إذا كنت تعاني من ضيق الوقت وتشعر بأنك دائمًا مشغول، فأنت لست وحدك، إدارة الوقت هي مهارة حياتية مهمة للجميع، سواء كنت طالبًا أو موظفًا أو ربة منزل، وسوف تساعدك أساليب إدارة الوقت في التعامل بفعالية مع المتطلبات المختلفة وضغوط الحياة.

 لذا في هذا المقال من بزنس بالعربي نستعرض بعض الأساليب والتقنيات التي يمكن استخدامها في إدارة الوقت بفعالية ومن خلال تطبيقها وممارستها، ستلاحظ زيادة في الإنتاجية والتحكم في حياتك الشخصية والعملية.

ما هي أساليب إدارة الوقت؟

أساليب ادارة الوقت هي الأساليب والتقنيات التي يمكنك استخدامها لتنظيم استغلال أوقاتنا بشكل أفضل، إنها تشمل مجموعة من الإجراءات والمبادئ التي يمكن تطبيقها لزيادة الإنتاجية وتحقيق التوازن في حياتنا.

• من أساليب إدارة الوقت: تحديد الأهداف القصيرة والطويلة المدى

حقِّق توازنًا بين الأهداف القصيرة والطويلة المدى، فقم بتحديد أهداف صغيرة وقابلة للتحقيق في فترات زمنية قصيرة، مثل يوم أو أسبوع.

هذه الأهداف ستساعدك على الشعور بالإنجاز والتحفيز في المضي قدمًا نحو تحقيق الأهداف الطويلة المدى.، فكن واضحًا وثابتًا في رؤيتك وأهدافك وخطوات تحقيقها.

• من أساليب إدارة الوقت: تنظيم الجدول الزمني

حان الوقت لتنظيم جدولك الزمني بشكل فعال، 

1. قم بإنشاء جدول زمني يومي أو أسبوعي يحدد مواعيد وأوقات محددة للأنشطة المختلفة التي تخطط للقيام بها 
2. قسم الوقت بشكل مناسب بناءً على أولوية المهام؛ كذلك، حاول الالتزام بالجدول الزمني وعدم تأجيل المهام المهمة إلى وقت لاحق.
3.  حافظ على التركيز ولا تدع أنشطة أخرى تشتت انتباهك.

• أساليب إدارة الوقت: اعرف كيف تقضي وقتك

إذا تم قياس إنتاجيتك خلال فترة معينة، فإن الوقت الضائع يمكن أن يعني هدر الدولارات تمامًا مثل إنشاء الميزانية، يتعين عليك تتبع ما تقضي وقتك فيه فعليًا للكشف عن أي مجالات أو عادات تمنعك من الوصول إلى أهدافك.

•  أساليب إدارة الوقت: تحديد الأولويات

 يمكن للأداة المعروفة باسم مصفوفة أيزنهاور أن تساعدك في تحديد ما يجب تحديد أولوياته وفقًا للأهمية والإلحاح.

 باستخدام مصفوفة القرار هذه، يمكنك تقسيم قائمتك عن طريق:

افعلها على الفور: المهام المهمة ذات المواعيد النهائية المحددة، أو تلك التي قمت بتأجيلها لفترة طويلة أصبحت الآن متأخرة.

الجدول الزمني لوقت لاحق: المهام الهامة مع عدم وجود مواعيد نهائية محددة

التفويض: المهام التي يمكن لشخص آخر القيام بها

الحذف: المهام التي يمكنك حذفها لأنها ليست مهمة لأهدافك أو مهمتك

🔶إقرأ أيضاً: تأثير المشاكل المادية على الموظفين و5 طرق لتقليل من دوران الموظفين داخل الشركة | بزنس بالعربي

•  أساليب إدارة الوقت: تقوم بمعالجة المهمة الأكثر صعوبة أولاً

يحدث التشتت لنا جميعًا، سواء كانت مكالمة هاتفية، أو خدمة من زميل، أو كومة من الأطباق القذرة.

والشيء التالي الذي تعرفه هو أن اليوم قد انتهى، لقد حان الوقت “لأكل هذا الضفدع”.

• من أساليب إدارة الوقت: طريقة إنتاجية Eat That Frog 

طريقة إنتاجية Eat That Frog التي ابتكرها خبير القيادة بريان تريسي تعمل بشكل جيد للأشخاص الذين يميلون إلى المماطلة أو يجدون صعوبة في تجنب التشتت.

وتوصي بمعالجة المهمة الأكبر والأصعب والأكثر أهمية أولاً، وهي المهمة التي من المحتمل أن تؤجلها لوقت لاحق و لا تنتقل إلى أشياء أخرى إلا بعد أن “تأكل هذا الضفدع”.

•  القيام بمهام مماثلة على دفعات

التجميع، أو المعالجة المجمعة، يعني تجميع المهام المتشابهة حتى تتمكن من العمل عليها معًا، فقم بتجميعها حسب الهدف أو الوظيفة، على سبيل المثال:

اجتماعات العملاء يومي الأربعاء والخميس

الرد على رسائل البريد الإلكتروني من الساعة 10 إلى الساعة 11 صباحًا فقط

إنشاء التقارير أول شيء في الصباح، وتوزيعها

• أساليب إدارة الوقت: ضع حدود زمنية معقولة

ينص قانون باركنسون على أن “العمل يتوسع ليملأ الوقت المخصص لإنجازها”.

إذا كان لديك يوم كامل لإكمال مهمتين يجب أن يستغرق ثلاث ساعات فقط، فمن المحتمل أنك ستقضي اليوم بأكمله في هاتين المهمتين.

 إذا منحت لنفسك نافذة أصغر، فمن المحتمل أنك ستستمر في الالتزام بالموعد النهائي السابق.

• أساليب إدارة الوقت: تعلم متى تقول لا

لدينا فقط الكثير من الطاقة في يوم واحد، و تتضاءل مع مرور الوقت، لتجنب العمل غير المكتمل، اعرف حدودك وكن على استعداد لقول لا، ركز على ما تجيده، وإذا أمكن، قم بتفويض ما يمكن للآخرين القيام به بشكل أفضل وأسرع.

• أساليب إدارة الوقت: تجنب تعدد المهام

تجنب تعدد المهام فهو يقلل من الكفاءة ويمكن أن يكون خطيرًا.

وفقا لجمعية علم النفس الأمريكية، فإن التلاعب العقلي ينطوي على “تبديل التكاليف” الذي يؤدي إلى خفض الإنتاجية.

على الرغم من أن تبديل المهام قد لا يكلف سوى بضع ثوانٍ لكل تبديل، إلا أنه يزيد إذا كنت تقوم بمهام متعددة بشكل متكرر، كما أن خطر وقوعك في الخطأ يرتفع أيضًا.

• أساليب إدارة الوقت: حافظ على تنظيم الأمور

حافظ على مكتب عمل نظيف، حيث تشير تقارير ناشيونال جيوغرافيك إلى أن علماء النفس وعلماء الأعصاب يربطون بين آثار الفوضى على الإدراك والصحة العقلية والسلوك.

فيمكن أن تؤدي الفوضى البصرية إلى زيادة مستويات التوتر والقلق، مما يؤدي إلى استجابة القتال أو الهروب.

احدث تقنيات و اساليب ادارة الوقت 

من تقنيات إدارة الوقت: استخدام تقنيات التركيز

لزيادة فعالية إدارة الوقت، قم بتطبيق تقنيات التركيز 

1. استخدم تقنية “فصل الوقت” حيث تعمل على تخصيص فترات محددة لإنجاز المهام الضرورية بدون أي تشتت.
2.  كما يمكنك استخدام تقنية “الانغماس” حيث تركّز نشاط واحد بساعات طويلة دون انقطاع، والابتعاد عن أشياء تشتت انتباهك.

من تقنيات إدارة الوقت: تقنية Pomodoro

تقنية Pomodoro هي تقنية فعالة لإدارة الوقت، حيث تُستخدم في هذه التقنية توقيت لفترة زمنية قصيرة، مثل 25 دقيقة، تليها فترة راحة قصيرة لمدة 5 دقائق.

بعد كل أربع فترات عمل، تشمل فترة راحة طويلة تستغرق 15-30 دقيقة، فهذه التقنية تزودك بالهدف والهدوء اللازم لإنجاز المهام بفعالية وبلا تشتت 

من تقنيات إدارة الوقت: تقنية القوائم المهمة

تقنية القوائم المهمة هي أداة فعالة لإدارة الوقت،

1.  ابدأ بكتابة قائمة مهامك اليومية وحدد الأولويات.
2. ثم قسِّم المهام إلى فئات صغيرة تسهل عليك إنجازها.
3. عند استكمال كل مهمة، قُم بحذفها من القائمة أو وضع تحدي يخصص للأشياء المنجزة.

باستخدام هذه التقنية، ستعزز إنتاجيتك وستبقى منظَّمًا طوال اليوم.

من تقنيات ادارة الوقت: التغلب على التشتت

اغتنم وقتك وتخلص من التشتت باتباع بعض الإرشادات البسيطة.

1. حاول الابتعاد عن المشتتات اليومية مثل وسائل التواصل الاجتماعي والهواتف المحمولة غير المهمة
2.  وقم بإنشاء بيئة ملائمة للتركيز مثل تجهيز أدوات العمل والحد من التشغيل التلقائي إشعارات البريد الإلكتروني.
3.  استخدم تقنيات التركيز مثل تحديد فترات زمنية قصيرة للاستراحة بعد كل فترة عمل، والابتعاد عن المنافذ التي تسبب التشتت.

أهم النصائح للتغلب على التحديات الزمنية

عندما تواجه التحديات الزمنية، هناك بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك في التغلب عليها لتحقيق إدارة فعالة للوقت.

• قم بتحليل وتقييم استخدام وقتك: قم بفحص كيفية استخدامك للوقت حاليًا، حدد الأنشطة التي تستغرق الكثير من الوقت دون خلق قيمة كبيرة، وحاول تجنبها أو ضبطها.
• ثبِّت أهدافًا ووضِّح الأولويات: اعرف ما هي أهدافك الشخصية والمهنية، وحدد الأولويات بناءً على ذلك و ركز على المهام الأساسية التي تساهم في تحقيق أهدافك.
• تجنب التسويف: قم بالأعمال الهامة أولاً ولا تؤجلها، تفادى التسويف وابدأ بإنجاز المهام في أقرب وقت ممكن.
• احترام حاجاتك الشخصية: قَـمْ تحسين إدارة الوقت من خلال تخصيص وقت للاسترخاء والاستجمام، مثل التمارين الرياضية، وقراءة الكتب أو ممارسة الهوايات المفضلة لديك.

🔶شاهد أيضاً: كيف تدير وقتك و تكون اكثر انتاجيه؟ بودكاست بزنس بالعربي