النجاح ليس كل شيء، ستتفق معي أيها القارئ عندما أقول لك إن المحافظة على النجاح أهم من النجاح في حد ذاته. فكم من بداية لأفكار كانت ناجحة ثم كانت نهايتها الفشل؟ كانت العبرة دائمًا بأساطير النجاح هي كيفية إدارة مشاريعهم بنجاح أو بفشل. لذا، هذه أربعة أقسام رئيسية يجب أن تنتبه لوجودها في شركتك وإدارتها وتدريبها بشكل جيد حتى تحافظ على الاستمرارية والنجاح:

القسم رقم واحد: الإدارة المالية Finance Management

الأمور المالية لا تخلو من التعقيدات، ولكن هذه ليست النقطة المهمة لأن الإدارة المالية تلعب دورًا هامًا في مساحة أوسع من مجرد حل التعقيدات المالية. فهي مسؤولة عن توفير رأس المال بأفضل الوسائل الممكنة والعمل على استخدامه بأنسب الطرق لتحقيق الهدف العام للشركة، كتعظيم القيمة السوقية أو تعظيم ثروة أصحاب الشركة والمساهمين بما يحقق النمو والاستمرار للشركة أو المؤسسة. فالإدارة المالية هي فن إدارة التمويل بكفاءة، ويدخل فيها الاختصاصات المتعلقة بالماليات والاختصاصات المحاسبية، ووضع الميزانية وفق الأهداف والسياسات الموضوعة مسبقًا للشركة.

هل يوجد اختلاف بين المؤسسات الربحية وغير الهادفة للربح؟

الإدارة المالية في المؤسسات غير الهادفة للربح لا تختلف كثيرًا عنها في المؤسسات الربحية. فهي لها نفس المسؤوليات، ولكن تختلف في أنها تسعى إلى استغلال رأس المال الموجود أو الذي تم الحصول عليه لتعظيم الفائدة المستخدمة منه في الخدمات والرسالة التي تسعى إلى تحقيقها.

هل الإدارة المالية مهمة في الشركات متناهية الصغر؟

بالتأكيد، لا شك أن عدم وجود إدارة مالية متخصصة، حتى ولو كان يقوم بوظيفتها شخص واحد، سيؤثر ذلك سلبًا على استغلال رأس المال المتاح أو على الحصول على رأس مال جديد أو تمويل أكبر للمشاريع. فوجود الإدارة المالية سيجعل هناك تركيزًا لتحقيق المطلوب من رأس المال والتمويل لتحقيق هدف الشركة أو استمرارها.

القسم رقم اثنان: إدارة التشغيل Operations Management

أي منتج أو خدمة يجري خلفه كواليس قبل الانتهاء منه وخروجه للعلن وعرضه على الجمهور. وليس هذا فحسب، بل إن كل وعود الشركات والمؤسسات لعملائها بتقديم خدمة ما أو منتج بشكل معين، فإن البطل الأساسي للإيفاء بهذا الوعد هي إدارة التشغيل.

إدارة التشغيل لها مسميات مختلفة حسب طبيعة كل مؤسسة أو شركة. فمثلاً، شركات المنتجات قد تسميها إدارة الإنتاج، والمطاعم قد يكون إدارة التشغيل بالنسبة لها هي المطبخ بحد ذاته. يمكننا تحديد التعريف أو الدور الذي تلعبه إدارة التشغيل بشكل مبسط بأنها هي عبارة عن الخطوات اللازمة قبل ظهور المنتج وتقديمه في العلن، وتنظيم وترتيب هذه الخطوات بين وداخل فريق العمل بحيث تضمن إيفاء المنتج لكل المواصفات التي وُجد لتحقيقها. تتعاون إدارة التشغيل مع كل الإدارات والأقسام داخل الشركة تقريبًا، وتقوم بتقديم الأدوات والمتطلبات التي تحتاجها كل الأقسام لتقوم بدورها المطلوب.

هل استفدت من هذا التعريف؟ يمكنك مشاركتنا ملاحظاتك واستفساراتك على مجموعتنا على الفيس بوك من هنا.

القسم رقم ثلاثة: إدارة الموارد البشرية Human Resource Management

تختص إدارة الموارد البشرية بأدوار محددة داخل الشركة. وكما هو متعارف عليه، فإن الدور الأساسي لإدارة الموارد البشرية هو التوظيف، إلا أن حقيقة دورها يشتمل على ما هو أوسع من هذا. فهي مسؤولة عن إدارة توفير الموظفين وإدارتهم بما يضمن الحصول على أفضل أداء من كل موظف. ومن خلال هذه المساحة، نرى أن توظيف وتدريب وتطوير وتحفيز الموظفين، بما في ذلك السلم الوظيفي وتحديد صلاحيات ومساحات كل دور وظيفي داخل الشركات أو المؤسسات، هو جزء من عمل إدارة الموارد البشرية.

إدارة الأجور والمرتبات والتقييم والمتابعة والتحفيز وحتى إدارة ومعالجة تقصير الموظفين هو من شأن إدارة الموارد البشرية.

كيف تستفيد المشروعات الصغيرة ومتناهية الصغر من إدارة الموارد البشرية؟

من الصعب توفير إدارة أو قسم للموارد البشرية داخل الشركات الصغيرة، خصوصًا إذا كانت الشركة ما زالت في طورها الأول. فسيكون عدد الموظفين والإدارة قد يقتصر على صاحب الشركة أو موظفي التشغيل والتسويق، وقد تجد أن بعضهم يتحمل أكثر من دور. فكيف تستفيد المشروعات الصغيرة من إدارة الموارد البشرية؟

الحقيقة أن المؤسسات الصغيرة قد لا تحتاج إلى إدارة الموارد البشرية كإدارة، ولكنها قد تحتاجها كقسم أو دور داخل الشركة لتحديد عدد الموظفين الذين تحتاجهم الشركة ومساحة أدوارهم في الوقت الحاضر، وما هي الأدوار الناقصة وكيف يمكن سد الأدوار حاضراً أو كيف يمكن تطوير الفريق داخل الشركة مستقبلاً. فالتخطيط الجيد للموظفين وإدارتهم ووضع نظام وظيفي وهدف مستقبلي للفريق يجعل الرؤية واضحة والتطوير أمام عينك بما يضمن الاستمرار والنجاح.

هل ترى أهمية لوجود دور الموارد البشرية داخل المؤسسات الصغيرة ومتناهية الصغر؟ شاركنا برأيك.

القسم رقم أربعة: إدارة التسويق Marketing Management

كيف ترى أهمية التسويق؟

بالطبع ستسرع بالإجابة عن هذا السؤال أن للتسويق أهمية بالغة فهو بمثابة البناء الخارجي للمشروع كله. وأقصد بالبناء الخارجي أنه الطريقة الشاملة لعرض وتقديم الشركة للجمهور وتقديم منتجاتها بالشكل الذي يحقق أهداف الشركة الدعائية أو البيعية. ولا ننسى أن نُضمن في تعريف إدارة التسويق المبيعات، فالمبيعات في حد ذاتها تعتبر عملية من عمليات التسويق! نعم، فالمبيعات ككل حتى لو كانت إدارة كاملة يديرها فريق، فهي أحد عمليات التسويق ولا تعمل بعيدة عن إدارة التسويق بل يجب أن تكون متناغمة وتنسق معها.

من المهم توافر هذا الدور في المؤسسات والشركات حتى لو قام عليه شخص واحد، وحتى لو كان هذا الشخص يقوم بأدوار أخرى، ولكن يجب أن يكون دوره في التسويق حاضرًا بقوة وبفلسفة التسويق كاملة. وبالطبع سيكون الأفضل لك كصاحب شركة، حتى لو صغيرة، أن يتوفر قسم منفصل للتسويق يعمل على تحقيق وتخطيط الأهداف الخاصة بتحقيق المبيعات والدعايات للشركة، خاصة في ظل المنافسة الكبيرة الحاصلة.

والآن بعد أن ذكرنا أهم أربع أقسام يجب أن تتوافر في الشركة، فما هي الخطوة المطلوبة منك؟ فأنت أحد اثنين: إما أنك صاحب منشأة قديمة وقائمة وتحقق نجاحًا واستمرارًا ولكن ليس لديك هيكل وظيفي وإداري محدد، أو أنك صاحب مشروع صغير وجديد نسبيًا ولم تهتم بوجود تلك الأقسام والإدارات بشركتك بسبب طبيعة الحال كمشروع صغير وجديد لا يتحمل تكاليف حسب تصورك لإقامة هذه الهيكلية. فإليك طريقتان مقترحتان للبداية والتطوير:

الطريقة الأولى: تحتاج إلى وقت ومجهود وتعلم

الطريقة عبارة عن ست خطوات مرتبة حسب الأهمية من وجهة نظري التي اكتسبتها عن خبرة:

الخطوة الأولى: حدد الوظائف والأدوار

لابد أولاً من تحديد المساحات لكل قسم وإدارة، وتحديد كل دور ووظيفة ستقوم بها كل تلك الأقسام حتى تعرف احتياجاتك وتقارنها بمواردك المتاحة حاليًا أو التي تستطيع إتاحتها في المستقبل.

الخطوة الثانية: حدد موظفي الموارد البشرية

حيث أنك لا تمتلك نظامًا إداريًا جيدًا على الأقل، فهذه الإدارة مبدئيًا ستساعد كثيرًا. فتعيين موظف على الأقل كمدير للموارد البشرية سيساعدك في الخطوات التالية، فتابع…

الخطوة الثالثة: حدد الإدارة المالية

بمساعدة مدير الموارد البشرية، سيكون من الأفضل أن تبدأ بتحديد مدير أو موظف واحد على الأقل قد تكون أنت إذا كانت مواردك ضئيلة. لأن القسم الخاص بإدارة الموارد المالية سيساعدك في تحديد مواردك المالية ليتعاون مع مدير الموارد البشرية أيضًا لتحديد خطة رواتب وأجور وعدد الموظفين.

الخطوة الرابعة: حدد قسم التشغيل

مهما كانت طبيعة نشاطك، مثلما قلنا سابقًا، فستحتاج إلى معرفة ماهية قسم التشغيل لديك، خبراتهم، طبيعتهم، وكم عددهم. لأن هذه هي الخطوة المثلى مباشرة بعد الخطوة التي قبلها، لأنهم في قسم التشغيل هم المسؤولون عن إنتاج وإخراج المنتج أو الخدمة الخاصة بك. فبمساعدة مدير الموارد البشرية والمسؤول عن الإدارة المالية ستعرف بالتحديد عدد الأفراد، نسقهم، ترتيبهم، وأجورهم المقترحة والمناسبة لمنشأتك.

الخطوة الخامسة: التسويق

القسم الأخير والهام بنفس الوقت. ينبغي عليك أن تحدد الاحتياجات التسويقية، المهارات المطلوبة، والأدوات التي ستستخدمها في التسويق حتى تعرف بالتحديد من هم الأشخاص المناسبون لهذا الدور. فحتى إن كنت منشأة قائمة بالفعل، ستحتاج إلى تقييم ومقارنة الأشخاص لوضعهم في دورهم الأنسب، وسيساعدك في هذا مدير الموارد البشرية.

الخطوة السادسة: طور

بعد وضع هذه الأقسام، اجعلهم يعملون بتناغم ويخدمون بعضهم البعض، ويرفعون التقارير والاحتياجات. قم بالتطوير المستمر كلما وجدت شيئًا به ضعف أو نقص، قم بتقويته أو إكماله. يحدث هذا بالمراجعة المستمرة، التقييم، تدريب الموظفين وتطويرهم، أو استبدالهم في بعض الأحيان حسب تقييم الموارد البشرية لديك لمستواهم وأدائهم.

ملاحظة وتوصية:

لا يعني تحديد تلك الأقسام أن تكون أقسام كاملة خاصة إذا كانت مواردك المالية ضئيلة ولا تستطيع تحمل تكلفة عدد الموظفين. فقط حدد الأدوار حسب الأهمية التي تناسبك ويمكنك تعلم الوظائف الخاصة بها والقيام بها بنفسك، ولكن في نفس الوقت تعلم أن هذا الدور يخص قسم محدد. هذا سيساعدك مستقبلاً كلما توسع نشاطك أن تعين موظفًا بالدور المحدد لتوفير الوقت لشيء آخر. يمكنك أيضًا إذا كانت مواردك المالية متوسطة أن تجعل أحدهم يعمل لديك بوقت جزئي (Part Time).

الطريقة الثانية: مجهود أقل ووقت أفضل بنتيجة ممتازة

استعن بمستشار خاص بتطوير الأعمال والمشروعات، ليضع لك أو يطور الهيكل الإداري للشركة ويمكنه أن يتابع معك ويرشدك إلى أفضل الحلول والطرق لتحسين أداء مشروعك وإدارة الموظفين والإنتاج، ومن ثم يساعدك في زيادة المبيعات والأرباح.

فنحن في “بزنس بالعربي” قمنا بعمل استشارات لشركات كبيرة ومتوسطة وصغيرة أحيانًا، وحصلنا على نتائج ممتازة خلال تعاونهم معنا. لذا، فإن طريقة الاستعانة بمستشار من أنجح الطرق ومنتشرة في العالم كله حتى في الشركات والعلامات التجارية الناجحة. فأحيانًا تحتاج تلك الشركات إلى رأي خارجي لحل مشكلة ما رغم وجود قدرات وخبرات كبيرة داخل الشركة، ولكن الاستعانة بمستشار حل معروف ومشهور بين العلامات التجارية الكبيرة. يمكنك طلب استشاراتنا من خلال الصفحة التالية: استشر بزنس بالعربي.

سؤال شائع: أليس الاستعانة بمستشار أعمال خارجي شيء مكلف؟

لا، ليس مكلفًا. فتقييم تكلفة الاستعانة بمستشار لا تكون بالمبلغ المدفوع له، وإنما بالمردود من هذه الاستعانة. فقد تدفع بعض المنشآت مبلغًا كبيرًا نسبيًا لمستشار ما، ولكن تحصل على نتيجة بأضعاف ما دفعت. لذا، هذه المنشآت الكبيرة ليست غبية لتدفع هذه الأموال دون مقابل.

اسمع بودكاست سوف يفيدك: