظرة عامة حول كيفية عمل الشركة، وكيف تخطط لإنجاز الأمر الذي قُدم لأجله هذا المقترح الذي صُمم لإقناع المؤسسة بشراء منتج أو خدمة، أو لعقد شراكةٍ، أو للاتفاق على رعايةٍ ما Sponsorship، وقد يقدم في شكلٍ نصي تقليدي كملف Word، أو في صورة Presentation مصمم بهوية الشركة، وفي بعض الأحيان يكون عبارة عن Video قصير.
كيفية كتابة البربوزال:
مكونات البربوزال:
تختلف المقترحات باختلاف المؤسسات الموجه إليها والصادر عنها، لأن مكونات الـ Proposal الصادر عن مؤسسةٍ تعليمة يختلف عن الصادر عن وكالة تسويقية ويختلف أيضًا عن البربوزال الرسمي وغيره من الأنواع التي تم ذكرها في الجزء الأول، لذلك قبل الشروع في كتابة الـ Proposal يجب أن تتعرف بشكل واضح على مكوناته الأساسية فيما يتعلق بطريقة السرد والترتيب وأهمية المعلومات ومدى توافق المقترح مع الجهة المرسَل إليها ومع حجم الموضوع نفسه.
تحتوي معظم المقترحات على العناصر الأساسية التي سيتم ذكرها تاليًا، لكن إذا وصف لك طالب المقترح تنسيقًا معينًا فاتبعه، وإذا لم يتم تحديد التنسيق فيمكنك استخدام التنسيق التالي لترتيب الأقسام بشكل جيد واحترافي.
- أولًا: الغلاف:
يجب أن يتضمن البربوزال غلافًا مرتبًا وواضحًا يحمل الهوية البصرية الخاصة بالمكان أو المؤسسة الصادر عنها، لكن ليس هذا وحسب، دعني أخبرك عن مكونات الغلاف:
- الهوية البصرية.
- الشعار.
- عنوان المقترح.
- اسم الجهة المرسل إليها.
- بيانات/معلومات التواصل (الهاتف – الموقع -البريد الإلكتروني… إلخ).
نصيحة: حاول أن يكون الغلاف بسيطًا قدر الإمكان، متضمنًا المعلومات والتفاصيل الأساسية فقط، أما إن كنت فردًا فضع اسمك ووظيفتك على الغلاف.
- ثانيًا: جدول المحتويات – الفهرس:
عادةً لا بأس بعدم وضع جدول للمحتويات أو الفهرس، خاصة أن المقترح يكون صغيرًا غالب الأوقات، ولكننا نحرص على تقديم المعلومة كاملة لك، والقرار لك.
كما قلنا سابقًا لا تشير الإرشادات في كثير من الأحيان إلى وضع جدول المحتويات، ولكن من المفيد لقُرّائك تضمين جدول محتويات مفصل، أو عوضًا عن هذا قم بتضمين الأقسام الرئيسية، ولكن لا تجعل المحتويات مفصلة للغاية بحيث لا يكون من الصعب العثور على المعلومات، لكن في العموم حاول أن تضع جدولًا للمحتويات.
- العناوين الرئيسية.
- العناوين الفرعية.
- رقم الصفحة.
نصيحة: احذف جدول المحتويات أو الفهرس إذا كان مقترحك قصيرًا جدًّا، كأن يكون أقل من خمس صفحات.
- ثالثًا: الملخص:
الملخص هو العنصر الأكثر أهمية في الاقتراح، وخصوصًا في البربوزال الكبير الذي قد يتجاوز عشر صفحات، لذلك اذكر بإيجاز المشكلة والأهمية والأهداف والطريقة والنتائج المتوقعة، أو بمعنى آخر اذكر ملخصًا لما يتضمنه المقترح الخاص بك باختلاف نوعه وما يتضمنه.
واحرص أيضًا على أن يتضمن المقترح أهم النقاط البارزة، مثل:
- ماذا سيتم؟
- ومن؟
- وكيف؟
- وفي أي فترة من الزمن؟
- ما هي المشكلة/الحاجة؟
- من سيستفيد من النتائج؟
نصيحة: إذا لم يُحدد طول معين للملخص، فيجب ألا يزيد عن نصف صفحة إلى صفحة واحدة كحد أقصى، والطول النموذجي يكون بين 150-300 كلمة.
- رابعًا: وصف المقترح:
في البربوزال الخاص بالأعمال، يشير وصف المقترح إلى الجزء الذي يشرح فيه مقدم الطلب أو صاحب المشروع محتوى مشروعه وأهدافه وفوائده، ويهدف هذا القسم إلى إقناع المستثمر أو الشريك المحتمل بدعم المشروع.
ويمكن تقسيم وصف المقترح إلى ثلاثة أقسام رئيسية:
- المقدمة: وهي عبارة عن فقرة أو فقرتين يوضح فيها مقدم الطلب أو صاحب المشروع أهمية مشروعه للأعمال أو للمجتمع بشكل عام.
- الوصف: وهو الجزء الذي يشرح فيه مقدم الطلب أو صاحب المشروع محتوى المشروع وأهدافه وفوائده.
- الخاتمة: وهي عبارة عن فقرة أو فقرتين يؤكد فيها مقدم الطلب أو صاحب المشروع أهمية مشروعه وفوائده.
نصيحة: يمكن أن يختلف وصف المقترح في البربوزال الخاص بالأعمال حسب نوع المشروع والغرض منه، ولكن من المهم أن يكون الوصف واضحًا ودقيقًا، وأن يتضمن جميع المعلومات التي يحتاجها القارئ لفهم المشروع وفوائده.
- خامسًا: تفاصيل المشروع:
يحتاج هذا الجزء الرئيسي من كتابة البربوزال إلى العمل على تحديد جميع تفاصيل المشروع.
- اشرح كيف تخطط شركتك لحل المشكلة.
- قم بتضمين تقديرات لجميع عوامل المشروع.
تتضمن الأقسام التي قد تحتاج إليها في أثناء كتابة هذا الجزء من البربوزال ما يلي:
- الهدف: يوضح الهدف الغرض من الاقتراح.
- النطاق: يحدد النطاق المصطلحات الرئيسية للمشروع، مثل: من يفعل ذلك، وماذا يفعلون، وأين يفعلون ذلك، ولماذا وكيف يفعلون ذلك.
- التعريفات: إذا كان الاقتراح يحتوي على أي مصطلحات خاصة بالصناعة أو غير شائعة، فقد ترغب في تضمين قسم يحددها.
- الجدول الزمني: يحتاج هذا القسم إلى تحديد المعايير وتواريخ إنجاز المشروع بوضوح.
- التكاليف: يجب أن يشرح هذا القسم تكلفة المشروع لمتلقي الاقتراح ولماذا.
- إخلاء المسؤولية: غالبًا تحتوي مقترحات الأعمال على إخلاء مسؤولية توضيحية، مثل الطرف الذي سيكون مسؤولًا عن التكاليف غير المتوقعة أو مراحل معينة من المشروع.
- أصحاب المصلحة الرئيسيون: قم بإدراج جميع الموظفين الأساسيين المشاركين في المشروع.
- الاستنتاج: إذا كان المقترح طويلًا، فمن الجيد تضمين خاتمة أو ملخص في النهاية.
- سادسًا: الإحصائيات والبيانات:
في البربوزال الخاص بالأعمال، لا نقوم بسرد البيانات أو الإحصائيات بشكل عشوائي، بل يكون لها ترتيب محدد وواضح إما تصاعديًّا أو تنازليًّا.
نصيحة: إذا استطعت وضع الإحصائيات أو البيانات في أشكال جرافيكية مرتبة فهذا سيختصر عليك الكثير.
- سابعًا: الاتفاق:
غالبًا في أثناء كتابة البربوزال يتم إدراج قسم يتضمن شروط ومعايير الاتفاق في النهاية، ويمكن للبربوزال أن يكون بمثابة عقد أيضًا إذا قمت بتضمين هذا القسم، وبشكل عام يجب أن يحتوي البربوزال على بيان مباشر، مثل:
“يوافق [العميل] على شروط هذا الاقتراح ويبرم عقدًا مع [الشركة] في [تاريخ التوقيع]”.
نصيحة: قم بتوفير أماكن واضحة بعد بيان الاتفاقية لمتلقي البربوزال العمل وكذلك لممثل شركتك للتوقيع بأسمائهم.
- ثامنًا: الإضافات:
ليست مكونًا أساسيًّا في عملية كتابة البربوزال، ولكن تُضاف في حالة إذا كانت لديك مواد إضافية ترغب في تقديمها للعميل ولكنها لا تنتمي إلى تفاصيل المشروع، يمكنك حينها إضافة قسم آخر لكتابة هذه المعلومات.
ملاحظة: يمكن تضمين السيرة الذاتية والمحافظ والمخططات والرسوم البيانية وأي مواد تكميلية أخرى في الملحق.
نصائح قبل كتابة البربوزال:
- خذ وقتك: على الرغم من أنه قد يبدو أنك بحاجة إلى إرسال مقترح عمل في أسرع وقت ممكن للحصول على العمل، فإنه تجب عليك الموازنة بين هذه الحاجة والحاجة إلى التأكد من أن عملك دقيق ومفصل. تذكَّر أن الاقتراح الصحيح والمُصاغ جيدًا سيكون أكثر فعالية من الاقتراح المتسرع.
- فكر في استخدام قالب: هناك العديد من قوالب مقترحات الأعمال المتاحة عبر الإنترنت، والتي يمكن أن تساعدك على التأكد من تضمين جميع المعلومات الضرورية بتنسيق مقبول.
- استخدم تنسيقًا احترافيًّا: بغض النظر عما إذا كنت تستخدم قالبًا أم لا، تأكد من أن اقتراحك منسَّق بتنسيق احترافي. يتضمن ذلك استخدام خطوط الأعمال الشائعة (عربيًّا وإنجليزيًّا)، مثل: Times New Roman أو Calibri بحجم 10 أو 12 نقطة، مع وجود مساحة بيضاء لسهولة القراءة، ووجود عناوين أقسام واضحة.
- إضافة صفحة عنوان: على الرغم من أن ذلك ليس مطلوبًا بالضرورة، فإن تضمين صفحة عنوان مع اقتراحك يمكن أن يضيف مستوى من الشكليات والجدية.
- التحقق من سهولة القراءة: استخدام النقاط والجداول والأقسام الفرعية وأرقام الصفحات والخط الغامق أو المائل حينما يكون ذلك مناسبًا يمكن أن يساعد القارئ على تصفح الاقتراح بسهولة.
الخلاصة من بزنس بالعربي
كتابة البربوزال بشكلٍ جيد واحترافي أمر مهم لزيادة فرصك في الفوز بالعقد أو المشروع؛ لذلك احرص على تحسين أدائك جيدًا في كتابة المقترح لأي سبب أو غرض كان، واتبع النصائح المذكورة أعلاه لكتابة بروبوزال يُساعدك على تحقيق أهدافك، ولا تنسَ أن تستشير أصحاب الرؤية والخبرة العالية.
لن ينتهي حديثنا عن البربوزال هنا، بل سنتقابل مجددًا قريبًا للحديث عن تفاصيل أكثر متعة وأهمية.
قم بإحداث الفارق الملحوظ في مستواك المهني وتعلم أساليب جديدة في إدارة عملك والنمو به من خلال اقتناء قاف بوكس، تواصل معنا الآن!
شاهد أيضًا: تخطي الصعوبات ومهارات اتخاذ القرار – محسن سرحان رئيس تنفيذي بنك الطعام
